Die durchgehende Digitalisierung über alle föderalen Ebenen hinweg ist das Kernanliegen der Registermodernisierung und ermöglicht eine grundlegende Modernisierung der öffentlichen Verwaltung. Nur so ist gewährleistet, dass diese trotz des Fachkräftemangels auch in Zukunft handlungsfähig bleibt.
Für Bürger:innen und Unternehmen birgt das Vorhaben die Chance, Verwaltungsangebote schnell und einfach zu nutzen. Für Verwaltungsmitarbeitende kann sie eine enorme Erleichterung in der täglichen Arbeit bedeuten.
Aktuell im Fokus:
Wie können Bund, Länder und Kommunen die erforderlichen Anpassungen von Registern, Onlinediensten und Fachverfahren gestalten?
Und wie kann die Registermodernisierung trotz der komplexen Anforderungen erfolgreich umgesetzt werden?
Die Registermodernisierung zielt darauf ab, den Datenaustausch zwischen digitalen Services, Registern und Behörden zu ermöglichen. Ist sie erfolgreich, müssen Bürger:innen und Unternehmen die Angaben, die für das Beantragen einer Leistung nötig sind, nur noch ein einziges Mal an die Verwaltung übermitteln (Once-Only-Prinzip). Verwaltungsmitarbeitende in den Behörden können Daten EU-weit und innerhalb Deutschlands über die föderalen Grenzen hinweg automatisch und schnell austauschen und digital weiterverarbeiten.
Die Registermodernisierung birgt aber nicht nur ein enormes Potenzial, Verwaltungsarbeit zu vereinfachen und die Nutzung digitaler Services für Nutzende zu erleichtern. Sie ist darüber hinaus eine Voraussetzung für die umfassende Erschließung der Automatisierungspotenziale der Verwaltung und ermöglicht eine evidenzbasierte Politikgestaltung. Damit sich politische Entscheider:innen auf methodisch angemessene, systematische Evaluierungen stützen können, müssen die in öffentlichen Registern, Katastern, Archiven und Verzeichnissen liegenden Datenbestände verarbeitet werden können.
Ein weiterer Vorteil der Registermodernisierung ist, dass sie den Zugang zu Datenbeständen und die Kommunikation innerhalb der Verwaltung durch einen vereinfachten Datenaustausch erleichtert – im Bereich der Verwaltungsleistungen sogar europaweit, siehe auch: Single Digital Gateway-Verordnung SDG-VO.
Als Grundlage für die effiziente Übermittlung von Nachweisdaten wurden die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) für natürliche Personen und analog die Wirtschafts-Identifikationsnummer (Wirtschafts-ID) für Unternehmen als eineindeutige Indikatoren festgelegt.
Die Nachweisdaten sowie die in den Registern liegenden Daten werden dann über eine Dateninfrastruktur sowohl national als auch zwischen den Ländern der Europäischen Union (EU) mit Onlinediensten und Fachverfahren ausgetauscht.
Die Errichtung des NOOTS als zentrale Infrastruktur für den Nachweisdatenabruf, die Integration der Register, der Onlinedienste und Fachverfahren sowie die Anbindung an das EU-OOTS bilden ein hochkomplexes, integriertes System, das gemeinsam von Bund und Ländern entwickelt wird.
Mögliche Lösungen für Herausforderungen in der Entwicklung und dem Betrieb – wie die Verfügbarkeit, Skalierbarkeit, Resilienz und natürlich die Sicherheit einer solchen Infrastruktur – werden gemeinsam diskutiert und müssen auch grundlegende Herausforderungen wie eine erhöhte Netzlast und sehr hohe Datenschutzanforderungen berücksichtigen.
Die Bereitstellung eines modernen, modular aufgebauten und resilienten technischen Systems zur Datenübermittlung ist dabei nur eine von mehreren Aufgaben im Rahmen des Vorhabens. Viele weitere können Bund, Länder und Kommunen nur gemeinsam meistern.
Umfassender Aktualisierungsbedarf bei Onlinediensten, Fachverfahren – und der Verwaltung selbst
Um einen datensparsamen Austausch von Daten zu ermöglichen, müssen auch bestehende Fachprozesse angepasst werden. So können Nachweise über die Abfragen relevanter Datenfelder bei Registern erbracht und Nachweisdokumente müssen nicht mehr in Form von PDFs ausgetauscht werden.
Um wirkliche Effizienzgewinne realisieren zu können, muss überprüft werden, ob die verwaltungsinternen Abläufe, einfacher oder sogar automatisiert ablaufen können.
Vor diesem Hintergrund ist die Aktualisierung der Fachverfahren ein wichtiger Bestandteil einer ganzheitlichen (Ende-zu-Ende-)Digitalisierung. Dabei müssen die Fachverfahren an die zusätzlichen Anforderungen und technischen Standards der Schnittstellen angepasst werden.
Auch für die Onlinedienste, die den Bürger:innen und Unternehmen einen einfachen und digitalen Zugang zu den Leistungen der Verwaltung gewährleisten müssen, gelten zusätzliche Anforderungen. Dadurch können Nachweisdaten während der Antragsstellung abgefragt und schnell von den zuständigen Behörden zugestellt werden.
Um Nachweisdaten eindeutig einer natürlichen Person oder einem Unternehmen zuordnen zu können, werden die Steuer-ID und die Wirtschafts-ID genutzt.
Das initiale Einspeisen der ID-Nummern in die lokalen Datenbestände sowie die kontinuierliche Sicherstellung einer hohen Datenqualität und -validität stellen sowohl die registerführenden Behörden als auch das Bundesverwaltungsamt (BVA) und das Statistische Bundesamt (StBA) als jeweils koordinierende Instanz vor große Herausforderungen, denn bei fehlerhaften oder veralteten Informationen in den Registern laufen Nachweisdatenabrufe ins Leere.
Weitere Herausforderungen sind Doppelungen in den Datenbeständen der Verwaltung und die uneinheitliche Verwendung von Rechtsbegriffen. Wenn beispielsweise Daten zum Einkommen einer Person an mehreren Stellen gehalten werden, muss sichergestellt werden, dass sie aktuell und deckungsgleich sind. Um dies zu gewährleisten, müssen Pflegeprozesse etabliert und gemeinsame Standards für Datenstrukturen geschaffen werden, damit der Abgleich automatisiert erfolgen kann.
Häufig jedoch werden selbst zentrale Rechtsbegriffe und die damit zusammenhängenden Nachweistypen und Datenfelder uneinheitlich verwendet. Das hat zur Folge, dass ein reibungsloser Datenaustausch zwischen Behörden auch mit einer geeigneten technischen Infrastruktur nicht ohne Weiteres umsetzbar ist.
Damit Falschzuordnungen, Dubletten und Nachweisabrufe ohne Ergebnis weitestgehend reduziert werden, braucht es also auf allen föderalen Ebenen klare fachliche Standards sowie Verfahren zur kontinuierlichen Sicherung der Datenqualität. Nur so können Onlinedienste und Fachverfahren Nachweisdaten abrufen und weiter verarbeiten.
Fazit:
Die Modernisierung von Registern, Onlinediensten und Fachverfahren in Bund, Ländern und Kommunen kann nur durch ein koordiniertes, konsequentes und vor allem gemeinsames Voranschreiten aller Beteiligten umgesetzt werden.
Ganz im Sinne einer föderalen Kooperation.
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