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Datenschutzhinweise Geschäftspartner:innen

Blick auf die Friedrichstraße und das Friedrichcarree von oben.

Datenschutzhinweise Geschäftspartner:innen

Datenschutzhinweise nach Artikel 13 DSGVO

Über den folgenden Link können Sie die Datenschutzhinweise für unsere Geschäftspartner:innen herunterladen:

Vorbemerkung

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir, die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH (nachfolgend auch „PD“ oder „wir“ genannt), unsere Geschäftspartner:innen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und die ihnen als Betroffene der Datenverarbeitung nach den Datenschutzbestimmungen zustehenden Rechte.

Betroffene unserer Datenverarbeitungstätigkeiten und Adressaten dieser Datenschutzhinweise sind mit Hinblick auf die Verarbeitung von personenbezogenen Daten insbesondere die Beschäftigten unserer (potenziellen) Gesellschafter, unsere (potenziellen) Projekt-, Netzwerk-, Kooperations- und Vertragspartner und deren Beschäftigte, unsere (potenziellen) Dienstleistende und Nachunternehmen sowie deren Beschäftigte, Pressevertretende, Mandatstragende der PD sowie die Aufsichtsrats- und Beiratsmitglieder der PD.

Nachfolgend werden diese Adressaten als „Geschäftspartner:innen“ oder „Betroffene“ bezeichnet.

Da personenbezogene Daten besonderen gesetzlichen Schutz genießen, werden sie bei der PD nur verarbeitet, insoweit dies für die Erbringung unserer Leistung erforderlich ist. Nachfolgend stellen wir dar, welche personenbezogenen Informationen wir verarbeiten, wie wir diese nutzen und welche Rechte die betroffenen Personen in diesem Zusammenhang haben.

Personenbezogene Daten, die die PD im Auftrag eines Verantwortlichen verarbeitet, sind nicht Bestandteil dieser Datenschutzhinweise.

1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragte

PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH

Friedrichstraße 149

10117 Berlin

Geschäftsführer: Stéphane Beemelmans, Claus Wechselmann

Vorsitzender des Aufsichtsrates: Staatssekretär Werner Gatzer

Tel.: +49 30 257679-0

Fax: +49 30 257679-199

E-Mail: info@pd-g.de

Die Datenschutzbeauftragte ist per Post unter der o. g. Adresse mit dem Zusatz „Datenschutz“ oder per E‑Mail erreichbar: datenschutz@pd-g.de.

2. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Die PD bietet umfassende projektbezogene Beratungs- und Managementleistungen für Bund, Länder, Kommunen und sonstige öffentliche Auftraggeber zu allen Fragestellungen moderner Verwaltung und Investitionsvorhaben an. In diesem Zusammenhang verarbeitet die PD auch personenbezogene Daten von Beschäftigten der Gesellschafter, von Projekt-, Netzwerk-, Kooperations- und Vertragspartnern, von Dienstleistenden und Nachunternehmen, Pressevertretenden, Mandatsträgern sowie von Aufsichtsrats- und Beiratsmitgliedern.

Die PD verarbeitet die im Rahmen der operativen Zusammenarbeit erforderlichen personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt auf Basis der nachfolgenden Rechtsgrundlagen:

  1. Artikel 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO zur Erfüllung vorvertraglicher Maßnahmen und / oder vertraglicher Pflichten. Zum Zwecke der Vertragsanbahnung, der Vertragserfüllung und der Vertragsbeendigung werden personenbezogene Daten bei der PD verarbeitet. Hierzu zählen u.a. Pflichten aus Beratungs-, Projekt-, Dienstleistungs-, Kooperations-, Geschäftsbesorgungs- und Gesellschafterverträgen. Soweit Kontaktdaten von Beschäftigten der Geschäftspartner:innen durch die PD verarbeitet werden, erfolgt dies auf der Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit f.) DSGVO, dem berechtigten Interesse der PD, solang und sofern dies der Vertragserfüllung im operativen Bereich dienlich ist.
  2. Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO: zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen wie z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, gesellschafts-, datenschutz- und zivilrechtliche Verpflichtungen, auch hinsichtlich der Satzung der PD und der Erfüllung von Nachweispflichten oder aufsichtsrechtliche Vorgaben unter Beachtung der jeweiligen gesetzlichen Regelungen.
  3. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO: Zur Wahrung der berechtigten Interessen der PD werden personenbezogene Daten auch zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten und zur Gewährleistung der IT- und TK-Sicherheit verarbeitet (betrifft insbesondere Protokoll- und Nutzungsdaten). Zudem verarbeitet die PD auf Basis dieser Rechtsgrundlage personenbezogene Daten ihrer Geschäftspartner:innen zum personalisierten Versand von (elektronischer und analoger) Post zum Zwecke der Eigenwerbung für unternehmenseigene Leistungen (z. B. Weihnachtsgrüße, Einladungen zu Veranstaltungen, Ankündigung von Umfragen), zur Netzwerkpflege und zum Versand von Informationen zum Zwecke der Publikation und Öffentlichkeitsarbeit.
  4. Artikel 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO auf Basis einer Einwilligung zum jeweils explizit ausgewiesenen Zweck, z. B. bei der Teilnahme an Zufriedenheitsumfragen, an Projekten zur Markt- und Meinungsforschung, zur Nutzung PD-eigener Projektsteuerungssoftware, zur Veröffentlichung oder Übermittlung von Personendaten, zur Bestellung des PD-Newsletters oder zur Übermittlung von Geschäftsunterlagen unter Verwendung einer personalisierten / elektronischen Postadresse.

Soweit uns eine Einwilligung (auch durch konkludentes Handeln) zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

3. Empfänger oder Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

Zur Organisation und Durchführung der Verarbeitungstätigkeiten erhalten innerhalb der PD nur die Beschäftigten/Abteilungen Zugriff auf die jeweiligen personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes benötigen. Zur Erfüllung unserer vertraglichen Leistungen und gesetzlichen Pflichten werden personenbezogene Daten zum Teil durch externe Dienstleistende oder ggf. durch Behörden verarbeitet, wenn dies zur Erfüllung der vorgenannten Zwecke erforderlich und gesetzlich erlaubt ist. Dabei beachten wir stets die datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere erfolgt eine Verarbeitung durch von uns eingesetzte Dienstleistende nur nach Abschluss von Verträgen mit entsprechender Vertraulichkeitsklausel.

Empfänger Zweck der Weitergabe
E-Mail-Provider Transport von Daten aus E-Mails und Anhängen
Telekommunikationsprovider Transport und Speicherung von Verbindungsdaten
Post- und Versanddienstleister Transport von Post-, Paket- und Briefsendungen
IT- und TK-Dienstleister Wartung, Pflege und Instandhaltung der IT-Systeme und der Anwendungen (Hardware und Software), Protokollierung der Zugriffe und der Nutzung
Anwaltskanzleien und Gerichte Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten, Durchsetzung von Ansprü-chen, Rechtsberatung
Webseiten-Host Darstellung und Hosting des Webangebotes, Kontaktformular
Datenträgervernichtungsdienstleister Entsorgung von Akten und Datenträgern
Kreditinstitute / Banken Abwicklung Zahlungsverkehr
Wirtschaftsprüfer Ausführung des gesetzlichen Prüfungsauftrages
Aufsichtsrat Erfüllung des Kontrollauftrages
Steuerbüro Erfüllung steuerrechtlicher Pflichten, Finanzbuchhaltung
Behörden: Finanzamt Erfüllung gesetzlicher Auskunfts- und Mitteilungspflichten
Inkasso-Unternehmen Einzug von Forderungen
Auftragnehmende und Auftragsverarbeitende der PD Programm- / Projektabhängige Vergabe von Unteraufträgen oder Projektbeteiligungen
Datenschutzbeauftragte Erfüllung des Prüfungs- und Kontrollauftrags, Unterstützung bei datenschutzrechtlichen Fragestellungen

4. Dauer der Datenspeicherung

Personenbezogene Daten unserer Geschäftspartner:innen werden für die Dauer der Vertragserfüllung verarbeitet und nur in dem Umfang genutzt, wie dies für organisatorische, operative oder ggf. der Informationsweitergabe zwischen den Geschäftspartner:innen dienliche Zwecke erforderlich ist. Nach Ende der jeweiligen Geschäftsbeziehung bzw. nach Wegfall des Verarbeitungszweckes werden personenbezogene Daten gelöscht.

Durch fortlaufende Aktualisierungs- und Berichtigungsprozesse werden unrichtige und nicht aktuelle Datensätze (insbesondere Kontaktdaten und Projektbeteiligte) mindestens einmal pro Jahr gelöscht, so dass nur die uns bekannten, korrekten Datensätze verarbeitet werden.

Eine sofortige Beendigung der Datenverarbeitung erfolgt auch im Falle eines (zulässigen) Widerspruchs der betroffenen Person. Personenbezogene Daten, die auf Basis von Einwilligungen erhoben wurden, werden bis zum Widerruf der Einwilligung verarbeitet. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Es bestehen verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren, wegen derer wir bestimmte Daten nach Vertragsende nicht löschen, sondern archivieren. Dazu zählen u.a. Geschäftsbriefe und Rechnungen. Eine Speicherung von personenbezogenen Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen ist möglich und kann die Aufbewahrungsdauer verlängern. E-Mails werden automatisch und revisionssicher von unserem Mailsystem archiviert. Die Speicherdauer kann bis zu 10 Jahren betragen. Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden die Daten vollständig gelöscht.

Daten, die die Sicherheit der Verarbeitung sowie die Unterbindung von Sicherheitsvorfällen gewährleisten (Protokolldaten der IT- und TK-Systeme), werden nach Ablauf von 3 Monaten vollständig gelöscht.

Datenschutzanfragen: Die von uns beantworteten Anfragen zu Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sowie sonstige Anfragen von Betroffenen oder Aufsichtsbehörden zu datenschutzrechtlichen Themen werden zum Zwecke der Rechenschaftspflicht für 3 Jahre ab Beendigung der Handlung archiviert.

5. Datenschutzrechte für Betroffene

Alle Betroffenen haben das Recht auf Auskunft gemäß Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung ihrer Daten gemäß Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung ihrer Daten gemäß Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten gemäß Artikel 18 DSGVO und das Recht auf Datenübertragung gemäß Artikel 20 DSGVO.

Erteilte Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

Widerspruchsrecht:

Gemäß Artikel 21 DSGVO können Betroffene jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten einlegen. Dies betrifft insbesondere diese Fälle:

A) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO

Betroffene haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen die Betroffenen Widerspruch ein, werden wir ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der Betroffenen überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

B) Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung gemäß Artikel 21 Abs. 2 DSGVO

Wir verarbeiten personenbezogenen Daten von Betroffenen auch zum Zwecke der Direktwerbung. Betroffene haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Sobald ein Widerspruch eingelegt wurde, werden wir diese Daten nicht mehr zum vorbenannten Zweck der Direktwerbung verarbeiten.

Betroffene können ihre Anfragen zur Wahrnehmung von Betroffenenrechten formlos unter Angabe des vollständigen Namens per Post oder E-Mail an uns richten:

PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH

Friedrichstraße 149

10117 Berlin

oder

info@pd-g.de

Beschwerderecht:

Sofern Betroffene den Verdacht haben, dass aufseiten der PD ihre Daten rechtswidrig verarbeitet werden, können sie selbstverständlich jederzeit eine gerichtliche Klärung der Problematik herbeiführen. Zudem steht den Betroffenen jede andere rechtliche Möglichkeit offen. Unabhängig davon steht Betroffenen gemäß Artikel 77 Abs. 1 DSGVO die Möglichkeit zur Verfügung, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Das Beschwerderecht gemäß Artikel 77 Abs. 1 DSGVO steht den Betroffenen in dem EU-Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsortes, ihres Arbeitsplatzes und/oder des Ortes des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. sie können die Aufsichtsbehörde, an die sie sich wenden, aus den oben genannten Orten wählen. Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet sie dann über den Stand und die Ergebnisse der Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs gemäß Artikel 78 DSGVO.

Die für die PD zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Friedrichstr. 219

10969 Berlin

Tel.: +49 (0)30 13889-0

Fax: +49 (0)30 2155050

E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

6. Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Eine Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet derzeit nicht statt und ist auch nicht geplant.

Sofern Datenverarbeitungsvorgänge in Verbindung mit einer Datenübermittlung an Drittländer oder an internationale Organisationen zum Einsatz kommen, informieren wir unsere Geschäftspartner:innen in den jeweiligen Datenschutzhinweisen bezüglich der geeigneten Garantien bei diesen Verarbeitungstätigkeiten.

Hinweis zur Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet:

Grundsätzlich kann bei einer Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internet (unabhängig der gewählten Plattform) nicht ausgeschlossen werden, dass diese auch aus Ländern aufgerufen werden, die über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen. Eine zulässige Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet ist keine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland in diesem Sinne. Nach der Veröffentlichung von personenbezogenen Daten sind die Daten im Internet weltweit abrufbar. Eine Weiterverbreitung oder Indexierung durch Suchmaschinen oder Kopien durch Dritte sind dadurch möglich. Eine Löschung dieser Daten kann nicht durchgehend sichergestellt werden.

7. Freiwilligkeit und Bereitstellungspflicht personenbezogener Daten

Zur Aufnahme einer einvernehmlichen Geschäftsbeziehung (Mitgliedschaft, Mandat, Vertrag, Kooperation) müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Organisation und Durchführung des Geschäftsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich oder zu deren Erhebung die PD gesetzlich verpflichtet ist. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, eine Geschäftsbeziehung zu unterhalten oder diese durchzuführen. Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir diese im jeweiligen Erhebungs-Formular gekennzeichnet. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Soweit Kontaktdaten von Beschäftigten unserer Geschäftspartner:innen durch uns verarbeitet werden, erfolgt dies nur, solange dies der einvernehmlichen Geschäftsbeziehung im operativen Bereich dienlich ist. Die jeweils Betroffenen haben jederzeit die Möglichkeit, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen. Dadurch entstehen keine Nachteile in der Leistungserbringung zwischen den Geschäftspartner:innen; ggf. sind als Folge der Nicht-Bereitstellung von personalisierten Beschäftigten-Daten alternative Kontaktmöglichkeiten zu eruieren.

8. Automatisierte Entscheidungsfindung, Durchführung eines Profilings

Zur Begründung und Durchführung von Geschäftsbeziehungen nutzen wir grundsätzlich keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Artikels 22 DSGVO.

„Profiling“ ist eine Form der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten unter Bewertung der persönlichen Aspekte in Bezug auf eine natürliche Person, insbesondere zur Analyse oder Prognose von Arbeitsleistung, wirtschaftlicher Lage, Gesundheit, persönlicher Vorlieben oder Interessen, Zuverlässigkeit oder Verhalten, Aufenthaltsort oder Ortswechsel der betroffenen Person, soweit dies rechtliche Wirkung für die betroffene Person entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Ein Profiling findet bei uns nicht statt.

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