„Quick-Check“ Prozessmanagement

Vor dem Hintergrund knapper Haushaltsmittel und sich verschärfender Personalnot möchten Verwaltungen Möglichkeiten und die damit verbundenen Chancen nutzen, die ein systematisches Prozessmanagement bietet. Wenn sich überflüssige und veraltete Arbeitsabläufe vermeiden lassen, entlastet dies Mitarbeitende und schafft Freiräume, wertvolle Arbeitszeit für wesentliche Aufgaben zu nutzen.

Bevor jedoch Abläufe bzw. Prozesse verschlankt, verbessert oder gänzlich neu gedacht werden können, ist eine Analyse des aktuellen Status des Prozessmanagements einer Organisation notwendig. Doch welche Fragen sollten Sie vor der Einführung und dem Betrieb eines Prozessmanagements stellen? Wie ist das bisherige Prozessmanagement Ihrer Organisation aufgestellt? Ist es in die Organisationsstrategie eingebettet und wird Ihr Prozessmanagementansatz durch die Organisationsleitung unterstützt? Welche Schritte sollten Sie gehen, um einen nachhaltigen Nutzen für Ihre Organisation zu erzielen?

Diese und viele weitere Fragen zum Prozessmanagement beantwortet der „Quick-Check“ Prozessmanagement der PD: Sie werden in die Lage versetzt, sich schnell und aufwandsarm anhand von neun Dimensionen einen Überblick über den gegenwärtigen Reifegrad des Prozessmanagements in Ihrer Organisation und über die wesentlichen Handlungsfelder für eine systematische Verbesserung zu verschaffen.

Kern des „Quick-Checks“ ist die Befragung ausgewählter Fach- und Führungskräfte Ihrer Organisation auf Basis der Kriterien des bewährten EDEN-Reifegradmodells für Prozessmanagement. Die Interviews werden mit Hilfe eines von der PD entwickelten Erhebungstools teilautomatisiert durchgeführt. Diese toolbasierte Methodik führt zu schnellen, aussagekräftigen und validen Ergebnissen für Ihre Organisation.

Unsere Vorgehensweise im Detail

1. Auftragskonkretisierung: Während eines gemeinsamen Kick-Off-Workshops klären wir mit Ihnen die Rahmenbedingungen für den „Quick-Check“:

Auf welcher Ebene findet die Analyse statt (Organisationsebene, Abteilungsebene etc.)?
Welche Personengruppen sollten sinnvollerweise befragt werden (beispielsweise Führungskräfte, Personen mit Prozessexpertise etc.)?
Welche Mengengerüste für die Befragung sind vorgesehen?
In welcher Form sollen die Ergebnisse präsentiert werden (beispielsweise in einem Berichtsband oder in einem ergänzenden Führungskräfteworkshop)?

2. Erhebung: Nach der Auftragsklärung befragen wir die von Ihnen nominierten Fach- und Führungskräfte. In den Interviews bitten wir um skalenbasierte Einschätzungen zu aktuell 80 Kriterien des EDEN-Modells. Wir dokumentieren die Ergebnisse in dem von der PD entwickelten Erhebungstool.

3. Auswertung und Berichtsbanderstellung: Wir stellen Ihnen nach Abschluss der Interviewphase die aggregierten Gesprächsdaten in einem Berichtsband bereit und reichern diesen gerne durch qualitative Ergebnisse an, beispielsweise anonymisierte Anmerkungen aus den Interviews.

4. Abschlussworkshops: Wir empfehlen Ihnen, die Ergebnisse des Berichtsbandes im Rahmen eines Führungskräfteworkshops zu reflektieren und die nächsten Schritte in Form einer Roadmap zu beschließen. Mögliche Handlungsschritte betreffen beispielsweise die organisatorische Verankerung von Prozessmanagement in Ihrem Haus, den Aufbau von Prozess-Steuerungsmechanismen, die Entwicklung einer Prozesslandkarte oder die Definition von Priorisierungskriterien zur Klassifizierung und systematischen Optimierung der Prozesse. Wir führen den Workshop gerne mit Ihnen gemeinsam durch und beraten Sie bei Bedarf bei der konkreten Planung von weiteren Maßnahmen.

Wir sind die Inhouse-Beratung der öffentlichen Hand.

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Ergebnisse und Nutzen für Ihre Organisation

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