Antragsplattform Bundesstiftung Frühe Hilfen

Bei den Frühen Hilfen handelt es sich um niedrigschwellige Angebote für Eltern ab der Schwangerschaft und für Familien mit Kindern bis zum Alter von drei Jahren, insbesondere in belasteten Lebenslagen. Hierfür stellt die Bundesstiftung Frühe Hilfen jährlich 51 Millionen Euro für lokale und regionale Unterstützungssysteme zur Verfügung. 

Die PD begleitete das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) bei der Digitalisierung dieser interföderalen Leistung der Bundesstiftung Frühe Hilfen von Sommer 2022 bis Ende 2024. Das Vorhaben wurde mit der Low-Code-Plattform „Pega“ umgesetzt.

Die Beratungsleistungen der PD umfassten alle Bereiche einer ganzheitlichen Digitalisierung – vom agilen Anforderungs- und Change-Management über die Dienstleistersteuerung bis hin zur Befähigung und dem Stakeholder-Management der 16 Länder. 

Seit Ende des Jahres 2024 wird der Förderprozess sowohl beim Bund als auch in 14 Ländern und deren Kommunen im Echtbetrieb digital abgewickelt. Im Jahr 2025 wird voraussichtlich noch mindestens ein weiteres Bundesland hinzukommen. 

Die ebenenübergreifende Digitalisierung wurde nicht nur OZG-konform vorgenommen, sondern berücksichtigt auch die Bestimmung notwendiger Anforderungen der EU-Verordnung zum Single Digital Gateway (SDG-VO). 

Damit hat das Projekt innerhalb kürzester Zeit eine sehr hohe Nachnutzungsquote in den Ländern erreicht. Dadurch hat sich dieses Low-Code-Digitalisierungsprojekt zu einem „Best Practice“-Beispiel für eine erfolgreiche interföderale Zusammenarbeit und agile Dienstleistersteuerung entwickelt.

Die PD übernahm gemeinsam mit dem BMFSFJ die Gesamtprojektleitung für eine ganzheitlichen Digitalisierung – vom agilen Anforderungs- und Change-Management über die Dienstleistersteuerung bis hin zur Befähigung und dem Stakeholder-Management der 16 Länder.

Die Beratungsleistungen der PD umfassten im Einzelnen:

• Strukturierung des Gesamtprojektes
• Unterstützung bei der (interföderalen) Initiierung sowie beim laufenden Projektmanagement und der Projektadministration
• Einbindung aller Stakeholder und damit Schaffung von Transparenz zur Absicherung der Projektziele in den Dimensionen Ressourcen, Zeit, Kosten und Risiken
• Einbringen von Konzepten für die Digitalisierung von Förderprozessen
• Anforderungssystematisierung und Dienstleistersteuerung als Product Owner, Roadmapping und Release-Planung
• Begleitung der Test- und Pilotphase auf Bundesebene und in ausgewählten Ländern
• Begleitung des Change-Managements und des Roll-outs im Echtbetrieb in den Ländern

„Dank der Unterstützung durch die PD ist es gelungen, die Förderprozesse der Bundesstiftung Frühe Hilfen auf den Ebenen der Kommunen, der Länder und des Bundes in einer digitalen Antragsplattform abzubilden. 

Zentrale Aufgaben der PD waren hierbei die Anforderungsaufnahme im Rahmen von Beteiligungsformaten mit den Bundesländern, die gemeinsame Konzeption mit der Bundesstiftung sowie die Steuerung des technischen Dienstleisters. Hierbei wurde stets auf die Einhaltung der Vorgaben des OZG geachtet. 

Aufgrund der verschiedenen föderalen Ebenen und der unterschiedlichen Anforderungen in den jeweiligen Ländern, war dies ein äußerst komplexes Vorhaben. Dank guter Strukturierung, Fachwissen und Kommunikationsstärke ist es der PD gelungen dennoch stets tragfähige Lösungen zu entwickeln.“

Amelie Wachendorff, Referentin in der Bundesstiftung Frühe Hilfen