Die EU hat die sog. Whistleblower-Richtlinie erlassen, die derzeit unmittelbar in Deutschland gilt. Bei der PD werden Whistleblower bereits jetzt über die Whistleblower-Meldestelle nach den Unionsvorgaben geschützt. Sobald ein nationales Umsetzungsgesetz erlassen ist, gleichen wir unser Whistleblower-Konzept an die neuen Anforderungen an.
Die Whistleblower-Meldestelle ist im Rahmen ihres Kompetenzbereichs Schutzraum für alldiejenigen, die eine Meldung abgeben. Die Stelle hat zur Aufgabe, den angetragenen Hinweisen zu folgen, Sachverhalte aufzuklären und der hinweisgebenden Person größtmöglichen Schutz vor jeglichen Repressalien zu bieten. Die Whistleblower-Meldestelle behandelt alle Meldungen streng vertraulich.
Es besteht keinerlei Pflicht zur Meldung von (potentiellen) Verstößen. Insbesondere kann sich die meldende Person jederzeit auch oder stattdessen an die/den Personalvorgesetze/n, den Betriebsrat oder andere Personen/Stellen richten.
Derzeit können nur EU-Rechtsverstöße gemeldet werden, die in den Anwendungsbereich der Richtlinie fallen (s. u. unter „Meldefähige Fälle“).
Es wird sichergestellt, dass die Identität der meldenden Person und derjenigen die in der Meldung erwähnt werden, ohne ihre ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen als gegenüber den befugten Mitarbeitenden, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zu Meldungen zuständig sind, offengelegt wird. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität meldenden Person direkt oder indirekt abgeleitet werden könnte.
Alle Meldungen werden im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten dokumentiert. Die Meldungen werden nicht länger aufbewahrt, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um den Anforderungen der Richtlinie zu genügen.
Telefonische und persönliche Meldungen werden durch ein genaues und vollständiges Protokoll festgehalten. Die Niederschrift ist sodann von der meldenden Person zu überprüfen ggf. zu korrigieren und zu unterschreiben, sofern keine anonyme Meldung erfolgt.
Bitte beachten Sie folgende Datenschutz-Hinweise bei der Nutzung der Whistleblower-Meldestelle gemäß dem Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG):
Gemäß § 10 Satz 1 HinSchG verarbeitet unsere interne Meldestelle als verantwortliche Instanz personenbezogene Daten auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO zur Erfüllung ihrer rechtlichen Pflichten gemäß dem HinSchG. Hierzu gehören gemäß § 13 HinSchG:
Zum Betreiben der internen Meldestelle sind wir gemäß § 12 Absatz 1 Satz 1 HinSchG verpflichtet.
Sollte es sich um eine gemäß dem HinSchG nicht verpflichtend zu bearbeitende Meldung handeln (z. B. eine anonyme Meldung gemäß § 16 Absatz 1 Satz 4 und 5 HinSchG oder eine Meldung gemäß § 16 Absatz 1 Satz 3 HinSchG) stützen wir uns bei der Verarbeitung auf die Erfüllung der uns durch das HinSchG im öffentlichen Interesse übertragenen Aufgaben gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e HinSchG.
Gemäß § 10 Satz 2 HinSchG ist die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 DSGVO zulässig, wenn dies zur Erfüllung der Aufgaben der internen Meldestelle erforderlich ist.
Wenn Sie telefonisch, persönlich oder per E-Mail eine Meldung bei unserer internen Meldestelle einreichen, werden wir Ihnen den Eingang der Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen und prüfen, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich gemäß § 2 HinSchG fällt. Wir werden Kontakt mit Ihnen halten und Sie erforderlichenfalls um weitere Informationen ersuchen sowie die Stichhaltigkeit der eingehenden Meldung prüfen.
Zusätzlich kann die interne Meldestelle folgende Maßnahmen ergreifen:
Die interne Meldestelle wird Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich zu dem Zweck der Erfüllung der uns durch das HinSchG übertragenen Pflichten und Aufgaben verwenden und nur unter den in § 9 HinSchG genannten Voraussetzungen an Dritte weitergeben. Hierbei kommen folgende Empfänger in Betracht:
Die personenbezogenen Daten von Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen können auch an zuständige Stellen weitergegeben werden, wenn dies für interne Untersuchungen beziehungsweise für das Ergreifen von Folgemaßnahmen erforderlich ist.
Von diesen Personen kann beispielsweise Folgendes in den Meldungen enthalten sein:
Die Dokumentation der Meldung und des Meldeverfahrens wird drei Jahre nach dem Abschluss des Verfahrens gemäß § 11 Absatz 5 HinSchG gelöscht. Die Dokumentation kann im Einzelfall länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen gemäß dem HinSchG oder anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Die Whistleblower-Meldestelle schützt die meldende Person vor direkten oder indirekten Handlungen oder Unterlassungen im beruflichen Kontext, die durch eine interne Meldung ausgelöst werden und durch die der meldenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.
Meldeberechtigt sind alldiejenigen, die im geschäftlichen/beruflichen Kontakt mit der PD stehen.
Folglich alle (potentiellen) Mitarbeitenden unabhängig von der Art und Dauer der Mitarbeit, Beamte und Beamtinnen die an die PD abgeordnet sind oder auf andere Weise mit der PD in Kontakt stehen, Aufsichtsratsmitglieder, Geschäftsleitungsmitglieder, Kunden, Nachunternehmende uvm. Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
In Zweifelsfällen an die Meldestelle wenden, sie wird prüfen, ob eine Meldeberechtigung vorliegt
Wird nachgewiesen, dass wissentlich falsche Informationen gemeldet wurden, droht eine Sanktionierung nach bestehendem Recht.
Zur Meldung genügt bereits der begründete Verdacht eines potentiellen Verstoßes, der begangen wurde oder werden kann, sowie Versuche der Verschleierung derer. Der Whistleblower muss lediglich davon ausgehen, dass seine Information der Wahrheit entspricht.
Derzeit können nur (potentielle) Verstöße gegen das Unionsrecht gemeldet werden. Meldefähige Verstöße sind die nachfolgend aufgelisteten, sofern in den von der Richtlinie bezuggenommenen Rechtsakten nicht eigene Regeln über die Meldung von Verstößen enthalten sind.
1. Verstöße die in den Anwendungsbereich der im Anhang der Richtlinie aufgeführten Rechtsakte der Union fallen und folgende Bereiche betreffen:
2. Verstöße gegen die finanziellen Interessen der Union im Sinne von Artikel 325 AEUV sowie gemäß den genaueren Definitionen in einschlägigen Unionsmaßnahmen;
3. Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften im Sinne von Artikel 26 Absatz 2 AEUV, einschließlich Verstöße gegen Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen, sowie Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften in Bezug auf Handlungen, die die Körperschaftsteuervorschriften verletzen oder in Bezug auf Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des geltenden Körperschaftsteuerrechts zuwiderläuft.
Nicht meldefähig sind Verschlusssachen.
vertraulich/persönlich Whistleblower Meldestelle PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH Nachricht schreiben
Friedrichstr. 149 10117 Berlin
