„Verwaltung 4.0“ im Landkreis Görlitz

Der sächsische Landkreis Görlitz möchte seine Verwaltungsleistungen für Bürger:innen und Unternehmen nachhaltig verbessern und die Kreisverwaltung insgesamt zukunftsgerecht aufstellen. Das umfassende und ambitionierte Modernisierungsprogramm „Verwaltung 4.0“ setzt sich aus 29 Einzelprojekten zusammen. Der Freistaat Sachsen unterstützt das Transformationsprogramm mit einer Einzelförderung in Höhe von 4,8 Millionen Euro über einen Zeitraum von vier Jahren.

Das Gesamtprogramm verfolgt drei zentrale Modernisierungsziele: Erstens sollen der Bürger:innenservice in der Landkreisverwaltung verbessert und die vorhandenen Online-Dienstleistungen ausgebaut und zusätzliche entwickelt werden. Zweitens soll die Verwaltungsarbeit möglichst störungs- und medienbruchfrei digitalisiert und optimiert werden. Prozesse sollen dabei analysiert und verschlankt werden. Drittens möchte der Landkreis seine Position als attraktiver Arbeitgeber in der Region durch Möglichkeiten für mobile Arbeit und Telearbeit, ein modernes Arbeitsumfeld am zentralisierten Verwaltungscampus Görlitz sowie durch zusätzliche (digitale) Weiterbildungsangebote festigen und ausbauen.

Die PD begleitet den Landkreis Görlitz während des vierjährigen Förderzeitraums bei der Programmsteuerung sowie im Programmmanagement und berät das Landratsamt seit 2018 bei der Konzeption und Umsetzung der 29 Einzelprojekte.

Ein zentrales Element von „Verwaltung 4.0“ ist der Prozess der Einführung der elektronischen Akte im Landkreis Görlitz. Bis 2022 sollen 80 Prozent der Mitarbeiter:innen mit der elektronischen Akte arbeiten. Damit papierbasierte Prozesse nicht ungeprüft in die digitale Welt überführt werden, gehen der Digitalisierung eine umfassende verwaltungsinterne Geschäftsprozessanalyse und -optimierung voraus.

In dezentralen, kreiseigenen Bürger:innenbüros sollen stark nachgefragte Verwaltungsdienstleistungen – zum Beispiel die An- und Ummeldung eines Kfz-Kennzeichens – zur Verfügung stehen. Geplant ist für 2020 zunächst die Pilotierung an zwei Standorten, drei weitere sollen folgen. Zusätzlich sollen Verwaltungsdienstleistungen auch digital über ein Portal ausgelöst und abgerufen werden können.

Die Modernisierung der Büro- und Arbeitswelt soll den Landkreis als attraktiven Arbeitgeber in einer vom Strukturwandel betroffenen Region stärken. Dafür baut der Landkreis die Möglichkeiten für Home-Office-Arbeit und flexible Arbeitsmodelle weiter aus und etabliert zusätzliche (digitale) Weiterbildungsangebote. Ein kontinuierliches Veränderungsmanagement soll dazu beitragen, Vorbehalte von Beschäftigten und Kunden frühzeitig zu identifizieren und auszuräumen.

Die Beratungsleistungen der PD umfassten im Einzelnen:

• Konzeption des Förderantrags und zentrale Ansprechpartnerin während des Prüfverfahrens des Freistaates Sachsen
• Entwicklung und Implementierung eines Programm-Managements zur Steuerung der Einzelprojekte
• Projekt- und Maßnahmenkonzeptionierung und Projektinitialisierung
• Projektsteuerung und -management sowie fachliche Begleitung priorisierter E-Government-Einzelprojekte u. a. in den Bereichen IT, Prozessoptimierung, Raumgestaltung, Bürger:innenbürokonzeption, Facility Management
• Veränderungsmanagement und -begleitung