Fördermanagement in der Stadt Oberhausen

Die Europäische Union (EU) hat mit dem Aufbauinstrument „Next Generation EU“ und dessen größten Ausgabeninstrument – der Aufbau- und Resilienzfazilität (ARF) mit einem Volumen von 672,5 Milliarden Euro den Grundstein für die Überwindung einer der größten Herausforderungen des 21. Jahrhunderts, der Corona-Krise, gelegt. Deutschland stehen aus der ARF circa 25 Milliarden Euro zu. Im Rahmen des Deutschen Aufbau- und Resilienzplans (DARP) unterstützt die PD — Berater der öffentlichen Hand GmbH (PD) den Abbau von Bürokratie- und Investitionshemmnissen und nimmt dabei unter anderem im Bereich des Fördermanagements durch gezielte Top-down- und Bottom-up-Beratungen eine Schlüsselrolle im öffentlichen Sektor ein.

Im Jahr 2022 pilotierte die PD den öffentlich geförderten Bottom-up-Beratungsansatz zum „Aufbau eines integrierten Fördermanagements“ sechsmal in verschiedenen Bundesländern. Im Fokus standen dabei die Erfahrungen von Kommunen und Trägern der kommunalen Verwaltung innerhalb ihrer Fördermanagementprozesse, ihre Bedarfslagen zur Optimierung des Fördermanagements und die Entlastung der dezentralen Organisationseinheiten von übergeordneten Aufgaben – von der Fördermittelakquise bis zur -abwicklung. Gemeinsam mit den beratenden Kommunen wurden individuelle Steuerungsmodelle für ein organisationsweites integriertes Fördermanagement entwickelt, um die Handlungs- und Investitionsfähigkeit zu erhöhen und das Fördermanagement effizient zu gestalten.

Aus den gewonnenen Erkenntnissen der Pilotberatungen entwickelte PD zusätzlich eine kommunale Arbeitshilfe entlang des Förderzyklus als Handreichung zur Information und Orientierung für den Aufbau eines kommunalen Fördermanagements im Sinne der kommunalen Breitenwirkung. Die ersten Pilotberatungen wurden mittlerweile erfolgreich abgeschlossen. Die gewonnenen Erkenntnisse und übertragbaren Lösungen sollen auch anderen Kommunen zur Verfügung gestellt werden. Anfang 2023 erteilte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) die Freigabe für zehn Serienberatungen mit diesem Themenschwerpunkt und ebnete damit den Weg für die weitere Stärkung der kommunalen Investitionstätigkeit.

Die Stadt Oberhausen gehörte zu den ersten Kommunen, die im Hinblick auf den Aufbau eines integrierten Fördermanagements beraten wurde. Von April 2022 bis März 2023 hat die PD gemeinsam mit der Stadt Oberhausen in einem iterativen Vorgehen die Anforderungen an eine querschnittsorientierte Stabsstelle Fördermanagement als wirksamstes Steuerungsmodell entwickelt. Flankierend dazu wurde eine kommunale Arbeitshilfe erstellt.

Ziel des Pilotprojektes war die Etablierung einer effektiven und effizienten Gesamtorganisation hin zu einem integrierten Fördermanagement. Dreh- und Angelpunkt ist dabei die Serviceeinheit „Fördermanagement“, die als Stabsstelle agiert, übergeordnete Rollen wahrnimmt, den Fördermanagementprozess federführend unterstützt und somit die dezentralen Organisationseinheiten entlastet. Mittel- bis langfristig soll eine höhere Förderquote durch die Initiierung zusätzlicher Stellen zur intensiven Umsetzung des EFRE-/ESF-Programms 2021–2027 erzielt und dadurch die finanzielle Handlungsfähigkeit zur Erreichung strategischer Ziele gestärkt werden. Aufgrund des Projekterfolgs und der partnerschaftlichen Kooperation gibt es derzeit (Stand: Juni 2023) Abstimmungen zwischen der PD und der Stadt Oberhausen mit dem Ziel, die Zusammenarbeit zur Qualifizierung des Fördermanagements fortzusetzen sowie die Einführung eines Risikomanagements zur Drittmittelfinanzierung zu begleiten.

Die PD konzipierte in kooperativer und iterativer Zusammenarbeit mit der Stadt Oberhausen ein passgenaues Fördermanagement. Ferner wurde durch die PD eine kommunale Arbeitshilfe zur Verfügung gestellt und die nächsten Schritte zur Implementierung skizziert.

Die Beratungsleistungen der PD umfassten im Einzelnen:

Aufbau eines Fördermanagements

• Einordnung der Ausgangslage und Rahmenbedingungen sowie Ableitung des Handlungsbedarfs / Digitaler Kick-off-Workshop mit der Stadt Oberhausen
• Einbindung von „Good Practices“: Aufbereitung von bis zu vier „Good Practices“, inklusive jeweils mindestens eines Interviews mit Verantwortlichen der analysierten Good-Practices
• Ist- und Soll-Analyse zum Aufbau eines Fördermanagements: zwei halbtägige Führungskräfte-Workshops vor Ort
• Partizipative Modellentwicklung von Strukturen, Prozessen, Kommunikation: zwei halbtätige Führungskräfte-Workshops vor Ort
• Iterative Konzeption des Fördermanagements auf Basis der Projektergebnisse (Erstellung einer Präsentationsgrundlage)
• Vorstellung des Fördermanagements bei der Verwaltungsführung

Erstellung einer kommunalen Arbeitshilfe

• Konzeption, Erstellung und Layout der kommunalen Arbeitshilfe als Vorgehensmodell im Sinne einer Integration der Produkte 1 und 2, bestehend aus: „Fördermittel-Quick-Check“

• Kompatibilität von Förderprogrammen, Checklisten und Entscheidungshilfen zur Einbindung von Fördermitteln
• Vorbereitung von Standards und Verfahrensabläufen für eine schnelle Antragstellung (geltende Grundlage in vielen Förderprogrammen)

• Organisation und Durchführung einer digitalen Informationsveranstaltung zur Veröffentlichung der kommunalen Arbeitshilfe

Anwendungsfall

• Erprobung der erarbeiteten Rollenprofile des „Fördermanagement-Teams“ entlang eines konkret geplanten Fördervorhabens

• Fördermittelcheck am Beispiel eines geplanten Schulneubaus
• Ableitung konkreter Verfahrensabläufe für die Antragstellung ausgewählter Förderprogramme

• Drei Arbeitstreffen zum passgenauen Abgleich von Erfordernissen zur Standortentwicklung, möglichen Förderoptionen und iterative Konkretisierung
• Abschluss-Workshop mit der Stadt Oberhausen zur Evaluation der Beratungsleistung und Überprüfung der Übertragbarkeit auf Basis der gemachten Erfahrungen

Entwicklung einer Serienberatung auf Basis der Projekterkenntnisse

• Konzeption eines standardisierten Beratungsansatzes (Serienberatung) zur Erhöhung der Investitionsfähigkeit der Kommune

„Die Stadt Oberhausen stand vor der Herausforderung, die dezentrale Expertise bei der Akquise von Fördermitteln mit den Anforderungen bzw. Möglichkeiten einer strategischen Steuerung zusammenzubringen. Ziel war es, Fördermittel in größerem Umfang gezielter einzusammeln und verlässlich umzusetzen. Die Inanspruchnahme der externen Expertise und die fachkundige Unterstützung der PD hat uns dabei sehr geholfen. Der Prozess wurde sehr kompetent durch das PD-Team strukturiert, sodass alle Beteiligten sich gut abgeholt und eingebunden fühlten. Die gemeinsam aus dieser Zusammenarbeit hervorgegangene Navigationshilfe für kommunale Akteure wird sicher eine Hilfestellung für viele Kommunen sein, sodass eine große Zahl von Nutzer:innen von diesem Prozess profitieren wird.“

Ralf Güldenzopf, Dezernent Strategische Planung und Stadtentwicklung