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Whistleblower-Meldestelle

Blick auf die Friedrichstraße und das Friedrichcarree von oben.

​Rechtlicher Hintergrund

Die EU hat die sog. Whistleblower-Richtlinie erlassen, die derzeit unmittelbar in Deutschland gilt. Bei der PD werden Whistleblower bereits jetzt über die Whistleblower-Meldestelle nach den Unionsvorgaben geschützt. Sobald ein nationales Umsetzungsgesetz erlassen ist, gleichen wir unser Whistleblower-Konzept an die neuen Anforderungen an.

Aufgabe der Whistleblower-Meldestelle

Die Whistleblower-Meldestelle ist ihm Rahmen ihres Kompetenzbereichs Schutzraum für alldiejenigen, die eine Meldung abgeben. Die Stelle hat zur Aufgabe, den angetragenen Hinweisen zu folgen, Sachverhalte aufzuklären und der hinweisgebenden Person größtmöglichen Schutz vor jeglichen Repressalien zu bieten. ​Die Whistleblower-Meldestelle behandelt alle Meldungen streng vertraulich​.

Disclaimer

Es besteht keinerlei Pflicht zur Meldung von (potentiellen) Verst​​ößen. Insbesondere kann sich die meldende Person jederzeit auch oder stattdessen an die/den Personalvorgesetze/n, den Betriebsrat oder andere Personen/Ste​​llen richten.​

Derzeit könne​n nur EU-Rechtsverstöße gemeldet werden, die in den Anwendungsbereich der Richtlinie fallen (s.u. unter „Meldefähige Fälle“).

Maßgaben für das Whistleblower-Verfahren

Vertraulichkeitsgebot/Identitätsschutz

Es wird sichergestellt, dass die Identität der meldenden Person und derjenigen die in der Meldung erwähnt werden, ohne ihre ausdrückliche Zustimmung keinen anderen Personen als gegenüber den befugten Mitarbeitenden, die für die Entgegennahme von Meldungen oder für das Ergreifen von Folgemaßnahmen zu Meldungen zuständig sind, offengelegt wird. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität meldenden Person direkt oder indirekt abgeleitet werden könnte.

Dokumentationspflicht

Alle Meldungen werden im Einklang mit den Vertraulichkeitspflichten dokumentiert. Die Meldungen werden nicht länger aufbewahrt, als dies erforderlich und verhältnismäßig ist, um den Anforderungen der Richtlinie zu genügen.

Telefonische und persönliche Meldungen werden durch ein genaues und vollständiges Protokoll festgehalten. Die Niederschrift ist sodann von der meldenden Person zu überprüfen ggf. zu korrigieren und zu unterschreiben, sofern keine anonyme Meldung erfolgt.

Datenschutz

​Im Rahmen des Whistleblower-Verfahrens werden die Datenschutzvorschriften der PD befolgt. Alle meldenden Personen haben gemäß der Art. 15 - 18 DSGVO das Recht auf Auskunft, Datenberichtigung, Datenlöschung, Einschränkung der Verarbeitung, sowie das Recht auf Datenübertragung gem. Art. 20 DSGVO. Die Datenverarbeitung in der Meldestelle erfolgt streng vertraulich unter Einhaltung des Datengeheimnisses.

Personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer spezifischen Meldung offensichtlich nicht relevant sind, werden nicht erhoben bzw. unverzüglich wieder gelöscht, falls sie unbeabsichtigt erhoben wurden. Sofern keine besonderen Aufbewahrungspflichten zu beachten sind, werden die im Whistleblowingverfahren erhobenen Daten nach Abschluss des Verfahrens unverzüglich gelöscht. Sind personenbezogene Daten Gegenstand des Verfahrens, werden die Betroffenen über die Löschung ihrer Daten umgehend informiert.

Repressalienverbot

Die Whistleblower-Meldestelle schützt die meldende Person vor direkten oder indirekten Handlungen oder Unterlassungen im beruflichen Kontext, die durch eine interne Meldung ausgelöst werden und durch die der meldenden Person ein ungerechtfertigter Nachteil entsteht oder entstehen kann.

Ablauf des Whistleblowing Verfahrens

  1. ​​​Die Meldung kann per E-Mail, Brief, Telefon oder persönlich erfolgen. Das Preisgeben der eigenen Identität ist nicht erforderlich. Zur größtmöglichen Wahrung der Anonymität, ist der Einwurf eines Briefs ohne Absender zu raten.
  2. Nach Meldungseingang erfolgt innerhalb von 7 Tagen eine Eingangsbestätigung, sofern die Meldung nicht anonym abgegeben wurde.
  3. Anschließend erfolgt die Durchführung einer Einzelfallprüfung, 
  4. Innerhalb eines angemessenen zeitlichen Rahmens, der drei Monate nach der Eingangsbestätigung nicht überschreitet, erfolgt eine Rückmeldung an die meldende Person.
  5. Gegebenenfalls werden angemessene Folgemaßnahmen ergriffen. 
  6. Gegebenenfalls erfolgt eine Abgabe an die Ordnungsbehörden.​
  7. Mit dem Abschluss des Verfahrens erfolgt die Datenlöschung sofern keine besonderen Aufbewahrunspflichten bestehen.

Meldeberechtigung

Meldeberechtigt sind alldiejenigen, die im geschäftlichen/beruflichen Kontakt mit der PD stehen.

Folglich alle (potentiellen) Mitarbeitenden unabhängig von der Art und Dauer der Mitarbeit, Beamte und Beamtinnen die an die PD abgeordnet sind oder auf andere Weise mit der PD in Kontakt stehen, Aufsichtsratsmitglieder, Geschäftsleitungsmitglieder, Kunden, Nachunternehmende uvm. Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

In Zweifelsfällen an die Meldestelle wenden, sie wird prüfen, ob eine Meldeberechtigung vorliegt

  • ​Die Meldeberechtigte Person muss im beruflichen Kontext Information über (potentielle) Verstöße erlangt haben
  • Die Kenntniserlangung kann dabei vorvertraglich oder während der Vertragslaufzeit stattfinden
  • Meldezeitpunkt ist vor Vertragsbeginn, während der Vertragslaufzeit und nach Vertragsbeendigung 

Missbrauch der Meldestelle

Wird nachgewiesen, dass wissentlich falsche Informationen gemeldet wurden, droht eine Sanktionierung nach bestehendem Recht.

Meldefähige Fälle​

Ab welchem Konkretheitsgrad kann ein Verstoß gemeldet werden?​

Zur Meldung genügt bereits der begründete Verdacht eines potentiellen Verstoßes, der begangen wurde oder werden kann, sowie Versuche der Verschleierung derer. Der Whistleblower muss lediglich davon ausgehen, dass seine Information der Wahrheit entspricht.​

Welche Verstöße können gemeldet werden?

Derzeit können nur (potentielle) Verstöße gegen das Unionsrecht gemeldet werden. Meldefähige Verstöße sind die nachfolgend aufgelisteten, sofern in den von der Richtlinie ​bezuggenommenen Rechtsakten nicht eigene Regeln über die Meldung von Verstößen enthalten sind. ​

1. Verstöße die in den Anwendungsbereich der im Anhang der Richtlinie aufgeführten Rechtsakte der Union fallen und folgende Bereiche betreffen:

  • öffentliches Auftragswesen,
  • Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
  • Produktsicherheit und -konformität,
  • Verkehrssicherheit,
  • Umweltschutz,
  • Strahlenschutz und kerntechnische Sicherheit,
  • Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz,​
  • öffentliche Gesundheit,
  • Verbraucherschutz,
  • Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen;

​2. Verstöße gegen die finanziellen Interessen der Union im Sinne von Artikel 325 AEUV sowie gemäß den genaueren Definitionen in einschlägigen Unionsmaßnahmen;

3. Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften im Sinne von Artikel 26 Absatz 2 AEUV, einschließlich Verstöße gegen Unionsvorschriften über Wettbewerb und staatliche Beihilfen, sowie Verstöße gegen die Binnenmarktvorschriften in Bezug auf Handlungen, die die Körperschaftsteuervorschriften verletzen oder in Bezug auf Vereinbarungen, die darauf abzielen, sich einen steuerlichen Vorteil zu verschaffen, der dem Ziel oder dem Zweck des geltenden Körperschaftsteuerrechts zuwiderläuft.

Nicht meldefähig sind Verschlusssachen.

Kontakt

Nadine Rink Leiterin Recht

Friedrichstr. 149 10117 Berlin

vertraulich/persönlich Whistleblower Meldestelle PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH

+49 30 25 76 79-164 Friedrichstr. 149 10117 Berlin

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