Einführung der E-Vertragsakte im Hochsauerlandkreis als interkommunales Projekt

Auftraggeber	Hochsauerlandkreis
Projektziel	Konzeptionelle und organisatorische Vorbereitung für die Digitalisierung der E-Vertragsakte
Beratungszeitraum	Oktober 2021 bis April 2022
Ergebnis	Umsetzungs- und Fachkonzept sowie Lastenheft als Vorbereitung für die Einführung der E-Vertragsakte inklusive eines professionellen Projektmanagements

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Das Projekt

Der Hochsauerlandkreis koordiniert und fördert die interkommunale Zusammenarbeit seiner 12 angehörigen Städte und Gemeinden. Auch hier wurde in den vergangenen Jahren die Notwendigkeit einer digitalen, modernen und effizienteren Verwaltung immer deutlicher. Im Mittelpunkt steht dabei die gemeinsame Entwicklung von vier digitalen Fachakten. In diesem Zusammenhang wünschten sich die beteiligten Akteure über die technische Umsetzung und die konzeptionelle Vorbereitung hinaus ein begleitendes professionelles Projektmanagement.

Der Hochsauerlandkreis entschied sich aus diesen Gründen 2021 dazu, die PD mit der organisatorischen und konzeptionellen Begleitung des Digitalisierungsprozesses der E-Vertragsakte zu beauftragen. Dies erfolgte in Zusammenarbeit mit den Kommunen Schmallenberg, Olsberg und Brilon sowie dem regionalen IT‑Dienstleister SIT GmbH (SIT).

Unsere Beratungsleistungen

Die PD hat den Hochsauerlandkreis insbesondere mit folgenden Leistungen unterstützt:

Abstimmung eines gemeinsamen Projektverständnisses
Abstimmung des Vorgehens und der Projektorganisation
Aufbau und Begleitung einer Projektmanagement-Struktur
Durchführung einer Ist-Prozessanalyse für die Hauptprozesse der Vertragsakte
Unterstützung bei der Kommunikation und Einbindung relevanter Stakeholder
Durchführung des Projektes in analoger und digitaler Form, inklusive 6 Workshops
Erstellung eines Umsetzungs- und Fachkonzeptes inklusive der notwendigen organisatorischen und technischen Veränderungen bei der Einführung der digitalen Vertragsakte, des Zeitplans zur Umsetzung sowie der funktionalen Anforderungen an die einzusetzende Software im Zuge eines Lastenheftes

Aufgrund des erfolgreichen Projektabschlusses der ersten elektronischen Fachakte (E-Vertragsakte) im Frühjahr 2022 haben sich die verantwortlichen Akteure im Hochsauerlandkreis dazu entschieden, die PD nun auch mit der konzeptionellen und organisatorischen Begleitung der Einführung einer elektronischen Haus- und Grundstücksakte zu beauftragen.