Blickpunkt PD
Blickpunkt PD – Juni 2020
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Sehr geehrte Damen und Herren,

die Innovationskraft in der öffentlichen Verwaltung wurde in den letzten Wochen und Monaten stark gefordert. Wir haben ein enormes Potenzial gesehen, mit den unvorhersehbaren Herausforderungen der Corona-Krise umzugehen. In unseren Projekten arbeiten wir täglich mit Menschen im öffentlichen Dienst zusammen, die aus ihren Erfahrungen schöpfen und neue Wege gehen, wenn dies notwendig wird. An dieser Stelle möchten wir allen Dank sagen, die das bei der öffentlichen Hand möglich gemacht haben! Ende September laden wir Sie ein, auf dem diesjährigen digitalen Creative Bureaucracy Festival mit uns gemeinsam innovative und kreative Verwaltungsarbeit zu diskutieren und virtuell zu feiern.

Die Nähe zum Bürger ist ein Wert, der von der öffentlichen Verwaltung eingefordert wird. Nähe wird nicht nur durch ein persönliches Gespräch erzeugt, sondern auch durch die große Reaktionsfähigkeit und das Lösen von akuten Problemen. Mithilfe von Digitalen Assistenten können beispielweise Gesundheitsämter diese Nähe durch das schnelle Beantworten von spezifischen Fragen herstellen. Wie Gespräche von Computern und nicht mehr von Menschen geführt werden, können Sie in unserem Newsletter heute lesen.

Schnell Fälle bearbeiten, Akten verfügbar machen oder relevante Daten abgleichen zu können, ist gleichfalls eine Form der Nähe zu den Anforderungen der Gesellschaft. Mithilfe von Dokumenten-Management-Systemen auf kommunaler Ebene oder einer einheitlichen IT-Infrastruktur für den gesundheitlichen Verbraucherschutz werden hierfür die Weichen gestellt.

Auch wenn es bis hierhin anders klang – wir sind nach wie vor der Ansicht, dass der Mitarbeiter in der Verwaltung im Mittelpunkt steht: als Stratege, Entscheider, Akteur und Wegweiser. Wie die richtigen Kolleginnen und Kollegen an Bord kommen und wie die Verwaltung sich künftig als Innovator besser vermarkten könnte, beschreiben wir in unserem Beitrag zur Personalgewinnung.

Und schließlich: es wird derzeit viel gesprochen über ausbleibende Steuereinnahmen und über Investitionsprogramme. Letztere sollen dazu helfen, erstere zu kompensieren und unsere Wirtschaft aus dieser hoffentlich vorübergehenden Krise herauszuholen. Die Bauwirtschaft hat diese bislang erfreulich gut gemeistert, es zeichnet sich aber ab, dass es zu Einbußen bei privaten Bauvorhaben kommen wird. Für die öffentlichen Investitionen zeichnen sich aus diesen Umständen neuen Chancen ab. Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen sehr gerne, ob bei der Vorbereitung neuer, oder Abwicklung laufender Projekte.

Wir freuen uns auf Ihre Inspiration, Ihr Feedback und Ihre Eindrücke aus dieser verändernden Zeit.

Ihr Stéphane Beemelmans und Ihr Claus Wechselmann

Blick auf die Friedrichstraße und das Friedrichcarree von oben.
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Digitale Assistenten entlasten Gesundheitsämter

Die COVID-19-Krise bringt kommunale Gesundheitsämter vielerorts an ihre Leistungsgrenze. Mit den vorhandenen personellen Ressourcen lassen sich die stark erhöhten Bürgeranfragen sowie die Kommunikation mit den vom Virus betroffenen Menschen kaum bewältigen. „Digitale Assistenten“ können auf kommunaler Ebene und für Gesundheitsämter schnell und effektiv Entlastung bringen. Die Digitalen Assistenten bedienen sich Künstlicher Intelligenz, der Spracherkennung und der automatisierten Auswertung von Daten. Sie ermöglichen die intelligente Automatisierung von Prozessen, die bisher von Beschäftigten verantwortet wurden.

Die PD nutzt entsprechend den Anforderungen der kommunalen Gesundheitsämter gemeinsam mit ihren Partnern Convaise und Behördenarzt.de drei unterschiedliche Digitale Assistenten. Die Lösung „Informations-Assistent“ liefert regionalspezifische Informationen für die Bevölkerung und reduziert damit den Umfang telefonisch eingehender Anfragen. Der „Diagnose-Assistent“ unterstützt die Gesundheitsämter bei der Klärung von Verdachtsfällen auf eine mögliche Infektion mit dem COVID-19-Virus. Der „Quarantäne-Assistent“ dient der automatisierten Betreuung von Personen in verordneter Isolationsquarantäne und hilft so, Ressourcen für andere Aufgaben freizusetzen.

Die technische Implementierung erfolgt bei allen drei Digitalen Assistenten sehr zügig innerhalb eines Arbeitstages. Gerne beraten wir Sie mit unserer tiefgreifenden Expertise zu digitalen Assistenzsystemen in Behörden und Verwaltungen, wie Sie diese im aktuellen Kontext oder generell zur Erhöhung der Servicequalität in Ihrer Verwaltung einsetzen können!

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Die Digitalisierung in der Kommunalverwaltung greifbar machen

Mit dem 2018 in Kraft getretenen Onlinezugangsgesetz hat sich der Bund das ehrgeizige Ziel gesetzt, die Verwaltungsleistungen von Bund, Ländern und Kommunen bis zum Jahr 2022 für Bürger und Unternehmen online zugänglich zu machen. Gerade kleinere und mittlere Kommunen stehen bei der Digitalisierung ihrer Verwaltungsarbeit am Anfang und müssen ihre Leistungen und Prozesse grundlegend neu ausrichten. Der Einsatz von Papierakten ist häufig noch die Regel und digital unterstützte Prozesse die Ausnahme. Eine ganzheitliche Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung in Front- und Backend bedeutet für die Kommunen einen gewaltigen Kraftakt.

Die Kreisstadt Mettmann hat sich mit Unterstützung der PD auf den Weg gemacht, ihre Verwaltungsarbeit grundlegend zu modernisieren. Insbesondere hat die PD die Kreisstadt bei der Vorbereitung zur Beschaffung eines zentralen Dokumentenmanagementsystems (DMS) begleitet. Neben der strukturierten Ablage und Archivierung digitaler Akten ermöglicht das DMS die standardisierte Abbildung von Arbeitsprozessen und bildet die Grundlage für die Automatisierung wiederkehrender und gleichartiger Aufgaben.

Für kleinere und mittlere Kommunen bedeutet die Beschaffung eines DMS eine langfristige strategische Entscheidung, die teilweise mit erheblichen Investitionen verbunden ist. Die Auswahl des „richtigen“ DMS sollte daher anhand einer Analyse und Abwägung organisatorischer, technischer sowie finanzieller Rahmenbedingungen erfolgen. Bei der Auswahl gilt es, ein System zu identifizieren, das schon in der Standardausführung weitestgehend die grundlegenden Anforderungen der Kommune erfüllt. Gleichzeitig gilt es, das Risiko nicht absehbarer Folgekosten durch aufwändige Individualanpassungen oder ungünstige Betreibermodelle zu minimieren.

Ziel des Projektes war es, die Kreisstadt Mettmann bei der zielgerichteten Erhebung funktionaler und technischer Anforderungen an ein DMS zu begleiten und somit die bedarfsgerechte Beschaffung vorzubereiten. Das Projekt folgte der Prämisse, die DMS-Einführung weniger als IT- sondern vielmehr als umfassendes Organisationsprojekt und Transformationsschritt hin zur elektronischen Verwaltungsarbeit zu begreifen. Im Ergebnis der Beratung hat die PD eine Umsetzungsroadmap für die organisatorische Einführung sowie ein technisches und funktionales Anforderungsprofil an ein DMS beschrieben. Beide Dokumente dienen der Kreisstadt Mettmann jetzt als fundierte Grundlage zur Beschaffung eines geeigneten IT-Systems. Sprechen Sie uns bei Fragen zum Vorgehen oder ähnlichen Vorhaben gern an!

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Moderne IT-Architektur für gesundheitlichen Verbraucherschutz

Für die Sicherstellung eines starken und einheitlichen gesundheitlichen Verbraucherschutzes ist ein modernes Datenmanagement eine wichtige Voraussetzung. Bei der 15. Verbraucherschutzministerkonferenz im Mai 2019 haben die Länder daher unter Mitwirkung des Bundesministeriums für Ernährung und Landwirtschaft (BMEL) den Beschluss gefasst, dass die Schaffung einer zentralen IT-Architektur für Kontrolldaten im gesundheitlichen Verbraucherschutz und Veterinärwesen „zwingend erforderlich“ sei.

Wie die zentrale IT-Architektur für eine effektivere und zukunftssichere Aufgabenwahrnehmung im Bereich des gesundheitlichen Verbraucherschutzes auf allen föderalen Ebenen aussehen kann, wurde aus einer von der PD durchgeführten Studie abgeleitet. Seit Oktober 2019 führte die PD im Auftrag des BMEL Workshops und Experteninterviews mit Vertretern aller föderalen Ebenen durch und hospitierte bei Betriebskontrollen vor Ort in den Kommunen. Auf Basis dieser breit gefächerten, partizipativen Erhebung können nun die aktuellen Herausforderungen und zukünftigen Anforderungen abgelesen werden.

Die Studienergebnisse wurden im April 2020 an das BMEL übergeben und seitdem in verschiedenen Kontexten mit Vertretern von Ländern und Kommunen diskutiert. Über die Umsetzung des anvisierten Modernisierungsvorhabens wird aktuell in den zuständigen Gremien beraten. Das BMEL hat angekündigt, die Studie in Kürze zu veröffentlichen. Wenden Sie sich bei Fragen gerne an uns.

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Sechs Handlungsfelder für erfolgreiche Personalgewinnung

Die Zukunftsfähigkeit des öffentlichen Dienstes steht und fällt mit seinen Mitarbeitern. In Anbetracht der vielfältigen Herausforderungen wie Digitalisierung, Energie und Umwelt, Mobilität und Gesundheit, denen sich öffentliche Arbeitgeber gegenübersehen, nehmen die Kompetenzen und Fähigkeiten der Beschäftigten eine Schlüsselrolle für deren Bewältigung ein. Durch den demografischen Wandel und den immer schärferen Wettbewerb zwischen Arbeitgebern um die Gewinnung der besten Fach- und Führungskräfte ist es daher unbedingt notwendig, die Arbeitgebermarke Öffentlicher Dienst sowie die Personalfunktion zu stärken.

Wie also können öffentliche Arbeitgeber auch zukünftig die passenden Mitarbeiter gewinnen und halten? Die PD hat aus den Erfahrungen in zahlreichen Recruiting-Projekten für die öffentliche Verwaltung sechs Handlungsfelder identifiziert, die es für die Stärkung der Arbeitgebermarke Öffentlicher Dienst zu bearbeiten gilt: (1) die Schaffung eines zielgruppenspezifischen Werteversprechens, (2) die Formulierung passgenauer Anforderungsprofile, (3) die richtige Kandidatenansprache, (4) ein kompetenzorientiertes und diagnostisch fundiertes Bewerbungsverfahren, (5) ein kandidatenorientierter Bewerbungsprozess sowie (6) eine sorgfältige Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter.

Gerne erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen eine Personalgewinnungsstrategie, die Ihre Organisation in den sechs Handlungsfeldern stärkt und ein erfolgreiches Recruiting ermöglicht!

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Kurz notiert – PD öffentlich

Nach wir vor beschäftigten uns die Entwicklungen unserer neuen Arbeitsumwelt, die durch die COVID-19-Krise ausgelöst wurden. Wir begleiten Führungskräfte der Verwaltung mit Online-Seminaren zu „Digitaler Führung“ auf dem Weg zum neuen, virtuellen Arbeitsalltag. Unsere Online-Seminare helfen, effektive Formen der digitalen Zusammenarbeit zu etablieren und stellen Führungskräften das nötige „Handwerkszeug“ vor, um gleichermaßen hohe Produktivität und Zufriedenheit ihrer Teams zu gewährleisten.

Wir freuen uns, in diesem Jahr exklusiver Festival-Partner des „Creative Bureaucracy Festival 2020“ zu sein, das vom 28. September bis zum 2. Oktober 2020 erstmals ausschließlich digital stattfindet. In den Jahren 2018 und 2019 diskutierten je rund 1.200 Teilnehmer in den Räumen der Berliner Humboldt-Universität über kreative Lösungen und innovative Ideen in der Verwaltungsarbeit. Vor dem Hintergrund der aktuellen Krisensituation zeigt sich einmal mehr, welches Potenzial in der oft im Hintergrund agierenden öffentlichen Verwaltung steckt und welche Gestaltungskraft sie innehat. 2020 wird das Festival mit neuen Formaten und digitalen Formen der Mitwirkung ein deutschlandweites und internationales Publikum ansprechen. Wir freuen uns, Sie dabei zu begrüßen und werden Ihnen die Formate vorab vorstellen. Bei Interesse an einer Mitwirkung oder bei Fragen sprechen Sie uns gern an!

Der Wirkungsbeitrag von Digitalisierungsinvestitionen zur strategischen Zielerreichung von Kommunen lässt sich mithilfe eines Excel-basierten Steuerungsinstruments abbilden. Das Vorgehen und das Tool dahinter stellen wir in unserem Beitrag „Analyse der Wirkung“ in der Juni-Ausgabe von „Kommune21“ vor. Das gemeinsam mit den Städten Aachen und Köln entwickelte Excel-Tool sowie den begleitenden Ergebnisbericht stellen wir auf Anfrage gerne kostenfrei zur Verfügung.

Alle Fachpressebeiträge der PD stehen auf unserer Webseite zum Download bereit.

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Aufgelesen

//aus Wissenschaft und Forschung// Bevölkerungsentwicklung, freie Parkplätze oder Trinkwasserqualität: Viele der digitalen Vorreiterstädte in Deutschland veröffentlichen kommunale Daten als „Open Data“. Mit dem neuen „Musterdatenkatalog“ schafft die Bertelsmann-Stiftung erstmals einen Überblick über diese öffentlich zugänglichen Daten, ausgehend von den allgemein zugänglichen Datensätzen der Kommunen in Nordrhein-Westfalen.

Kommunen kennen jedoch häufig den Wert der verfügbaren Daten nicht, mit denen u.a. kostenpflichtige Anwendungen aufgebaut werden können, und verhandeln entsprechend nachteilig mit privaten Partnern über die Nutzungsrechte der bei Smart-City-Anwendungen anfallenden Datensätze. In der Reihe PD-Impulse hat die PD die Untersuchung „Datensouveränität in der Smart City“ veröffentlicht und empfiehlt Kommunen darin, den Umgang mit kommunalen Daten als strategisches Querschnittsthema zu begreifen. Kommunen sollten die digitalisierte Daseinsvorsorge – auch in der Verantwortung privater Anbieter – gezielt steuern und die Datennutzungsklauseln in Smart-City-Vertragsentwürfen entsprechend kritisch prüfen.

//aus Wissenschaft und Forschung// Was treibt die Kommunen in Deutschland um? Welches sind die Herausforderungen, die sie in Zukunft bewältigen werden müssen? Das „OB-Barometer 2020“ des Deutschen Instituts für Urbanistik (Difu) identifiziert die wichtigsten Trends und Zukunftsthemen für deutsche Städte. Eine große Zahl der Befragten schätzt den künftigen Bedarf an Finanzmitteln in den Bereichen Digitalisierung, Wohnen, Mobilität und Klimaschutz als hoch oder sehr hoch ein.

Die PD unterstützt Kommunen mit einem breiten Leistungsangebot in den Bereichen kommunale E-Government-Strategie und nachhaltige Quartiersentwicklung. Gemeinsam mit der Stadt Braunschweig hat die PD eine Smart-City-Strategie entwickelt, die Orientierung bei der Planung, Umsetzung und Steuerung künftiger Smart-City-Aktivitäten gibt. Die Stadt Monheim am Rhein hat unter Mitwirkung der PD eine städtische Wohnungsbaugesellschaft gegründet, in der sie die Ressourcen für die nachhaltige Planung und Entwicklung von Wohnquartieren bündelt. Derzeit berät die PD die Monheimer Wohnen GmbH bei der Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens für den Bau von 400 Wohnungen in zwei Quartieren.

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In eigener Sache

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

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Mit-Arbeit – Stellenausschreibungen

Wir suchen Consultants, Praktikanten, Werkstudenten und Manager für unsere Teams Strategische Verwaltungsmodernisierung und Bau, Infrastruktur, Kommunalberatung. Besuchen Sie unsere Karriereseite!

Herausgeber
PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH
Friedrichstraße 149
10117 Berlin
Kontakt
Anja Tannhäuser
E-Mail: anja.tannhaeuser@pd-g.de
Telefon: +49 30 257679-139
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