Konzeptionelle Vorbereitung und Einführung der E-Akte in den Service-Desk-Kreisen Marl und Essen

Gemäß § 9 E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) sollen die Verwaltungsabläufe in den Behörden des Landes Nordrhein-Westfalen künftig elektronisch abgewickelt und gestaltet werden. Mit der Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) und der elektronischen Laufmappe (E-Laufmappe) sollen die Verwaltungsabläufe digitalisiert und damit beschleunigt, der Akten-Zugriff erleichtert und die Bearbeitungsqualität erhöht werden.

Ziel dieses größten Einführungsprojektes in Nordrhein-Westfalen, das im Rahmen des Programms Digitale Verwaltung NRW (DVN) zur Umsetzung des EGovG NRW durchgeführt wird, ist die professionelle Umsetzung des Roll-outs der E-Akte und E-Laufmappe in allen Finanzämtern in NRW bis Ende 2023. Der Roll‑out erfolgt nach Service‑Desk-Kreisen (SD-Kreis). Ein SD-Kreis umfasst circa 10 Finanzämter.

Mit dem Beginn des Roll-outs in den SD-Kreisen Marl und Essen wurde gleichsam ein durch die PD mitentwickeltes Standardvorgehen zur Einführung der E-Akte und E-Laufmappe in den Finanzämtern des Landes erstmals angewandt.

Die Oberfinanzdirektion NRW (OFD NRW) ist für das zentrale Projekt- und Veränderungsmanagement dieses Leuchtturmprojekts der elektronischen Verwaltungsarbeit (eVA) verantwortlich. Zur Professionalisierung des Projektvorgehens wurde die PD 2020 vom (damaligen) Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes NRW (MWIDE NRW) mit der Begleitung des Projekt- und Veränderungsmanagements beauftragt.

Die Umsetzung dieses Digitalisierungsprozesses in den Finanzämtern der Service-Desk-Kreise Marl und Essen erfolgte in enger Zusammenarbeit zwischen dem Ministerium der Finanzen des Landes NRW, der Oberfinanzdirektion NRW, den Finanzämtern sowie den IT-Dienstleistern IT-NRW und dem Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW.

Die PD hat die OFD NRW und das MWIDE insbesondere mit folgenden Leistungen unterstützt:

• Abstimmung eines gemeinsamen Projektverständnisses
• Abstimmung des Vorgehens und der Projektorganisation
• Aufbau und Begleitung der Projektmanagement-Strukturen im Rahmen des Programms DVN
• Erstellung notwendiger Projektmanagement-Dokumentationen (Gesamtprojektplanung, Antragsdokumente, Wirtschaftlichkeitsberechnung etc.)
• Erstellung relevanter Dokumente für das Veränderungsmanagement
• Unterstützung bei der Kommunikation und Einbindung wichtiger Stakeholder inklusive Intervention bei Projektverzögerungen
• Coaching der Projektleitung / des Projektteams der OFD NRW
• Unterstützung bei der Befähigung der OFD NRW zur eigenständigen Durchführung aller weiteren Roll‑outs durch Erstellung einer standardisierten Vorgehensweise (‚Blaupause‘)

Der Roll-out der ersten beiden Service-Desk-Kreise Marl und Essen konnte mithilfe des von der PD mitentwickelten standardisierten Vorgehens erfolgreich umgesetzt werden. Die Zeit- und Kostenplanungen entsprachen vollständig den Vorgaben des § 9 EGovG NRW und dem durch das MWIDE gesteckten Kostenrahmen. Inzwischen wurde bereits planmäßig mit den Vorbereitungen der weiteren Roll-outs durch die OFD NRW begonnen, um die Einführung der E-Akte und der E-Laufmappe fristgerecht bis zum 31.12.2023 zu erfüllen.

„In unserem Projekt zur Einführung der E-Akte im Verwaltungsbereich aller 129 Finanzämter in Nordrhein‑Westfalen konnten wir mit Unterstützung der PD eine detaillierte ‚Blaupause‘ als Planungsgrundlage für einen Roll-out-Iterationsschritt entwickeln, in dem ein sogenannter Service-Desk-Kreis mit circa 10 Finanzämtern vollständig mit der E-Akten-Software ausgestattet wird. Die Blaupause deckt alle relevanten technischen und organisatorischen Aspekte ab, die bei der Einführung der E-Akte von Bedeutung sind. Mithilfe der Blaupause können wir den Roll-out der übrigen SD-Kreise auch ohne PD-Unterstützung aus eigener Kraft erfolgreich durchführen.“

Tobias Eckern, OFD NRW Z38, Projektleiter Roll-out E-Akte