Homeoffice - PD - Berater der öffentlichen Hand

Arbeit im Homeoffice

Homeoffice in Zeiten von COVID-19

Die Ausbreitung des Corona-Virus beschleunigt den Wandel der Arbeitswelt. Verwaltungen erproben neue Formen der dezentralen, virtuellen Zusammenarbeit. Zahlreiche Beschäftigte arbeiten bereits aus dem Homeoffice und erleben die Vorzüge wie auch die Eigenheiten des Arbeitens vom heimischen Schreibtisch aus.

Wir möchten Ihnen nachfolgend einige Anregungen und Hinweise geben, wie Sie die Arbeit im Homeoffice effektiv gestalten können.

Sprechen Sie uns bei Fragen gerne an!

Der Arbeitstag im Homeoffice

Ob Sie nun im Büro oder im Homeoffice arbeiten: Das Arbeitszeitgesetz gilt gleichermaßen für Sie und Ihre Tätigkeit. Grundsätzlich ist deshalb die vertraglich bzw. tariflich vereinbarte Arbeitszeit vorgesehen. Macht die Arbeitslast Überstunden erforderlich, darf die tägliche Arbeitszeit kurzfristig auf bis zu zehn Stunden erhöht werden. Voraussetzung ist jedoch, dass innerhalb eines halben Jahres ein entsprechender Ausgleich für die zusätzliche Arbeit gewährt wird.

Mitarbeiter:innen sollten die Arbeitszeit im Homeoffice dokumentieren und diese Nachweise der zuständigen Stelle zur Verfügung stellen. Dies kann beispielsweise in Form eines Stundenzettels geschehen.

Pausenzeiten:
Ab einer Arbeitszeit von sechs Stunden steht Ihnen eine Pause von 30 Minuten zu. Sollten Sie mehr als neun Stunden arbeiten, haben Sie Anspruch auf 45 Minuten Pause.

Sollten Sie mehrere Tage hintereinander im Homeoffice arbeiten, sollten Sie zudem auf ausreichende Ruhezeiten zwischen den Arbeitstagen achten. Vorgeschrieben ist eine grundsätzliche Pause von elf Stunden, bevor Sie am nächsten Tag wieder mit der Arbeit beginnen.

Erreichbarkeit:
Mitarbeiter:innen im Homeoffice haben oftmals das Gefühl, rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen. Dies ist jedoch absolut nicht notwendig und darf auch nicht verlangt werden.

Während der normalen Arbeitszeiten sollten Sie auch im Homeoffice erreichbar sein und Anrufe wie auch E-Mails in der aus dem Büro gewohnten Zeit beantworten. Alles, was darüber hinausgeht, ist Ihre Freizeit, sofern keine anderen Regelungen getroffen wurden.

Homeoffice = große Umstellung

Wer es gewohnt ist, regelmäßig und nach einem vorbestimmten Rhythmus zu arbeiten, ist mit den Freiheiten im Homeoffice womöglich überfordert oder schafft es nicht, zuhause eine Arbeitsroutine zu entwickeln.

Keine gewohnten Strukturen: Wer jahrelang im Büro gearbeitet hat, ist an die Strukturen und Abläufe gewöhnt. Hier kann das Homeoffice eine enorme Umstellung bedeuten. Morgens nicht mehr ins Büro zu fahren, keine Besprechungen und keinen festen Feierabend zu haben, ein Fehlen der vorgegebenen Tagesstruktur – das führt nicht selten dazu, dass einige ihren Arbeitstag tatsächlich im Pyjama bestreiten.
Keine klaren Grenzen: Alles läuft durcheinander, Berufs- und Privatleben vermischen sich zunehmend. Ein wenig Arbeit, dann noch schnell was im Haushalt erledigen, nochmal beruflich telefonieren, dann einkaufen und kochen, nebenbei E-Mails beantworten und beim Mittagessen weiterarbeiten. Längst nicht jeder oder jede schafft es, im Homeoffice die Grenze zwischen Beruf und Privatleben zu ziehen.
Keine sozialen Kontakte: Eine weitere Umstellung ergibt sich gerade für diejenigen, die lange Zeit im Büro gearbeitet haben – im Homeoffice gibt es nur selten jemanden zum Quatschen. Klar, Sie können (und sollten) Kolleginnen und Kollegen anrufen. Aber der übliche (und durchaus kreative) Plausch in der Kantine oder Kaffeeküche von Angesicht zu Angesicht fehlt – und damit auch manch soziale Bindung. Manche leiden dann unter der sozialen Isolation im Homeoffice und die fehlende Abwechslung in den eigenen vier Wänden kann zum Lagerkoller führen.

Organisation ist alles

Homeoffice bedeutet eben nicht, dass Sie völlig flexibel und nach Ihrem eigenen Rhythmus arbeiten können. Sie haben zwar mehr Freiheiten als im Büro, grundsätzlich aber gibt nach wie vor Ihr Arbeitgeber bzw. Ihre Arbeitgeberin die Zeiten vor, in denen Sie erreichbar sein müssen – was sich ändert, ist erst einmal lediglich der Arbeitsort.

Eine klare Regelung der Arbeitszeit ist daher im Homeoffice wichtig – auch in Ihrem eigenen Interesse. Ohne klare Grenzen haben Sie schließlich auch keinen echten Feierabend.

Fest vereinbarte Arbeitszeiten bedeutet allerdings auch: In diesem Zeitraum haben Sie keine Zeit für andere Aufgaben oder Ablenkungen. Vor allem Familie und Freunde werden das zu Beginn nicht verstehen, denn Sie sind ja zuhause und für jede und jeden erreichbar.

Daher möchten wir Ihnen einige praktische Tipps und Tricks an die Hand geben, wie Sie den Arbeitsalltag im Homeoffice erfolgreich bewältigen:

Frau am Schreibtsich vorm Laptop sitzend.

Sorgen Sie für eine angenehme Arbeitsumgebung. Richten Sie sich einen festen Arbeitsplatz ein. Falls möglich, sollte es eine deutliche Grenze zwischen Ihrem Arbeitszimmer und dem Rest der Wohnung geben, zum Beispiel eine Tür oder eine Stellwand. Nur so wird es für Sie und den Rest der Familie sichtbar, dass Sie bei der Arbeit sind.

Psychologisch wirkt es sich leistungssteigernd aus, wenn Sie nicht ständig Ihr Bett oder den Fernseher vor Augen haben. Verbannen Sie daher Ablenkungsquellen aus Ihrem Arbeitsbereich. Wer zwischen Wäschebergen und Abwasch ein Konzept erarbeiten, ein Telefonat oder eine Videokonferenz führen möchte, dem fehlt es oft an äußerer Ordnung. Denn diese bedingt die innere Klarheit – und diese bekommt man nur schwer, wenn im Außen Chaos herrscht.

Bevor Sie an die Arbeit gehen, stellen Sie sicher, dass Ihre Umgebung so aufgeräumt und sortiert ist, dass Sie sich wohlfühlen.
Setzen Sie sich an Ihren aufgeräumten Schreibtisch in einer schönen Umgebung. Alles, was Sie brauchen (wie Laptop, Notizbuch, Stift, Wasser, Kaffee) steht griffbereit.
Arbeiten Sie nicht an allen Orten in Ihrer Wohnung. Das Schlaf und Wohnzimmer sollten nicht als Arbeitsort dienen. Das Arbeitszimmer, die Terrasse und die Küche können beispielsweise als Arbeitsorte genutzt werden. So haben Sie die Möglichkeit für räumliche Wechsel und können tageszeitabhängig dort arbeiten, wo beispielsweise die Sonne ins Zimmer scheint. Gleichzeitig gibt es Orte in Ihrer Wohnung, die Sie nicht mit Arbeit verbinden und in denen Sie Ihren Feierabend und Ihre Freizeit verbringen.

Wo und wie die Grenzen zwischen Arbeit und Privatem im Homeoffice verlaufen, ist sehr individuell. Fragt man Menschen, die ausgiebig Erfahrung mit der Arbeit im Homeoffice gesammelt haben, raten diese oft, klare Grenzen zwischen Privatem und Beruflichem zu ziehen. Arbeit im Pyjama ist bestimmt „gemütlich“, aber nicht empfehlenswert. Die richtige Kleidung verhilft Ihnen im Unterbewusstsein zu höherer Arbeitsleistung.

Teilen Sie sich Ihren Tag ein. Setzen Sie sich Ziele und Teilziele, im Idealfall mit einer täglichen und wöchentlichen To-do-Liste. Entscheiden Sie, was wirklich wichtig und dringend ist und was noch Zeit hat oder delegiert werden kann. Dafür eignen sich besonders gut die Eisenhower-Methode und die ABC-Technik.

Eine große Gefahr im Homeoffice ist zudem, zu arbeiten, ohne genau zu wissen, was bis wann erledigt werden sollte. Gerade Menschen, denen es schwerfällt, sich selbst zu organisieren, sollten mit ihrem Vorgesetzten genaue Ziele festlegen und den Tag und die Woche im Voraus planen.

Bevor Sie mit Ihrer Arbeit loslegen, planen Sie, was zu tun ist. Planen Sie den Tag früh morgens oder am Vorabend grob vor. Natürlich kommt in der Regel Unvorhergesehenes dazu. Nichtsdestotrotz tut es gut, mit einer klaren Struktur an die Arbeit zu gehen:

Was sind die drei wichtigsten Ergebnisse, die ich heute erarbeiten möchte?
Was wird ungefähr wie lange dauern?
Welche Schnittstellen habe ich heute mit wem aus dem Team?
Wann mache ich Pausen? Was brauche ich für mein Wohlbefinden?

Zugegeben, der „Anfahrtsweg“ war sehr kurz und Sie haben viel Zeit gespart. Aber: Sobald Sie im heimischen Büro angekommen sind, sollten Sie mit Ihrer Arbeit beginnen. Fangen Sie nicht erst noch an, aufzuräumen oder Zeitung zu lesen.

Legen Sie sich Kernarbeitszeiten fest, so wie Sie das auch im Büro handhaben würden. Tragen Sie diese in Ihren Kalender ein. So wissen Ihre Kollegen und Vorgesetzten genau, wann sie Sie erreichen können.

Grundsätzlich benötigen Sie zudem die passende technische Ausstattung, um effektiv zu sein: Ein Laptop, idealerweise ein zusätzlicher Monitor, eine stabile Internetverbindung sowie ein Headset für Video- und Telefonkonferenzen sollten vorhanden sein. Neben den klassischen Office-Anwendungen benötigen Sie außerdem die entsprechende Software, um schnell und einfach auch mit mehreren Kollegen oder Kunden in Verbindung treten zu können. Lassen Sie sich in neue Tools (z. B. für Telefon- und Videokonferenzen) einweisen und wählen Sie sich einige Minuten vor Beginn der Termine ein.

Noch wichtiger als bisher wird die Pflege des eigenen Kalenders: Ihre Kollegen sehen nicht mehr, ob Sie gerade am Schreibtisch sitzen oder im Gespräch sind. Pflegen Sie deshalb Ihren Kalender so, dass immer klar ist, ob Sie gerade in einem virtuellen Meeting sind oder nicht – so vermeiden Sie unnötige Störungen. Tragen Sie außerdem klar Ihre Arbeits- und Abwesenheitszeiten ein – und halten Sie sich daran!

Ablenkung zu minimieren ist eines der effektivsten Mittel, um produktiv zu arbeiten – insbesondere beim Arbeiten im Homeoffice. Denn das fokussierte Arbeiten führt dazu, dass Sie im Laufe des Tages deutlich mehr schaffen.

Trennen Sie Privates vom Beruflichen: Erledigen Sie im Homeoffice keinen privaten Papierkram, telefonieren Sie nicht mit Freunden oder surfen Sie nicht privat im Internet. Ziehen Sie klare Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben. Lassen Sie die Grenzen nicht verschwimmen.
Legen Sie das private Telefon während Ihrer Fokusphasen gerne vollständig außer Sicht und Griffweite. Der Griff zum Telefon ist so schlicht nicht möglich.
Lassen Sie Terminerinnerungen auf Ihrem Laptop zu, damit Sie in Ihren Fokusphasen keine wichtigen Meetings und Telefonate verpassen.

Halten Sie Pausen ein. Besonders bei der Arbeit im Homeoffice ist es wichtig, sich regelmäßig zu entspannen und Off-Screen-Zeiten zu schaffen.

Unsere Pausen-Tipps für Sie:

Wechseln Sie den Ort: Entfernen Sie sich in Ihren Pausen ganz bewusst von Ihrem Arbeitsplatz und nehmen Sie Ihr Mittagessen, Ihren Sack und Ihr Getränk an einem Ort ein, an dem Sie nicht arbeiten. Auch ein kleiner Spaziergang oder ein privater Anruf in der Mittagspause können schöne Abwechslungen sein. Vor allem Bewegung tut gut, auch um den Kopf freizubekommen und neue Energie zu sammeln. Ein Vorteil vom Homeoffice ist, dass beispielsweise eine Runde joggen oder Yoga ohne großen Zeitaufwand leicht in den Arbeitstag integrierbar sind.
Richten Sie sich feste Pausenzeiten ein: Legen Sie sich offizielle Pausenzeiten fest und kommunizieren Sie diese klar an Kollegen und Vorgesetzte. So bleiben Sie in diesen Zeiten weitgehend ungestört und können sich wirklich erholen.

Machen Sie einen echten Feierabend, wenn Ihr Tagwerk vollbracht ist. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, machen Sie die Geräte aus. Fangen Sie nicht abends erneut mit der Arbeit an, nur, weil Ihnen gerade nichts Besseres einfällt.

Kommunizieren Sie regelmäßig mit Kollegen per Videokonferenz, Telefonat oder Chat. Sozialer Kontakt darf auch im Homeoffice nicht zu kurz kommen. Regeltelefonate sind für die effektive Zusammenarbeit im Team unerlässlich.

Wählen Sie das passende Kommunikationsmedium für die jeweilige Aufgabe sorgfältig aus (beispielsweise E-Mail bzw. Chat für Push-Nachrichten mit einfachen Sach-Informationen und Video für persönlichen Austausch, komplexere Fragen oder Problemlösungen).

Sie schaffen dadurch eine andere Form der Kommunikation: Wir sehen einander im Team und können die Reaktionen und Gefühlslagen der anderen auch beim Arbeiten im Homeoffice besser einschätzen.

Arbeit und Kinderbetreuung miteinander vereinbaren

Grundsätzlich kann die Arbeit im Homeoffice ein großes Plus für Ihre Work-Life-Balance sowie die Vereinbarkeit von Beruf und Familie bedeuten. Wenn jedoch krisenbedingt auch Schulen, Kindergärten und Kindertagesstätten geschlossen sind, kann das Homeoffice mit sich langweilenden Kindern zu einer Zerreißprobe für Ihre Nerven werden. Wie also klappt der Spagat zwischen Kinderbetreuung und produktiver Arbeit?

Beide Eltern sind im Homeoffice? Versuchen Sie gar nicht erst, gleichzeitig zu arbeiten. Vor allem kleine Kinder müssen erst mal begreifen, dass Mama und Papa keine Ferien haben, obwohl sie jetzt zu Hause sind – und damit doch eigentlich wunderbar mit ihnen spielen könnten! Deshalb: Nehmen Sie sich die Zeit, erklären Sie Ihren Kindern die Situation und machen Sie anschließend nach Möglichkeit mit den Kindern einen genauen Zeitplan. Was macht die Familie wann und wo gemeinsam? Planen Sie gemeinsame Mahlzeiten, Spiel und Bewegungspausen. Und legen Sie fest, wann sich jede und jeder allein beschäftigt: Schulkinder mit ihren Lernübungen, die Kleineren mit Puzzeln, Ausmalbildern und Hörspielen. Hängen Sie den Plan für alle gut sichtbar in der Wohnung auf.
Machen Sie Zeiten aus, wer wann für die Kinderbetreuung zuständig ist und wer wann seine Arbeitsphasen hat. Halten Sie sich gegenseitig den Rücken frei, so gut es geht.
Vergessen Sie den Perfektionismus: Vermutlich wird aktuell ständig eines zu kurz kommen – entweder die Kinder oder die Arbeit. Stellen Sie sich mental auf Abstriche ein. Sie werden nicht acht Stunden am Tag produktiv und hochkonzentriert in aller Ruhe arbeiten können. Und Sie können die Kinder nicht pädagogisch wertvoll den Tag über beschäftigen, beschulen und an der frischen Luft bewegen. Und dann ist da ja auch noch der Haushalt ... Verabschieden Sie sich vom Perfektionismus. Es wird ein bisschen von allem sein und es wird alles nicht so gut sein wie „normalerweise“. Aktuell ist nämlich gerade nichts normal.
Flexibilität ist Trumpf: Die Kinder wollen gerade einfach gar nicht? Sie können sich auch nicht wirklich konzentrieren? Dann weg mit dem Laptop. Schieben Sie eine Kinderzeit ein. Das Gute am Homeoffice ist ja, dass Sie sich die Arbeitszeit etwas freier einteilen können. Machen Sie kleinere Einheiten. Nutzen Sie die Zeiten, in denen die Kinder beschäftigt sind. Geben Sie nach, wenn es gerade nicht funktioniert. Auf lange Sicht werden Sie so produktiver sein. Es werden Tage dabei sein, an denen weniger geht, und dafür aber auch andere, an denen es besser läuft!
Richten Sie den Kleinen ein eigenes Homeoffice ein: Wer nicht gerade einen Teenager daheim hat, der sich über viel zusätzlichen Schlaf und Freizeit im eigenen Zimmer freut, wird seine Kinder jetzt viel häufiger zu sehen bekommen als im üblichen Alltag. Denn insbesondere Kleinkinder wünschen sich natürlich die Nähe der Eltern. Wollen Sie nicht ständig den Spagat machen zwischen provisorischem Büro und Kinderzimmer, dann richten Sie doch in der Nähe Ihres Arbeitsplatzes auch ein kleines Homeoffice für die Kinder ein. An dem Tischchen mit Arbeitsutensilien, wie Stiften, Papieren, Scheren, können die Kleinen dann Platz nehmen, basteln und so eine Zeit lang „arbeiten“ – genau wie die Großen.
Versuchen Sie es mit einer Remote-Kinderbetreuung: Lassen Sie Ihre Kinder beispielsweise mit den Großeltern per Video-Call in Kontakt treten. Die Großeltern können den Kindern etwas vorlesen oder gemeinsam etwas basteln.
Bewahren Sie Struktur: Bei aller Flexibilität sollten Sie aber – auch um der Kinder willen – auf ein bisschen Struktur achten. Frühstücken Sie gemeinsam jeden Tag etwa um dieselbe Uhrzeit, das Gleiche gilt fürs Mittag- und Abendessen. Schicken Sie die Kinder zur gleichen Uhrzeit ins Bett wie sonst auch. Haben Sie ein Schulkind, machen Sie mit ihm eine feste Tageszeit oder mehrere Zeiten für die Schulaufgaben aus. Auch mit kleineren Kindern können Sie versuchen, täglich den gleichen Ablauf zu leben. Wenn Sie Glück haben, gewöhnen sie sich daran, zum Beispiel jeden Tag nach dem Frühstück allein zu spielen.