Von den Verbesserungen, die mit der digitalen Transformation einhergehen, profitieren sowohl Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen als auch die Beschäftigten in den Verwaltungen. Dort geht es aber nicht nur um die Einführung neuer Technologien oder die Digitalisierung von Prozessen. Sondern vor allem darum, dass die Mitarbeitenden in den Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen selbst Akteure erforderlicher Prozessanpassungen werden, den Umgang mit den neuen Tools erlernen und die geänderten Abläufe in ihren Arbeitsalltag integrieren. Die Modernisierung der Verwaltung hängt damit zu einem Großteil auch vom Verhalten ihrer Beschäftigten ab.
Die PD zeigt in ihrer neuen PD-Impulse-Veröffentlichung „Veränderungen ohne Hürden umsetzen – ein verhaltensökonomisches Vorgehensmodell“ die Diskrepanz zwischen Anspruch und Wirklichkeit auf: Viele Beschäftigte begrüßen zwar die Ziele und Vorzüge der Digitalisierung, begegnen jedoch Hindernissen bei der Anpassung ihrer gewohnten Arbeitsabläufe oder Anwendung der neuen Instrumente – wie zum Beispiel der E-Akte. Ohne eine ausreichende Mitwirkung der beteiligten Personen in Veränderungsprozessen, kann das Projekt insgesamt seine Ziele verfehlen. Das Potenzial, das durch die Interaktion unter verhaltensökonomischen Gesichtspunkten mit den Betroffenen genutzt werden kann, ist damit nicht nur für die digitale Transformation offensichtlich. Es wird letztlich für jedes Projekt ein möglicher Erfolgsfaktor, dessen nachhaltiger Erfolg von einer konkreten Verhaltensänderung der daran beteiligten Personen abhängt.
Aus den Beratungserfahrungen mit diesen Umsetzungshemmnissen im Digitalisierungskontext hat die PD Praxis-erprobte Vorschläge entwickelt, um den Beteiligten die gewünschten Verhaltensänderungen zu erleichtern. Auf der Basis eines verhaltensökonomischen Vorgehensmodells werden Hindernisse, wie zum Beispiel das fehlende Vertrauen in neue Arbeitsabläufe, systematisiert erfasst. Je nach dem Grad der Betroffenheit werden unterschiedliche Maßnahmen entwickelt, die bei der Überwindung unterstützen können. So könnten Vorgesetzte auf allen Ebenen in speziellen Führungskräfteveranstaltungen für ihre Vorbildrolle etwa bei einer Tool-Nutzung sensibilisiert werden. Mitarbeitende hingegen könnten spielerisch mit den neuen Arbeitsaspekten vertraut gemacht und unterstützt werden, zum Beispiel mithilfe eines Wissensquiz oder von Informationsveranstaltungen.
Die Veröffentlichung „Veränderungen ohne Hürden umsetzen – ein verhaltensökonomisches Vorgehensmodell“ steht auf der PD-Webseite zum kostenfreien Download bereit.
Die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH ist ein Inhouse-Beratungsunternehmen der öffentlichen Hand und bietet umfassende projektbezogene Beratungs- und Managementleistungen für Bund, Länder, Kommunen und sonstige öffentliche Auftraggeber zu allen Fragestellungen moderner Verwaltung und Investitionsvorhaben an. Schwerpunktmäßig berät die PD bei Strategie-, Organisations- und Investitionsvorhaben, unterstützt beim Management von Großprojekten und der Steuerung von Vergabeverfahren. Die PD liegt zu 100 % in den Händen öffentlicher Gesellschafter. Mehr Informationen unter www.pd-g.de.