Modellprojekt zur Einführung der E-Rechnung im Land­kreis Dahme-Spree­wald

Die Bedeutung des Empfangs, der Verarbeitung und des Versandes von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) nimmt branchenübergreifend zu. Dennoch wird in Deutschland derzeit nur ein einstelliger Prozentsatz aller Rechnungen in E-Rechnungs-Formaten versandt. Die europäische Gesetzgebung hat diese Tatsache in der Richtlinie 2014/55/EU gewürdigt und die Kommunen bis zum 27.11.2019 verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und digital weiterzuverarbeiten.

Vor diesem Hintergrund haben der Landkreis Dahme-Spreewald, die Gemeinde Eichwalde sowie die Städte Königs Wusterhausen, Lübben (Spreewald) und Wildau ein gemeinsames Modellprojekt zur Einführung der E-Rechnung durchgeführt. In einem Erfahrungsbericht werden die wesentlichen Erkenntnisse des Modellprojekts vorgestellt.

Die PD ­– Berater der öffentlichen Hand GmbH hat die Vorbereitung und Durchführung des Modellprojekts begleitend beraten und den Erfahrungsbericht erstellt. Der Erfahrungsbericht soll Kommunen im Landkreis bzw. in Brandenburg einen praxisorientierten Einstieg in das Thema E-Rechnung ermöglichen.
 

Das von der PD gemeinsam mit dem Landkreis Dahme-Spreewald und den beteiligten Kommunen entwickelte Vorgehensmodell für die Einführung der E-Rechnung in der Kommunalverwaltung umfasst drei Phasen: Die Phase „Analyse“ dient der Projektorganisation und der Ist-Erhebung technischer und organisatorischer Rahmenbedingungen der gegenwärtigen Rechnungsbearbeitung in den Kommunen. Die Phase „Konzeption“ erläutert die technischen Anforderungen der Einführung der E-Rechnung und die Entwicklung eines neuen organisatorischen Soll-Prozesses der Rechnungsbearbeitung. Die letzte Phase „Umsetzung“ beschreibt die Implementierung der E-Rechnungslösung in der Kommunalverwaltung und die Überführung in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess.

Die Beratungsleistungen durch die PD umfassten insbesondere

• Entwicklung eines prototypischen Vorgehensmodells zur Strukturierung und Darstellung der Projekterfahrungen
• Auswahl, Beschreibung und Priorisierung der technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen zur Einführung der E-Rechnung in der Kommunalverwaltung
• Beratung der Kreisverwaltung des Landkreises Dahme-Spreewald bei der Umstellung der Buchungssoftware auf einen vollautomatisierten, webbasierten und e-rechnungsfähigen Rechnungsworkflow
• Vorbereitung und Moderation der Sitzungen des Projektteams
• Ausarbeitung des praxisorientierten Umsetzungsleitfadens und Begleitung der Pressekonferenz anlässlich der Veröffentlichung des Berichts.