In den kommenden Monaten stellen wir hier weitere Herausforderungen, aber auch Chancen, Best Practices und Leuchtturm-Projekte im Kontext des Gesamtvorhabens Registermodernisierung vor.
Für eine moderne und serviceorientierte Verwaltung ist die durchgängige Digitalisierung und medienbruchfreie Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen unerlässlich. Grundlage für diese Ende-zu-Ende-Digitalisierung ist die Nutzung von Daten und Informationen über Länder- und Ressortgrenzen hinweg.
Für Verwaltungskundinnen und -kunden heißt das: Sie müssen Daten oder Informationen, die der Verwaltung bereits vorliegen, bei künftigen Verwaltungsvorgängen nicht erneut bereitstellen und Unterlagen oder Nachweise nur einmal einreichen. Durch dieses sogenannte Once-Only-Prinzip beschleunigen sich Abläufe sowohl aus Sicht der Kundinnen und Kunden, aber auch verwaltungsintern.
Dafür ist es allerdings zwingend notwendig, die Registerlandschaft in deutschen Verwaltungen zu modernisieren. Das hierfür gestartete Gesamtvorhaben Registermodernisierung hat große Schnittmengen mit der schon laufenden Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und der Single-Digital-Gateway-Verordnung (SDG-VO), adressiert aber neben den Onlinediensten und den Registern auch Fachverfahren und nicht zuletzt die Verwaltungsprozesse selbst.
Aktuell im Fokus: Wie können Bund, Länder und Kommunen die erforderlichen Anpassungen von Registern, Onlinediensten und Fachverfahren gestalten? Und wie kann die Registermodernisierung trotz der komplexen Anforderungen erfolgreich umgesetzt werden?
Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) zielt darauf ab, Verwaltungsprozesse durch die Anbindung von digitalen Registern an Onlinedienste und Fachverfahren zu vereinfachen und zu beschleunigen. Die von Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen in Registern vorgehaltenen Daten sollen behördenübergreifend abgerufen werden können. Die für die Bearbeitung notwendigen Daten werden dabei in einer Vielzahl von Registern in derzeit rund 350 Registertypen vorgehalten, von denen 59 Register im Gesetz als wesentlich definiert werden.
Als Grundlage für die effiziente Übermittlung der Nachweise wurden die Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID) für natürliche Personen und analog die Wirtschafts-Identifikationsnummer (Wirtschafts-ID) für Unternehmen als eineindeutige Indikatoren festgelegt. Die Nachweise und die in den Registern liegenden Daten werden dann über eine Dateninfrastruktur (National Once-Only Technical System – NOOTS) sowohl national als auch zwischen den Ländern der EU mit Onlinediensten und Fachverfahren ausgetauscht.
Die Errichtung des NOOTS als zentrale Infrastruktur für den Nachweisabruf, die Integration der priorisierten Register, der Onlinedienste und Fachverfahren sowie die Anbindung an das EU-OOTS bilden ein hochkomplexes, integriertes System von Komponenten unterschiedlicher Entwicklungszustände. Dass gleichzeitig alle föderalen Ebenen integriert werden müssen, erhöht die Komplexität des Vorhabens noch zusätzlich.
Neben der technischen Erweiterung von Registern und Onlinediensten steht in den kommenden Monaten vor allem die Entwicklung des NOOTS und die Anbindung ausgewählter Register an das EU-OOTS bis Dezember 2023 im Fokus.
Einzelne Komponenten des NOOTS, wie etwa das Datenschutzcockpit, sind bereits in der Entwicklung, weitere Komponenten sind zu ergänzen und müssen durch das Gesamtvorhaben Registermodernisierung zu einem integrierten und performanten Gesamtsystem zusammengeführt werden.
Aus den oben skizzierten Rahmenbedingungen ergeben sich neben technischen und finanziellen auch Herausforderungen rechtlicher und organisatorischer Natur. Die Bereitstellung eines modernen, modular aufgebauten und resilienten technischen Systems zur Datenübermittlung ist dabei nur eine von mehreren Aufgaben im Rahmen des Vorhabens. Viele weitere können Bund, Länder und Kommunen nur gemeinsam meistern:
Umfassender Aktualisierungsbedarf bei Onlinediensten, Fachverfahren – und der Verwaltung selbst
Um den OZG-Reifegrad 4 zu erreichen, müssen die bestehenden digitalen Antragstrecken überarbeitet werden, sodass Nachweise, die bereits in den Registern der Verwaltung vorliegen, während der Antragsstellung abgefragt und schnell von den zuständigen Behörden zugestellt werden können.
Auch die Fachverfahren müssen an die zusätzlichen Funktionalitäten und technischen Standards angepasst werden. Um wirkliche Effizienzgewinne realisieren zu können, muss überprüft werden, ob die verwaltungsinternen Abläufe anders, einfacher oder sogar automatisiert ablaufen können.
Großer Modernisierungsaufwand bei Registern und aufwendige Verknüpfung lokaler Datenbestände
Um Nachweise eindeutig einer natürlichen Person oder einem Unternehmen zuordnen zu können, werden Identifikationsnummern (ID-Nummern) genutzt – die Steuer-ID und die Wirtschafts-ID. Das initiale Einspeisen der ID-Nummern in die lokalen Datenbestände sowie die kontinuierliche Sicherstellung einer hohen Datenqualität und -validität stellen sowohl die registerführenden Behörden als auch für das Bundesverwaltungsamt (BVA) und das Statistische Bundesamt (StBA) als jeweils koordinierende Instanz vor große Herausforderungen, denn bei fehlerhaften oder veralteten Informationen in den Registern laufen Nachweisabrufe ins Leere.
Darüber hinaus ist die Weitergabe von personenbezogenen Daten umfassend reguliert; vor allem die Nutzung der Steuer-ID im vorliegenden Kontext wird aus datenschutzrechtlicher Perspektive teils kritisch betrachtet.
Hoher Standardisierungsbedarf für den ressort- und länderüberschreitenden Informationsaustausch
Um Nachweise medienbruchfrei übermitteln zu können, müssen Verwaltungsverfahren ressortübergreifend zusammengeführt werden. Voraussetzung dafür ist ein einheitliches Verständnis von Abläufen und Inhalten von Verwaltungsverfahren, die ihrerseits wiederum auf einheitlichen Rechtsbegriffen und einer semantischen Interoperabilität aufbauen, die an vielen Stellen noch erarbeitet werden müssen.
Wie kann das Gesamtvorhaben Registermodernisierung vor dem Hintergrund dieser komplexen Anforderungen dennoch gelingen? Hierfür gibt es aus unserer Sicht drei wesentliche Erfolgsfaktoren:
Sie brauchen Unterstützung bei der Registermodernisierung?
Das Team Digital Governance der PD unterstützt die öffentliche Hand auch bei der Umsetzung der Registermodernisierung mit vielfältigen Leistungen:
In den kommenden Monaten stellen wir hier weitere Herausforderungen, aber auch Chancen, Best Practices und Leuchtturm-Projekte im Kontext des Gesamtvorhabens Registermodernisierung vor.
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