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„Quick-Check“ Prozessmanagement

Ihr Ziel:
Sie möchten den derzeitigen „Reifegrad“ des Prozessmanagements Ihrer Organisation ermitteln und auf dieser Basis entscheiden, wie Sie Ihr bestehendes Management von Prozessen nachhaltig verbessern können.

Unsere Lösung:
Nutzen Sie das Wissen Ihrer Fach- und Führungskräfte, um Handlungsfelder für die Verbesserung Ihres Prozessmanagement zu definieren und die nächsten Schritte einzuleiten – mit dem „Quick-Check“ Prozessmanagement.

Vor dem Hintergrund knapper Haushaltsmittel und sich verschärfender Personalnot möchten Verwaltungen Möglichkeiten und die damit verbundenen Chancen nutzen, die ein systematisches Prozessmanagement bietet. Wenn sich überflüssige und veraltete Arbeitsabläufe vermeiden lassen, entlastet dies Mitarbeitende und schafft Freiräume, wertvolle Arbeitszeit für wesentliche Aufgaben zu nutzen.

Bevor jedoch Abläufe bzw. Prozesse verschlankt, verbessert oder gänzlich neu gedacht werden können, ist eine Analyse des aktuellen Status des Prozessmanagements einer Organisation notwendig. Doch welche Fragen sollten Sie vor der Einführung und dem Betrieb eines Prozessmanagements stellen? Wie ist das bisherige Prozessmanagement Ihrer Organisation aufgestellt? Ist es in die Organisationsstrategie eingebettet und wird Ihr Prozessmanagementansatz durch die Organisationsleitung unterstützt? Welche Schritte sollten Sie gehen, um einen nachhaltigen Nutzen für Ihre Organisation zu erzielen?

Diese und viele weitere Fragen zum Prozessmanagement beantwortet der „Quick-Check“ Prozessmanagement der PD: Sie werden in die Lage versetzt, sich schnell und aufwandsarm anhand von neun Dimensionen einen Überblick über den gegenwärtigen Reifegrad des Prozessmanagements in Ihrer Organisation und über die wesentlichen Handlungsfelder für eine systematische Verbesserung zu verschaffen.

Kern des „Quick-Checks“ ist die Befragung ausgewählter Fach- und Führungskräfte Ihrer Organisation auf Basis der Kriterien des bewährten EDEN-Reifegradmodells für Prozessmanagement. Die Interviews werden mit Hilfe eines von der PD entwickelten Erhebungstools teilautomatisiert durchgeführt. Diese toolbasierte Methodik führt zu schnellen, aussagekräftigen und validen Ergebnissen für Ihre Organisation.

Zwei Puzzleteile werden von einer Person zusammen gebracht.

Unser Beratungsansatz

mit dem „Quick-Check“ Prozessmanagement:

„Mit dem „Quick-Check“ erhalten Sie eine methodisch fundierte Entscheidungsgrundlage, den Reifegrad Ihres Prozessmanagements einzuschätzen, Optimierungspotentiale zu entdecken und die notwendigen Schritte für die Einführung oder Verbesserung eines systematischen Prozessmanagements festzulegen. Das interviewbasierte Vorgehen auf Basis des EDEN-Modells nutzt gezielt das wertvolle Wissen Ihrer Mitarbeitenden für die Ermittlung des Status quo und die Ableitung von Handlungsfeldern.“

Unsere Vorgehensweise im Detail

1. Auftragskonkretisierung: Während eines gemeinsamen Kick-Off-Workshops klären wir mit Ihnen die Rahmenbedingungen für den „Quick-Check“:

  • Auf welcher Ebene findet die Analyse statt (Organisationsebene, Abteilungsebene etc.)?
  • Welche Personengruppen sollten sinnvollerweise befragt werden (beispielsweise Führungskräfte, Personen mit Prozessexpertise etc.)?
  • Welche Mengengerüste für die Befragung sind vorgesehen?
  • In welcher Form sollen die Ergebnisse präsentiert werden (beispielsweise in einem Berichtsband oder  in einem ergänzenden Führungskräfteworkshop)?

2. Erhebung: Nach der Auftragsklärung befragen wir die von Ihnen nominierten Fach- und Führungskräfte. In den Interviews bitten wir um skalenbasierte Einschätzungen zu aktuell 80 Kriterien des EDEN-Modells. Wir dokumentieren die Ergebnisse in dem von der PD entwickelten Erhebungstool.

3. Auswertung und Berichtsbanderstellung: Wir stellen Ihnen nach Abschluss der Interviewphase die aggregierten Gesprächsdaten in einem Berichtsband bereit und reichern diesen gerne durch qualitative Ergebnisse an, beispielsweise anonymisierte Anmerkungen aus den Interviews.

4. Abschlussworkshops: Wir empfehlen Ihnen, die Ergebnisse des Berichtsbandes im Rahmen eines Führungskräfteworkshops zu reflektieren und die nächsten Schritte in Form einer Roadmap zu beschließen. Mögliche Handlungsschritte betreffen beispielsweise die organisatorische Verankerung von Prozessmanagement in Ihrem Haus, den Aufbau von Prozess-Steuerungsmechanismen, die Entwicklung einer Prozesslandkarte oder die Definition von Priorisierungskriterien zur Klassifizierung und systematischen Optimierung der Prozesse. Wir führen den Workshop gerne mit Ihnen gemeinsam durch und beraten Sie bei Bedarf bei der konkreten Planung von weiteren Maßnahmen.

Ergebnisse und Nutzen für Ihre Organisation

Wir überführen die Befragungsergebnisse des „Quick-Checks“ in einem managementgerechten Berichtsband, der folgende Auswertungen enthält:

  • Reifegradmessung: Auswertung zum aktuellen, mittelfristig und zukünftig angestrebten Reifegrad des Prozessmanagements Ihrer Organisation (inklusive Visualisierung und Erläuterung der Ergebnisse)
  • Trendanalyse: Ranking der wichtigsten Dimensionen des Prozessmanagements, in der sich Ihre Organisation mittel- und langfristig verändern möchte (inklusive Visualisierung und Erläuterung der Ergebnisse)
  • Top-Kriterien: Ranking der wichtigsten Kriterien innerhalb der Dimensionen des Prozessmanagements, in denen sich Ihre Organisation mittel- und langfristig verändern möchte (inklusive Visualisierung und Erläuterung der Ergebnisse)
  • Roadmap: Ableitung der nächsten durchzuführenden Maßnahmen für Ihre Organisation zur Verbesserung des bestehenden Prozessmanagements

Wir erstellen die Roadmap in enger Zusammenarbeit mit den Führungskräften Ihrer Organisation und dokumentieren diese im Berichtsband. Mit der Roadmap erhält Ihre Organisation eine fundierte Grundlage für die Planung und Umsetzung weiterer Projektvorhaben im Prozesskontext. Ein mögliches Vorhaben ist die sich anschließende Einführung eines strategischen Prozessmanagements.

Wir sind die Inhouse-Beratung der öffentlichen Hand.

Kontakt

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Hamed Maghsoudi-Ghomi Senior Manager

+49 30 257679-0 Friedrichstr. 149 10117 Berlin

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