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Registermodernisierung

Ein Mann sitz vor einem Computerbildschirm am Schreibtisch und eine Frau steht neben ihm und zeigt etwas auf dem Bildschirm.

Die Register­modernisierung – ein zentraler Hebel für die erfolg­reiche Verwaltungs­digitalisierung

Für eine moderne und serviceorientierte Verwaltung ist die durchgängige Digitalisierung und medienbruchfreie Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen unerlässlich. Grundlage für diese Ende-zu-Ende-Digitalisierung ist die Nutzung von Daten und Informationen über Länder- und Ressortgrenzen hinweg.

Für Verwaltungskundinnen und -kunden heißt das: Sie müssen Daten oder Informationen, die der Verwaltung bereits vorliegen, bei künftigen Verwaltungsvorgängen nicht erneut bereitstellen und Unterlagen oder Nachweise nur einmal einreichen. Durch dieses sogenannte Once-Only-Prinzip beschleunigen sich Abläufe sowohl aus Sicht der Kundinnen und Kunden, aber auch verwaltungsintern.

Dafür ist es allerdings zwingend notwendig, die Registerlandschaft in deutschen Verwaltungen zu modernisieren. Das hierfür gestartete Gesamtvorhaben Registermodernisierung hat große Schnittmengen mit der schon laufenden Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und der Single-Digital-Gateway-Verordnung (SDG-VO), adressiert aber neben den Onlinediensten und den Registern auch Fachverfahren und nicht zuletzt die Verwaltungsprozesse selbst.

Aktuell im Fokus: Wie können Bund, Länder und Kommunen die erforderlichen Anpassungen von Registern, Onlinediensten und Fachverfahren gestalten? Und wie kann die Registermodernisierung trotz der komplexen Anforderungen erfolgreich umgesetzt werden?

Hohe Kom­plexi­tät bei der Moder­nisierung der Register­land­schaft

Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) zielt darauf ab, Verwaltungsprozesse durch die Anbindung von digitalen Registern an Onlinedienste und Fachverfahren zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen in Registern vorgehaltenen Daten sollen behördenübergreifend abgerufen werden können. Die für die Bearbeitung notwendigen Daten werden dabei in einer Vielzahl von Registern in derzeit rund 350 Registertypen vorgehalten, von denen 59 Register im Gesetz als wesentlich definiert werden.

Als Grundlage für die effiziente Übermittlung der Nachweise wurden die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) für natürliche Personen und analog die Wirtschafts-Identifikationsnummer (Wirtschafts-ID) für Unternehmen als eineindeutige Indikatoren festgelegt. Die Nachweise und die in den Registern liegenden Daten werden dann über eine Dateninfrastruktur (National Once-Only Technical System – NOOTS) sowohl national als auch zwischen den Ländern der EU mit Onlinediensten und Fachverfahren ausgetauscht.

Die Errichtung des NOOTS als zentrale Infrastruktur für den Nachweisabruf, die Integration der priorisierten Register, der Onlinedienste und Fachverfahren sowie die Anbindung an das EU-OOTS bilden ein hochkomplexes, integriertes System von Komponenten unterschiedlicher Entwicklungszustände. Dass gleichzeitig alle föderalen Ebenen integriert werden müssen, erhöht die Komplexität des Vorhabens noch zusätzlich.

Neben der technischen Erweiterung von Registern und Onlinediensten steht in den kommenden Monaten vor allem die Entwicklung des NOOTS und die Anbindung ausgewählter Register an das EU-OOTS bis Dezember 2023 im Fokus.

Einzelne Komponenten des NOOTS, wie etwa das Datenschutzcockpit, sind bereits in der Entwicklung, weitere Komponenten sind zu ergänzen und müssen durch das Gesamtvorhaben Registermodernisierung zu einem integrierten und performanten Gesamtsystem zusammengeführt werden.

Aktualisierung, Modernisierung und Standardisierung: Viele Herausforderungen können nur kooperativ gelöst werden

Aus den oben skizzierten Rahmenbedingungen ergeben sich neben technischen und finanziellen auch Herausforderungen rechtlicher und organisatorischer Natur. Die Bereitstellung eines modernen, modular aufgebauten und resilienten technischen Systems zur Datenübermittlung ist dabei nur eine von mehreren Aufgaben im Rahmen des Vorhabens. Viele weitere können Bund, Länder und Kommunen nur gemeinsam meistern:
 

Umfassender Aktualisierungsbedarf bei Onlinediensten, Fachverfahren – und der Verwaltung selbst

Um den OZG-Reifegrad 4 zu erreichen, müssen die bestehenden digitalen Antragstrecken überarbeitet werden, sodass Nachweise, die bereits in den Registern der Verwaltung vorliegen, während der Antragsstellung abgefragt und schnell von den zuständigen Behörden zugestellt werden können.

Auch die Fachverfahren müssen an die zusätzlichen Funktionalitäten und technischen Standards angepasst werden. Um wirkliche Effizienzgewinne realisieren zu können, muss überprüft werden, ob die verwaltungsinternen Abläufe anders, einfacher oder sogar automatisiert ablaufen können.
 

Großer Modernisierungsaufwand bei Registern und aufwendige Verknüpfung lokaler Datenbestände

Um Nachweise eindeutig einer natürlichen Person oder einem Unternehmen zuordnen zu können, werden Identifikationsnummern (ID-Nummern) genutzt – die Steuer-ID und die Wirtschafts-ID. Das initiale Einspeisen der ID-Nummern in die lokalen Datenbestände sowie die kontinuierliche Sicherstellung einer hohen Datenqualität und -validität stellen sowohl die registerführenden Behörden als auch für das Bundesverwaltungsamt (BVA) und das Statistische Bundesamt (StBA) als jeweils koordinierende Instanz vor große Herausforderungen, denn bei fehlerhaften oder veralteten Informationen in den Registern laufen Nachweisabrufe ins Leere.

Darüber hinaus ist die Weitergabe von personenbezogenen Daten umfassend reguliert; vor allem die Nutzung der Steuer-ID im vorliegenden Kontext wird aus datenschutzrechtlicher Perspektive teils kritisch betrachtet.
 

Hoher Standardisierungsbedarf für den ressort- und länderüberschreitenden Informationsaustausch

Um Nachweise medienbruchfrei übermitteln zu können, müssen Verwaltungsverfahren ressortübergreifend zusammengeführt werden. Voraussetzung dafür ist ein einheitliches Verständnis von Abläufen und Inhalten von Verwaltungsverfahren, die ihrerseits wiederum auf einheitlichen Rechtsbegriffen und einer semantischen Interoperabilität aufbauen, die an vielen Stellen noch erarbeitet werden müssen.

 

Drei Erfolgs­faktoren für eine erfolg­reiche Register­modernisierung

Wie kann das Gesamtvorhaben Registermodernisierung vor dem Hintergrund dieser komplexen Anforderungen dennoch gelingen? Hierfür gibt es aus unserer Sicht drei wesentliche Erfolgsfaktoren:
 

  1. Etablierung fachlicher und technischer Standards
    Die Etablierung fachlicher und technischer Standards zum ressort- und behördenübergreifenden Austausch von Daten ist eine wesentliche Grundlage, um das Once-Only-Prinzip effizient flächendeckend umzusetzen. Für grenzüberschreitende Nachweisabrufe – sowohl für deutsche Bürgerinnen und Bürger im EU-Ausland als auch umgekehrt – sind bereits Grundlagen für die Zuordnung von Verwaltungsdienstleistungen und Begrifflichkeiten zwischen den Mitgliedsstaaten gelegt worden. Auf nationaler Ebene sind allerdings weitergehende Aktivitäten erforderlich, wie etwa das Vorhaben zur Vereinheitlichung des Einkommensbegriffs zeigt.
     
  2. Kontinuierliche Verbesserung der Datenqualität
    Eine integrierte Plattform wie das NOOTS ist darauf angewiesen, dass die Parameter für den Datenaustausch mit hoher Qualität verfügbar sind. Bereits heute ist absehbar, dass der Roll-out der eineindeutigen Identifizierungsmerkmale für Personen und Unternehmen in die einzelnen Register auf allen föderalen Ebenen starke Verfahren zur initialen und kontinuierlichen Sicherung der Datenqualität benötigt.

    Dadurch sollen Falschzuordnungen, Dubletten und Nachweisabrufe ohne Ergebnis reduziert respektive vermieden werden. Nur mit korrekten Stammdaten in den angebundenen Registern können die Onlinedienste Nachweise abrufen und für den spezifischen Antrag weiter verarbeiten.
     
  3. Definierte Antwortzeiten für die Online-Bereitstellung von Nachweisen
    Ebenso wird das NOOTS als Plattform aus Sicht von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen nur dann Nutzen stiften können, wenn Nachweisabrufe in „Echtzeit“ im Fluss der Onlinedienste erfolgen können. Aufgrund der Vielzahl von anzubindenden Partnersystemen – also sowohl der Register als Nachweiserbringer als auch der Onlinedienste und Fachverfahren als Nachweisabrufer – sind geeignete architektonische und infrastrukturelle Maßnahmen nötig, um die Antwortzeiten bei einem Nachweisabruf zu minimieren.

    Letztlich kann die Modernisierung von Registern, Onlinediensten und Fachverfahren in Bund, Ländern und Kommunen nur durch ein koordiniertes, konsequentes und vor allem gemeinsames Voranschreiten aller Beteiligten umgesetzt werden – ganz im Sinne einer föderalen Kooperation.

Unsere Expertise

Sie brauchen Unterstützung bei der Registermodernisierung?

Das Team Digital Governance der PD unterstützt die öffentliche Hand auch bei der Umsetzung der Registermodernisierung mit vielfältigen Leistungen:

  • Strategische und operative Begleitung der Transformation, beispielsweise bei Anpassungen der laufenden Programme zur OZG-Umsetzung sowie bei der Konzeption und Umsetzung von Länderprogrammen zur Ertüchtigung von Onlinediensten, Fachverfahren und Registern inklusive der Umsetzung dieser Programme
  • Koordination und Vermittlung zwischen den föderalen Ebenen
  • Entwicklung und Etablierung von Methoden und Good Practices zum Aufbau von Governancestrukturen
  • Erstellung des Zielbilds für die Governance im Betrieb sowie bei der Anbindung der Register an das NOOTS

 

In den kommenden Monaten stellen wir hier weitere Herausforderungen, aber auch Chancen, Best Practices und Leuchtturm-Projekte im Kontext des Gesamtvorhabens Registermodernisierung vor.

 

Kontakt

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Wigand Grabner Direktor

+49 162 200 83 29 Friedrichstr. 149 10117 Berlin

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Dariousch Saber-Hamischagi Senior Managing Expert

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Sarah Lotz Managerin

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