Organisationsmitentwicklung im ITZBund

Das ITZBund (Informationstechnikzentrum Bund) wurde mit Wirkung zum 1. Januar 2016 im Rahmen der IT-Konsolidierung des Bundes als zentraler IT-Dienstleister der Bundesverwaltung errichtet. Das ITZBund betreut aktuell mit circa 3.100 Beschäftigten circa 91.000 IT-Arbeitsplätze. Heute nutzen weit über eine Million Anwender:innen aus Verwaltung und Wirtschaft die IT-Lösungen des ITZBund.

Das ITZBund befindet sich in einem kontinuierlichen, nach innen und außen gerichteten Veränderungsprozess, der hohe technologische Erwartungen an das IT-Dienstleistungsunternehmen stellt. Die fortlaufende Neuausrichtung des ITZBund verlangt den Beschäftigten sowohl individuell als auch in ihren Teams sowie innerhalb der Organisation große Veränderungsbereitschaft ab. Das ITZBund kann die organisationalen Herausforderungen nur meistern, wenn es alle Beschäftigten aktiv und problemlösungsgerichtet in die Mitwirkung ihrer komplexen Veränderungsvorhaben integriert.

Die PD hat das ITZBund daher ab 2017 bei der Etablierung einer Organisationseinheit für Veränderungsmanagement (VM-Organisationseinheit) unterstützt und den Mitgliedern der neu gegründeten VM-Organisationseinheit 2019 beratend zur Seite gestanden.

In der Folge hat die PD gemeinsam mit der VM-Organisationseinheit den organisational-funktionalen Aufbau, die Kooperationen mit naheliegenden Organisationseinheiten, methodische Vorgehensweisen in Veränderungsvorhaben erarbeitet und erste Umsetzungen in der Organisation begleitet.

Der Mehrwert der VM-Organisationseinheit für das ITZBund bestätigte sich bereits 2019 in ersten reorganisationsbezogenen hausinternen Beauftragungen.

Die Beratung der PD gliederte sich in zwei Phasen: Zunächst unterstützte die PD das ITZBund im Rahmen eines dreijährigen Ertüchtigungsprojekts. Dabei standen die Kommunikation der Projektergebnisse in die Linienorganisation mit ihren digitalen, analog-interaktiven Formaten und die jährlich durchgeführten Bereitschaftsanalysen („Fieberthermometer“) zum Umsetzungsreifegrad im Mittelpunkt.

Die zweite Beratungsphase beinhaltete den Aufbau und die organisationale Verankerung der VM-Organisationseinheit, die künftig als Veränderungsbegleiterin Projekt- und Reorganisationsvorhaben im Haus unterstützen soll.

Die Beratungsleistungen der PD für das ITZBund erfolgten für

• den Aufbau und die Etablierung von Veränderungsmanagement (VM) als interne Organisationseinheit,
• die VM-Konzeptentwicklung und die Entwicklung eines VM-Methodenhandbuchs,
• die Begleitung bei der Konzeptentwicklung der Organisationseinheit OE,
• die Begleitung der ersten Professionalisierungsschritte „on-the-job“,
• erste Erprobungen von VM-Maßnahmen und OE-Standardprozessen für eine interne Reorganisation,
• die kommunikative Begleitung von Führungskräften während laufender Reorganisationen.

Im Ergebnis profitiert das ITZBund durch die strukturell-organisationale Verankerung einer professionellen internen VM-Beratungseinheit, die mit ihrem etablierten strukturellen, interaktiven und kommunikativen Vorgehen nicht nur Qualität und Wirkungen von Veränderungsvorhaben künftig mitbefördert, sondern Führungskräfte und Beschäftigte in ihren Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten stärkt.