Vertraulichkeitsgebot/Identitätsschutz
Es wird sichergestellt, dass die Identität der meldenden Person und derjenigen die in der Meldung erwähnt werden, ohne ihre ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen als gegenüber den befugten Mitarbeitenden, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zu Meldungen zuständig sind, offengelegt wird. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität meldenden Person direkt oder indirekt abgeleitet werden könnte.
Dokumentationspflicht
Alle Meldungen werden im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten dokumentiert. Die Meldungen werden nicht länger aufbewahrt, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um den Anforderungen der Richtlinie zu genügen.
Telefonische und persönliche Meldungen werden durch ein genaues und vollständiges Protokoll festgehalten. Die Niederschrift ist sodann von der meldenden Person zu überprüfen ggf. zu korrigieren und zu unterschreiben, sofern keine anonyme Meldung erfolgt.
Datenschutz
Im Rahmen des Whistleblower-Verfahrens werden die Datenschutzvorschriften der PD befolgt. Alle meldenden Personen haben gemäß der Art. 15 - 18 DSGVO das Recht auf Auskunft, Datenberichtigung, Datenlöschung, Einschränkung der Verarbeitung, sowie das Recht auf Datenübertragung gem. Art. 20 DSGVO. Die Datenverarbeitung in der Meldestelle erfolgt streng vertraulich unter Einhaltung des Datengeheimnisses.
Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer spezifischen Meldung offensichtlich nicht relevant sind, werden nicht erhoben bzw. unverzüglich wieder gelöscht, falls sie unbeabsichtigt erhoben wurden. Sofern keine besonderen Aufbewahrungspflichten zu beachten sind, werden die im Whistleblowingverfahren erhobenen Daten nach Abschluss des Verfahrens unverzüglich gelöscht. Sind personenbezogene Daten Gegenstand des Verfahrens, werden die Betroffenen über die Löschung ihrer Daten umgehend informiert.
Repressalienverbot
Die Whistleblower-Meldestelle schützt die meldende Person vor direkten oder indirekten Handlungen oder Unterlassungen im beruflichen Kontext, die durch eine interne Meldung ausgelöst werden und durch die der meldenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.