Klärung der Rahmenbedingungen:
Vor der Durchführung des Health Checks werden die Rahmenbedingungen gemeinsam definiert:
- Was ist Auftrag, Rahmen und Umfang des zu bewertenden Projektes?
- In welcher Phase befindet sich das Projekt? Wie sieht die weitere Projektplanung aus?
- Wer sind die Ansprechpersonen für die Durchführung des Projektreviews?
- Wem sollen die Ergebnisse und Handlungsempfehlungen vorgestellt bzw. mit wem sollen diese diskutiert werden?
Durchführung von Interviews:
Der Health Check wird mithilfe strukturierter Interviews durchgeführt. Diese werden, sofern zweckdienlich, durch Dokumenten-Reviews ergänzt. Die Basis dafür bildet ein umfangreicher Fragenkatalog, der sich an der S-O-S-Methode© orientiert. Diese beschreibt ein Standardvorgehen beim Projektmanagement und wurde speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt. Dabei werden drei Treiber-Kategorien für den Projekterfolg definiert:
- Strategische Ausrichtung
- Organisatorisches Umfeld
- Systemunterstützung, Methoden und Verfahren
Diese Kategorien werden jeweils in Erfolgsfaktoren untergliedert. Jeder davon wird im konkreten Projekt mit Hilfe des Fragenkataloges detailliert analysiert und bewertet. So entsteht ein systematisch entwickeltes Gesamtbild des Projektstatus.
Auswertung und Ergebnis:
Alle geführten Interviews werden systematisch dokumentiert und aufbereitet. Auf dieser Basis wird der Projektstatus bewertet und ein möglicher Handlungsbedarf festgestellt. Gegebenenfalls werden dann gemeinsam mit dem Auftraggeber bzw. der Auftraggeberin geeignete Handlungsoptionen oder Maßnahmen definiert. Bei Bedarf kann die PD auch deren Umsetzung begleiten.
Die Ergebnisdokumentation stellt schließlich alle Interviewergebnisse und Beobachtungen in strukturierter Form je Erfolgsfaktor dar. Sofern ein Umsteuern des Projektes notwendig erscheint, werden auch die dafür geeigneten Handlungsempfehlungen vorgestellt. Eine Abschlusspräsentation zum Ende des Health Checks fasst die Bewertungen und Handlungsempfehlungen noch einmal in gebündelter Form zusammen.
