Vorbereitung zur Einführung der E-Verwaltungsarbeit im Landesbetrieb Straßenbau Nordrhein-Westfalen

Gemäß § 9 E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen (EGovG NRW) sollen die Verwaltungsabläufe in den Behörden des Landes Nordrhein-Westfalen künftig elektronisch abgewickelt und gestaltet werden. Mit der Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) und der elektronischen Laufmappe (E-Laufmappe) im Zusammenhang mit der Digitalisierung eingehender Papierpost (ersetzendes Scannen) sollen die Verwaltungsabläufe digitalisiert und damit beschleunigt, der Akten-Zugriff erleichtert und die Bearbeitungsqualität erhöht werden. Für die Umsetzung dieses Vorhabens, das im Rahmen des Programms Digitale Verwaltung NRW (DVN) erfolgt, ist der Landesbetrieb Straßenbau Nordrhein-Westfalen (Straßen.NRW) verantwortlich.

Die Einführung von E-Akte, E-Laufmappe und ersetzendem Scannen stellt den Landesbetrieb Straßen.NRW vor besondere Herausforderungen: Bedingt durch die komplexe organisatorische Struktur des Landesbetriebs mit seinem Betriebssitz, der Landesverkehrszentrale, 8 Regionalniederlassungen sowie 55 Straßenmeistereien ist die Einführung der elektronischen Verwaltungsarbeit weitaus komplizierter und aufwendiger als bei einer Behörde mit wenigen Dienststellen. Darüber hinaus erschweren die großformatigen Pläne, technischen Zeichnungen und das Kartenmaterial im Rahmen von Bau- und Instandsetzungsarbeiten des Landesbetriebs die Digitalisierung der Eingangspost und der gesamten Geschäftsprozesse in hohem Maße.

Die PD hat Straßen.NRW insbesondere mit folgenden Leistungen unterstützt:

• Abstimmung des Vorgehens und der Projektorganisation
• Identifizierung der Anforderungen an die organisatorischen und technischen Voraussetzungen zur Durchführung des Einführungsprojekts im Rahmen des Programms DVN und Unterstützung bei der Erfüllung dieser Anforderungen:

• Unterstützung bei der Anpassung des Aktenplans im Hinblick auf die Nutzung elektronischer Akten
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung einer vorbereitendenden Windows-Migration von Arbeitsplatzrechnern
• Unterstützung bei der Planung der Einrichtung einer ADFS-Vertrauensstellung für den Einsatz von E-Akte und E-Laufmappe
• Unterstützung bei der Konzeption zur Digitalisierung des Posteingangs unter Berücksichtigung des Eingangs großformatiger Planungsunterlagen und technischer Zeichnungen
• Entwicklung einer geeigneten Einführungsstrategie für den Roll-out der Komponenten im Folgeprojekt der Einführung der E-Verwaltungsarbeit

• Aufbau von Projektmanagementstrukturen zur Durchführung der Einführung von E-Akte, E-Laufmappe und ersetzendem Scannen
• Projektübergabe und Einweisung der unterstützenden Beraterinnen und Berater des Folgeprojekts

Der Start des Folgeprojekts erfolgte überlappend. Dank der konzeptionellen Vorüberlegungen sowie der technischen und konzeptionellen Vorbereitungen seitens der PD konnte eine optimale Ausgangsposition für die erfolgreiche Einführung von E-Akte, E-Laufmappe und ersetzendem Scannen im Landesbetrieb Straßen.NRW erreicht werden.