Gesamtliegenschaftskonzept für das Auswärtige Amt

Wie kann das Immobilienportfolio des Auswärtigen Amts den neuen Arbeitswelten und dem Ziel der Klimaneutralität von Gebäuden gerecht werden? Wie sollte das Ministerium mit den Anforderungen an Wirtschaftlichkeit, Effizienz und Flächenersparnis umgehen?

Das Ziel einer ganzheitlichen Betrachtung des Immobilienbestands des Auswärtigen Amts ist es, liegenschaftsübergreifende Optimierungen und Synergien zu erfassen, die bei einer einzelnen Betrachtung separater Immobilienprojekte nicht erkennbar sind.

Die PD begleitet seit fast drei Jahren das Auswärtige Amt bei der Entwicklung und Umsetzung eines bundesweiten Gesamtliegenschaftskonzepts, um die langfristige Unterbringung und Funktionalität des Ministeriums zu gewährleisten und die Nutzung und Effizienz zu optimieren. Die qualitativen und quantitativen Bedarfe des Ministeriums wurden liegenschaftsunabhängig erarbeitet. Außerdem wurde ein bedarfsgerechtes und anpassungsfähiges Zielbild entwickelt.

Über Synergieeffekte und Prozessoptimierungen ergeben sich Kostenersparnisse sowohl für die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BlmA) als Eigentümerin als auch für den Nutzer: Anmietliegenschaften können langfristig abgegeben und Betriebskosten optimiert werden. Das Gesamtliegenschaftskonzept bildet somit eine wichtige Grundlage für eine wirtschaftlichere und langfristig nachhaltige Unterbringung in bedarfsgerechter Arbeitsumgebung.

Die PD unterstützt das Auswärtige Amt dabei, die Nutzungsbedarfe und Zielsetzungen in der Liegenschaftsplanung ausführlich zu erfassen. Diese werden unter Berücksichtigung von funktionalen, organisatorischen und baulichen Aspekten in dem Gesamtliegenschaftskonzept zusammengeführt. Auf der Grundlage der Ausgangssituation wird eine Strategie zur Erreichung des Zielbildes erarbeitet und die verschiedenen komplexen Abhängigkeiten und Interessen vereint.

Die Beratungsleistungen der PD umfassten im Einzelnen:

• Aufstellen des Gesamtprojekts samt Zusammenfassung aller Handlungsbedarfe
• Erarbeitung von Projektskizzen für die jeweils erforderlichen Einzelprojekte
• Erstellung einer neutralen Nutzungsbedarfsermittlung nach den Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes (RBBau)
• Begleitung der Ist-Aufnahme der Arbeitsplätze und Sonderräume aller wesentlichen Liegenschaften
• Durchführung einer Defizitermittlung zur Bedarfsdeckung (Soll-Ist-Abgleich)
• Machbarkeitsuntersuchung von Teilprojekten
• Erarbeitung von Varianten für das langfristige Zielbild
• Begleitung der Organisations- und Belegungsplanung
• Begleitung bei der Erarbeitung eines Bürokonzeptes für neue Arbeitswelten
• Koordination und Steuerung der Projektbeteiligten, Schnittstellen, Rollen und Verantwortlichkeiten
• Durchführung von Workshops und methodische Beratung
• Erarbeitung von Berichten als Entscheidungsvorlagen für das Gesamtliegenschaftskonzept

„Mit Unterstützung der PD konnten wir unsere vielfältigen und zum Teil sehr komplexen Nutzerbedarfe gesamtheitlich aufstellen und ausformulieren; diese bilden die Grundlage für unser Gesamtliegenschaftskonzept und unsere nachhaltige Immobilienstrategie. Die transparente, kunden- und zielorientierte Kommunikation sowie die exzellente Fachkompetenz tragen hierbei maßgeblich zum Projekterfolg bei und helfen, die Ergebnisse in unserem Haus mit den verschiedenen Bereichen und Ebenen aufzunehmen und Beschäftigte bei Umgestaltungen mitzunehmen. Ein wesentlicher Baustein hin zum klimaneutralen AA ist so gelungen.“

Referat 115-9 des Auswärtigen Amts