Sehr geehrte Damen und Herren,

#NieWiederIstJetzt ist der Hashtag, mit dem sich derzeit viele Menschen in Deutschland zu Demokratie, Toleranz und Offenheit bekennen, und dieser ist Anlass für Bekundungen und Demonstrationen. Die PD ist als öffentliches Unternehmen dem Gemeinwohl verpflichtet – für alle Menschen, egal welcher Herkunft, welchen Aussehens oder sonstiger Merkmale. Wir arbeiten täglich für die Zukunft der öffentlichen Verwaltung und damit für die Zukunft dieses Landes. Für diese Zukunft positionieren wir uns klar gegen jede Form von Diskriminierung, Rassismus und Hass – und zeigen das im Umgang miteinander bei der PD und gegenüber unseren Kundinnen und Kunden.

Die Zukunft der Verwaltung wird stark von ihrer wirtschaftlichen Handlungsfähigkeit geprägt. Angesichts aktueller Diskussionen über die Nutzung öffentlicher Haushalte hat ein PD-Team zehn Ansätze für eine wirtschaftlich handelnde öffentliche Verwaltung erarbeitet. Die Vorschläge stellen wir heute vor. Sie werden von eingängigen Maßnahmen ergänzt, sodass einer wirksamen Umsetzung eigentlich nichts im Wege steht.

Mit dem digitalen Wissensmanagement beschäftigt sich unser zweiter Beitrag. Die Bestrebungen zur Digitalisierung sind hierbei eine notwendige Grundlage, auf der der zeitgemäße „Wissensbetrieb Verwaltung“ aufbaut. Zahlreiche Informationen werden nicht nur digital verfügbar gemacht, sondern miteinander verbunden. Angesichts des bevorstehenden Fachkräftemangels ist dies ein immens wichtiger Beitrag.

Die Zukunftsfähigkeit unserer Schulen ist das Thema in unserem dritten Beitrag des heutigen Newsletters. Die PD begleitet seit über einem Jahr den Aufbau des „Schul-IT-Navigators“. Dabei ist – auf den Erfahrungen von circa 50 Schulen aufbauend – eine Plattform entstanden, die Informationsmaterial, Ausschreibungsvorlagen und Erfahrungsberichte kostenfrei zur Verfügung stellt. Die Investitionen in die IT-Ausstattung an Schulen können beginnen.

Die Transformation innerhalb der Verwaltung zu begleiten, ist einer der Schwerpunkte, die wir uns gesetzt haben. Welche Erfahrungen haben Sie gemacht? Wir freuen uns über den Austausch mit Ihnen.

Ihre

Stéphane Beemelmans und Claus Wechselmann

Die Konfrontation mit multiplen Krisen, der sich zuspitzende Fachkräftemangel und sinkende finanzielle Spielräume bedrohen die Handlungsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung. Die Aufnahme zusätzlicher Schulden, um beispielsweise in eine klimaneutrale Wirtschaft und Gesellschaft zu investieren, ist durch gestiegene Zinsen und die Entscheidung des Bundesverfassungsgerichts vom November 2023 schwieriger geworden.

Wie es dem öffentlichen Sektor vor diesem Hintergrund gelingen kann, seine wirtschaftliche Leistungsfähigkeit zurückzugewinnen, zeigen Expertinnen und Experten der PD in der im Januar 2024 veröffentlichten Studie „Zehn Ansätze für eine gestaltende und wirtschaftlichere Verwaltung“. Darin werden zu den zehn, auf allen föderalen Ebenen der Verwaltung in Deutschland anwendbaren Ansätzen, konkrete Umsetzungsschritte empfohlen.

Potenziale für eine wirtschaftlichere Verwaltung liegen in unterschiedlichen Bereichen – von der Hebung der Digitalisierungsrendite über eine wirtschaftlichere Auftragsvergabe bis hin zu einem professionelleren Fördermittelmanagement. Ein gestärktes Controlling, die Einführung einer strategischen Personalplanung und die Professionalisierung der Planung des Mitteleinsatzes sind hierfür wesentliche Voraussetzungen.

Die zehn Handlungsempfehlungen wurden entlang der Dimensionen „Wirtschaftlichkeitspotenzial“, „Nachhaltigkeit“, „Durchsetzbarkeit“ und „Umsetzungsgeschwindigkeit“ eingestuft und eine gesamthafte Umsetzung vorgeschlagen. Externe Expertinnen und Experten aus Verwaltung, Gewerkschaften, Verbänden und Wissenschaft haben diese Empfehlungen kommentiert.

Behörden auf allen föderalen Ebenen erschaffen fortlaufend eine große Menge an Informationen – als Berichte, Vermerke oder Handlungsempfehlungen. Zielgerichtet eingesetzt, dokumentiert und weitergegeben sorgt dieses Wissen für effiziente Verwaltungsabläufe im Beziehungsgeflecht von Staat, Wirtschaft und Gesellschaft. Für die Zukunftsfähigkeit der öffentlichen Verwaltung ist es von entscheidender Bedeutung, dass mit diesem Wissen und dem Know-how der eigenen Mitarbeitenden zeitgemäß umgegangen wird.

In ihrer aktuellen Veröffentlichung „Zukunftsfeste Verwaltung braucht digitales Wissensmanagement“ stellt die PD zehn Tipps für die erfolgreiche Einführung von digitalem Wissensmanagement in der Verwaltung vor. Darin wird aufgezeigt, wie bislang übliche Vorgehensweisen und Rollenmodelle in der öffentlichen Verwaltung durch die strukturierte Verankerung eines digitalen Wissensmanagements überwunden werden können. Digitales Wissensmanagement ist dabei als strategische Daueraufgabe und zentrale Arbeitseinheit zu begreifen, die durch konkrete Maßnahmen und mit geeigneten digitalen Anwendungen das Erreichen der Organisationsziele begünstigen. Es gilt, den Wissensbetrieb Verwaltung nachhaltig und damit zukunftsfähig aufzustellen.

Insbesondere vor dem Hintergrund des sich verschärfenden Personal- und Fachkräftemangels können daher digitale Technologien und der Einsatz von künstlicher Intelligenz beim Wissensmanagement im öffentlichen Sektor in hohem Maße unterstützen. Wenn Sie mehr über das Thema erfahren möchten, sprechen Sie uns gerne an.

Der digitale Transformationsprozess der Schulen in Deutschland beschäftigt die Schulträger nach wie vor. Ziel ist es, Kindern, Jugendlichen und Lehrkräften eine zeitgemäße Lern- und Lehrumgebung bereitstellen zu können. Hierfür ist es notwendig, allen etwa 5.500 öffentlichen Schulträgern eine auskömmliche IT-Infrastruktur und ‑Ausstattung zur Verfügung zu stellen.

Auf dem Weg zur Professionalisierung ihrer Schul-IT können diese nun von den Erfahrungen von über 50 Schulträgern profitieren. Nach dem Motto „Aus der Praxis für die Praxis“ wurden die ersten Umsetzungserfahrungen zusammengefasst und Umsetzungshilfen abgeleitet. Diese stehen auf der Webseite „Schul-IT-Navigator“ zur kostenlosen Nutzung bereit, um konkrete Schul-IT-Vorhaben zu unterstützen. Dazu gehören Muster für den Schul-IT-Support, Praxisbeispiele für interkommunale Lösungen, Musterleistungsbeschreibungen, Ausstattungskonzepte oder Leitfäden für die Informationssicherheit.

Die Muster-IT-Materialien wurden von der PD im Rahmen einer Ressortforschung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) erstellt. Finanziert aus Mitteln des Deutschen Aufbau- und Resilienzplans (DARP) dienen sie dem Abbau von Investitionshemmnissen.

Das PD-Team „Kommunalberatung“ berät seit 2021 deutschlandweit kleinere, mittlere und große Kommunen bei der Umsetzung der komplexen Aufgaben im Kontext Schul-IT. Relevante Akteure aus Bund, Ländern, Kommunen und Wissenschaft sowie auch kommunale IT-Dienstleister tragen mit ihrer Expertise und Reichweite zu einer hohen Wirkung des „Schul-IT-Navigators“ bei.

Die PD begleitet den strategischen Leitdialog des Bundeskanzlers „Allianz für Transformation“ beim Thema Kreislaufwirtschaft

Bei ihrem vierten Spitzentreffen im Januar 2024 hat sich die „Allianz für Transformation“ im Bundeskanzleramt auf konkrete Maßnahmen verständigt, um „die Kreislaufwirtschaft in Deutschland systematisch zu stärken“. Dies biete nicht nur große Chancen für Wachstum, Beschäftigung und eine internationale Technologieführerschaft Deutschlands, sondern könne auch dabei unterstützen, die Klimaziele zu erreichen sowie die Abhängigkeit von Rohstofflieferungen zu verringern und dadurch die Versorgungssicherheit in und die Souveränität von Deutschland und Europa zu erhöhen.

Das Treffen mit hochrangigen Vertreterinnen und Vertretern aus Wirtschaft, Wissenschaft und Zivilgesellschaft fand unter der Leitung von Bundeskanzler Olaf Scholz sowie mit der Teilnahme von Vize-Kanzler und Bundeswirtschaftsminister Dr. Robert Habeck und Bundesumweltministerin Steffi Lemke statt.

Die PD hat das Bundeskanzleramt bei der Vorbereitung dieses vierten Transformationsdialogs begleitet. Das PD-Team „Strategie“ hat hierbei zwei Stakeholder-Workshops moderiert und die „Allianz für Transformation“ dabei unterstützt, ein Impulspapier und ein Kommuniqué zu den Chancen und Herausforderungen der Kreislaufwirtschaft sowie mit konkreten Handlungsfeldern zu erarbeiten. Zudem wurden das Dialogformat und der Prozess gemeinsam mit dem Team im Bundeskanzleramt reflektiert.

Die PD unterstützte die Stakeholder-Beteiligung der Ernährungsstrategie des Bundes

„Gutes Essen für Deutschland – Ernährungsstrategie der Bundesregierung“ so lautet ein Beschluss des Bundeskabinetts von Mitte Januar 2024. Die Ernährungsstrategie soll es allen Menschen in Deutschland leichtmachen, gut – das heißt: gesund und nachhaltig – zu essen.

Das PD-Team „Strategie“ hat das Bundesministerium für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) als federführendes Ressort bei der Konzeption und Durchführung eines großangelegten Konsultationsprozesses unterstützt. Dabei wurde ein breites Spektrum an unterschiedlichen Stakeholdern in die Erarbeitung der Ernährungsstrategie eingebunden – unter anderem aus Wissenschaft, Ernährungswirtschaft, Umwelt- und Verbraucherschutz, Gesundheitssektor, Ländern, Kommunen und Zivilgesellschaft.

PD-Firmenspende

Am Ende des Jahres 2023 hat die PD wie auch in den Jahren zuvor an gemeinnützige Organisationen gespendet. Mit der jährlichen Firmenspende sollen insbesondere das Engagement für Kinder und Bedürftige sowie den Schutz der Umwelt unterstütz werden.

Die PD-Beschäftigten konnten Vorschläge für mögliche Spendenempfänger-Organisationen einreichen, über die bis Mitte Dezember unternehmensweit abgestimmt wurde. Auf der PD-Webseite stellen wir acht der neun Organisationen vor, die mit der PD-Firmenspende von insgesamt 20.000 Euro bedacht wurden.

Gesellschafterforum Landesbau zu Bauzustandsbewertung und Immobilienstrategie im März 2024

Mit dem Ziel, den Erfahrungsaustausch mit und zwischen den Gesellschaftern sowie deren Wissenszuwachs zu fördern, bietet das PD-Team „Landesbau“ ein Gesellschafter-Forum an. Durch dieses bundesweite Vernetzungsformat können sich insbesondere Vertreterinnen und Vertretern von Landesbauverwaltungen austauschen und Best-Practice-Lösungen kennenlernen.

Zu unserem nächsten, kostenfreien Gesellschafterforum, durchgeführt als Online-Workshop, laden wir Sie als Mitglieder des PD-Gesellschafterkreises ganz herzlich ein:

„Portfolio kennen – Bauzustand erkennen – Immobilienstrategie entwickeln“ am 5. März 2024, von 10 bis 12 Uhr

Landesbauverwaltungen verfügen über einen großen diversifizierten Immobilienbestand. Eine leistungsfähige Gebäudeinfrastruktur als Basis für eine zukunftsstarke Verwaltung wird auch durch ein aktives Portfoliomanagement erreicht. Um eine transparente Entscheidungsbasis für den Umgang mit dem Portfolio aufbauen zu können, müssen eine Datengrundlage geschaffen werden und der Bauzustand bekannt sein. Darauf aufbauend können Immobilienstrategien entwickelt werden. Wir möchten gemeinsam an Beispielen die Herausforderungen diskutieren und uns zu Impulsen für die Entwicklung einer Strategie austauschen.

Melden Sie sich bitte hier an: https://terminplaner.dfn.de/ec21rcHj7GQxSbE3, wenn Sie an diesem Online-Workshop teilnehmen möchten. Um Informationen zu weiteren Veranstaltungen zu erhalten, schreiben Sie an: landesbau@pd-g.de.

Die PD auf Veranstaltungen

Im Rahmen des diesjährigen Creative Bureaucracy Festivals (CBF) fand am 1. Februar 2024 die zweite Ausgabe des „Creative Bureaucracy Community Space“ statt. Rund 50 Vertreterinnen und Vertreter öffentlicher Bundes- und Landesinstitutionen aus Berlin, von zivilgesellschaftlichen Interessensvertretungen aus Deutschland und Österreich sowie von ehrenamtlich tätigen Organisationen diskutierten darüber, wie etablierte partizipative Formate aus dem zivilgesellschaftlichen Kontext auf Projekte der Verwaltungstransformation übertragen werden können. Das könnte dazu beitragen, die Akzeptanz von Veränderungsprozessen innerhalb der Verwaltung weiter zu erhöhen.

Das alle zwei Monate in Berlin stattfindende Format „Community-Space“ des Creative Bureaucracy Festivals bietet einen Gesprächsraum über relevante Festivalthemen und Impulse für die Ausgestaltung des Festivals gibt. Die PD als langjährige Hauptfestivalpartnerin des CBF bringt aktuelle Themen der Verwaltungstransformation ein.

Der diesjährige „Digitale Kick-Off“ zum „Creative Bureaucracy Festival 2024“ findet am 21. März statt, das Festival wird am 13. Juni in Berlin seine Tore öffnen.

// Aus der Verwaltung // Mit dem Pilotprojekt „LLMoin“ testet die Freie und Hansestadt Hamburg den Einsatz eines eigenen Large Language Models (LLM), das auf künstlicher Intelligenz (KI) basiert. Seit Dezember 2023 stehen für rund 100 Testerinnen und Tester vier Funktionen zur Verfügung. Das Ziel ist es, Erkenntnisse für eine mittelfristige LLM-Strategie in der Hamburger Verwaltung zu gewinnen. Large Language Models können KI-basiert lange Texte in Sekundenschnelle zusammenfassen und unterstützen bei der Recherche und Texterstellung.

Die Science Group der PD entwickelte 2023 eine solche Anwendung für die Antworten auf „Kleine parlamentarische Anfragen“ des Deutschen Bundestags. Wir haben im Januar-Newsletter darüber berichtet. Darüber hinaus zeigt sich der Mehrwert des Einsatzes von künstlicher Intelligenz für Verwaltungen  bereits in laufenden Projekten auf Bundes- und Länderebene, im Rahmen derer das PD-Team der Science Group KI-basierte Anwendungen entwickelt.

// Aus der Marktwelt // Aus der aktuellen Bertelsmann-Studie „Klimapolitik und soziale Gerechtigkeit“ geht hervor, dass der fortschreitende Klimawandel mehr als der Hälfte der Menschen in Deutschland Sorgen bereitet. Insofern wird die Energiewende von knapp 70 Prozent und die Verkehrswende von 56 Prozent der Befragten befürwortet. Gleichzeitig wird die Gestaltung der Transformation mehrheitlich als ungerecht empfunden. So sehen 55 Prozent der Befragten den gesellschaftlichen Zusammenhalt bei der Art der Umsetzung von klimapolitischen Maßnahmen als bedroht an.

Das PD-Team „Nachhaltigkeit Umwelt und Klimaschutz“ unterstützt die öffentliche Verwaltung auf allen föderalen Ebenen in Projekten zur Energie-, Wärme- und Mobilitätswende sowie zur Klimafolgenanpassung. Bei der Beratung achtet das PD-Team dabei auf ein sinnvolles Ausbalancieren sozialer, ökologischer und wirtschaftlicher Wirkungen.

Wir suchen Consultants, Werkstudierende sowie Managerinnen und Manager für unsere Teams Strategische Verwaltungsmodernisierung und Bau, Infrastruktur, Kommunalberatung sowie Mitarbeitende für unsere internen Bereiche. Besuchen Sie unsere Karriereseite!