Sehr geehrte Damen und Herren,

von wo bis wo reicht die Bedeutung des Begriffs „Digitalisierung“ für die öffentliche Verwaltung? Geht es um Technik oder Organisation und Abläufe, die elektronische Überführung von Handakten, die IT-gestützte Bürgerdienstleistung oder komplexe Interaktionen bei Fachanwendungen? Oder geht es um all das gleichermaßen, nur in unterschiedlicher Tiefe und Ausprägung? Mit diesen anspruchsvollen Fragen hat sich der Beirat der PD im April dieses Jahres beschäftigt. Die Vorträge sowie die Ergebnisse der Diskussionen können wir Ihnen jetzt in dem Tagungsband „Im Dialog: Digitalisierung“ vorstellen.

Mehr hierzu sowie zur besetzten Stiftungsprofessur der PD, was ein „Virtuelles Dienstleistungszentrum“ für Kommunen in NRW bedeutet, wie sich in NRW künftig die öffentliche Krankenhauslandschaft entwickeln wird, welche Fehler bei der Planung großer Projekte vermieden werden könnten und wozu „Personas“ gut sind, erfahren Sie in unserem aktuellen Newsletter.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung – sprechen Sie uns gern an!

Ihre Stéphane Beemelmans und Claus Wechselmann

„Digitalisierung von Verwaltung“ – Tagungsband zum Fachdialog des PD-Beirats

Das Streben nach Innovation und Modernisierung in Staat und Verwaltung tritt in Zeiten der Digitalisierung vielfach als Konzept für eine „smarte“ Leistungserbringung hoheitlicher oder öffentlich verantworteter Leistungen in Erscheinung. Was kann jedoch die Digitalisierung leisten, worin kann der Mehrwert für Bürger, Wirtschaft und die Verwaltung selbst liegen?

Der Tagungsband „Im Dialog: Digitalisierung“ untersucht das Thema Digitalisierung aus unterschiedlichen Blickwinkeln. So werden unter anderem die Chancen und Risiken der Digitalisierung für die kommunale Leistungserbringung und für die Vereinfachung komplexer Verwaltungsverfahren beleuchtet. Die notwendigen Schritte zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes werden anhand eines Praxisbeispiels thematisiert. Exkurse über innovative Technologien und Künstliche Intelligenz zeigen auf, wie die Zukunft einer digital arbeitenden Verwaltung aussehen könnte.

Der Tagungsband gibt die Vorträge und wesentlichen Erkenntnisse der diesjährigen Beiratssitzung der PD anschaulich wieder. Die Mitglieder des Beirats der PD hatten im Rahmen der Beiratssitzung am 18. und 19. April 2018 die unterschiedlichen Aspekte der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung erörtert. Dem Beirat der PD gehören derzeit 16 namhafte Mitglieder an, welche die Geschäftsführung und den Aufsichtsrat in strategischen Fragen beraten.

Hertie School of Governance besetzt durch die PD geförderte Stiftungsprofessur

Die Politikwissenschaftlerin Dr. Thurid Hustedt ist zum Wintersemester 2018/2019 als Professorin für „Public Administration and Public Management“ an die Hertie School of Governance in Berlin berufen worden. Die PD fördert diese Professur über einen Zeitraum von fünf Jahren. Dr. Thurid Hustedt befasst sich vorwiegend mit dem Verhältnis von Politik und Verwaltung, mit Reformen des öffentlichen Sektors und vergleichender Verwaltungsforschung. Zuvor war sie an der Freien Universität Berlin sowie der Universität Potsdam tätig und war Gastwissenschaftlerin an der Universität Bergen sowie der University of Toronto.

Die PD kooperiert mit der staatlich anerkannten, privaten Hertie School in den Themenfeldern Verwaltungsmodernisierung, Digitalisierung und Infrastruktur. Seminare für Gesellschafter und Mitarbeiter der PD sollen die gewonnenen Erkenntnisse unmittelbar für die Projektarbeit nutzbar machen.

PD erstellt Gutachten zur Krankenhauslandschaft in NRW

Eine zuverlässige, landesweit qualitativ hochwertige und gut erreichbare Krankenhausversorgung ist das Ziel des neu aufzustellenden Krankenhausplanes im Bundesland Nordrhein-Westfalen (NRW). Hierfür hat das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes die PD beauftragt, in einem Gutachten die aktuelle Versorgungsstruktur zu ermitteln sowie eine Bedarfsprognose für die Krankenhausplanung bis zum Jahr 2030 abzugeben. Auf dieser Grundlage sollen bis Mitte 2019 Handlungsempfehlungen abgeleitet werden, die gleichzeitig den bundes- und landesrechtlichen Vorgaben entsprechen.

Mit ihrer Beratungsexpertise im Gesundheitswesen ausschließlich für die öffentliche Hand unterstützt die PD mit dem beauftragten Gutachten das Ziel des MAGS, die Versorgung wieder stärker bedarfs- und qualitätsorientiert auszurichten. Mit dem Gutachten soll eine Grundlage für eine moderne, bedarfsgerechte Krankenhausversorgungsinfrastruktur geschaffen werden können. Hierfür werden die Aspekte Erreichbarkeit, Qualitätsorientierung und Wirtschaftlichkeit maßgeblich sein.

Lesen Sie hier mehr zum Gutachten oder sprechen Sie uns bei Fragen gern an.

Gemeinsam stärker: Sechs NRW-Kommunen gründen Virtuelles Dienstleistungszentrum

Sechs nordrhein-westfälische Kommunen haben unter Federführung des Bürgermeisters der Gemeinde Merzenich, Georg Gelhausen, ein Virtuelles Dienstleistungszentrum (DLZ) gegründet. Das DLZ bietet den Kommunen einen strukturellen Rahmen, um in den Bereichen Gebührenkalkulation, strategisches Berichtswesen, Umsatzsteuerrecht und Beschaffung zukünftig (verstärkt) zu kooperieren.

Das von der PD begleitete Projekt war von besonderen Herausforderungen gekennzeichnet: Zum einen sind die beteiligten Kommunen strukturell sehr heterogen – so hat die initiierende Gemeinde Merzenich rund 9.000, die Stadt Kerpen ca. 65.000 Einwohner. Zum anderen unterscheiden sich die Kooperationsbereiche ebenso thematisch wie auch im Hinblick auf bestehende Strukturen sowie beteiligte Akteure.

Im Rahmen von diversen Workshops konnten Bedarfe abgestimmt, verbindliche Strukturen geschaffen und Verantwortlichkeiten zugeteilt werden. Wesentlicher Erfolgsfaktor des Projektes war die vertrauensvolle Zusammenarbeit der involvierten Kommunen: Anstatt bei jedem Arbeitsschritt nur auf den eigenen Vorteil zu achten, gelang es allen Beteiligten, das „große Ganze“ im Blick zu behalten, so dass am Ende alle profitieren können.

DLZ-Kommunen sind die Städte Linnich, Kerpen und Jülich sowie die Gemeinden Inden, Merzenich und Niederzier. Die Gemeinde Merzenich ist seit 2017 Gesellschafterin der PD.

Bedürfnisse und Ziele von Nutzern mit Personas konkretisieren

Die Nutzerfreundlichkeit einer Anwendungssoftware entscheidet maßgeblich über deren Erfolg. Daher sollten vor dem Entwicklungsbeginn die Bedürfnisse und Ziele der künftigen Nutzer beschrieben werden. Mithilfe von sogenannten „Personas“ lassen sich die Anforderungen an komplexe Softwareanwendungen und das Vorgehen bei der Entwicklung strukturieren.

Eine Persona ist keine reale Person, sondern steht stellvertretend für eine künftige Gruppe von Nutzern einer Anwendung. Sie werden aus den Ergebnissen der qualitativen Nutzerforschung gebildet, beispielsweise aus Interviews mit künftigen Anwendern oder aus deren Beobachtung. Dies ermöglicht es, Bedürfnisse und Ziele einer bestimmten Nutzergruppe durch klar abgrenzbare Personas abzubilden.

Personas sollten personalisiert und so knapp wie möglich formuliert sein. Ihre Beschreibung gleicht häufig einem Steckbrief, der Angaben zum Alter, der Position, der Technikaffinität und den Nutzungsgewohnheiten enthält. Diese Steckbriefe können im Verlauf der Anwendungsentwicklung veröffentlicht werden. Das stärkt die Identifikation der Entwickler mit den Anwendergruppen und rückt diese immer wieder in den Fokus.

Auch bei der Entwicklung von Anwendungssoftware für die öffentliche Verwaltung haben sich Personas bereits vielfach bewährt. Sie eignen sich sowohl für die Entwicklung verwaltungsinterner Angebote als auch für Dienstleistungen der Verwaltung, die sich an Bürger richten.

Die PD verwendet Personas bereits erfolgreich bei der konzeptionellen und Umsetzungsberatung von Bundes- und föderalen Programmen. Die Personas helfen, die Anforderungen in den spezifischen Kontexten an die Informationsarchitektur zu beschreiben. Bei Fragen hierzu sprechen Sie uns gern an!

Der Planungsfehlschluss in Projekten und wie er sich vermeiden lässt

Die Mehrzahl aller Projekte benötigt entweder mehr Zeit oder mehr Budget als anfänglich kalkuliert – viele sogar beides. Die Gründe hierfür sind vielschichtig und doch wiederkehrend: unklare Projektziele, fehlende Unterstützung des Managements, häufige Anforderungsänderungen, fehlende Zuarbeit durch Endnutzer sowie Nutzeranforderungen, die nicht stabil sind. Eine wichtige Ursache für überzogen optimistische Planungen mit resultierenden Termin- und Budgetüberschreitungen wird im sogenannten Planungsfehlschluss vermutet.

Der Planungsfehlschluss ist eine Inkonsistenz in der Bewertung und Planung von Vorhaben und Projekten. Die vom Auftraggeber unterstellte Einzigartigkeit eines Projekts macht Projektverantwortliche oftmals unempfänglich für an sich bekannte „lessons learned“ aus vergleichbaren Projekten. Dementsprechend bleiben bewährte Planungsgrößen für Zeit, Budget und Personal unberücksichtigt, mit denen viele Fehleinschätzungen bei der Projektplanung vermeidbar wären. Bei Projekten der öffentlichen Hand lastet zudem der politische Druck auf den Projektverantwortlichen, Projekte durch enge Zeit- und Kostenrahmen überhaupt erst politisch durchsetzbar werden zu lassen.

Ein zielführender Ansatz, den Planungsfehlschluss bei der Projektplanung zu vermeiden, ist die Einnahme der Außenperspektive. Hierzu wird eine Gruppe von vergleichbaren Projekten gebildet, für die bestimmte Parameter wie benötigte Personentage, verbrauchtes Budget, Anzahl der Stakeholder und Dauer des Projekts ermittelt werden. Diese Parameter werden mit den Erwartungen an den eigenen Projektverlauf abgeglichen, unrealistische Zielvorstellungen treten dadurch zutage und können korrigiert werden.

Die PD verwendet zur Bewertung und Optimierung von Projektplanungen und zur Beratung laufender Projekte die SOS-Methode, mit der sich insbesondere IT-Großprojekte der öffentlichen Verwaltung erfolgreich managen lassen. Bei Fragen zum Management von Großprojekten wenden Sie sich gerne an uns. Auf unserer Webseite finden Sie die ausführliche Fassung des Beitrags zum Planungsfehlschluss sowie Lösungsansätze.

Kurz notiert – PD öffentlich

In dem Interview „Systempartnerschaften erfordern klare Vorstellung“ mit dem Magazin „HCM“ erläutert Burkhard Landré, Direktor, die zunehmende Bedeutung von System- und Innovationspartnerschaften im Bereich der Medizintechnik, die sich auch auf andere Anwendungsbereiche in deutschen Krankenhäusern übertragen lassen. Fragen zu diesem und anderen Themen beantworten Burkhard Landré und sein Team auch gern persönlich am Messestand der PD beim 14. Gesundheitswirtschaftskongress am 19. und 20. September 2018 in Hamburg.

Claus Wechselmann, Geschäftsführer, diskutiert am 7. September 2018 im Rahmen des 23. Ministerialkongresses über „Digitization beyond borders: Digital Governments in the year 2025“.

Dr. Ingo Caspari, Manager, bietet in Kooperation mit dem BehördenSpiegel am 19. und 20. September 2018 in Berlin ein „Seminar zur Praxis der Haushaltskonsolidierung“ an.

Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) hat ihren umfangreichen Bericht zu „Big Data und künstliche Intelligenz“ in englischer Sprache veröffentlicht und zur Konsultation gestellt. Ziel ist ein intensiver Dialog zum Themenkomplex – sowohl mit Unternehmen, Verbänden und Wissenschaft als auch mit nationalen und internationalen Aufsichtsbehörden. Die Studie untersucht die Implikationen der technologiegetriebenen Marktentwicklungen aus verschiedenen regulatorischen und aufsichtlichen Perspektiven. Die PD hat die Erstellung der Studie und die Abstimmung mit den Projektbeteiligten federführend begleitet.

Aufgelesen

//aus der Verwaltung// Die gute wirtschaftliche Situation in der Bundesrepublik wirkt sich auch auf die Kommunalfinanzen aus. Das zeigt das Fachpapier „Aktuelle Finanzlage der Kommunen“ der drei kommunalen Spitzenverbände. Im Durchschnitt stünden die kommunalen Haushalte zwar gut da, allerdings sei dies Sondereffekten wie der sehr guten wirtschaftlichen Entwicklung und verschiedenen Bundeshilfen geschuldet. Mit der aufgestellten Prognose für 2018 wird von einem Überschuss von 7,6 Milliarden Euro ausgegangen. In den Folgejahren werden Finanzierungsüberschüsse zwischen 5 und 6 Milliarden Euro erwartet. Gleichwohl sind die Unterschiede in der Finanzkraft von Kommune zu Kommune immer noch sehr groß. Bei den Sozialausgaben erwarten die Kommunen für den gesamten Prognosezeitraum weiterhin deutliche Anstiege. In diesem Jahr werden voraussichtlich 60 Milliarden Euro überschritten. 2021 werden sogar mehr als 70 Milliarden Euro erwartet. Die Prognose basiert auf Werten des Arbeitskreises Steuerschätzung von Mai 2018.

//aus der Marktwelt// „Fachkräfteengpässe im Bauhandwerk beeinträchtigen zunehmend den Wohnungsbau“ lautet das Ergebnis einer Studie der KfW. Dabei boomt der Wohnungsneubau in Deutschland: Nach 285.000 neuen Wohnungen im Jahr 2017 dürften im laufenden Jahr 300.000 Wohnungen fertiggestellt werden. Damit bleibt die Zahl der neu errichteten Wohnungen allerdings hinter dem Bedarf von jährlich 350.000 bis 400.000 Baufertigstellungen zurück. Die Zahl der Baugenehmigungen steigt zwar angesichts des günstigen Finanzierungsumfelds stetig und dürfte bis Jahresende die Marke von 350.000 erreichen. Es hapert jedoch an der Umsetzung bewilligter Bauvorhaben. Eine zentrale Schwierigkeit sind Kapazitätsengpässe in der Bauwirtschaft – und zwar zunehmend ausgelöst durch Fachkräftemangel. Nicht nur die Baufertigstellung, auch die Genehmigung der vorangehenden, zeitintensiven Bauanträge in der Verwaltung kann beschleunigt werden. Brigitte Bourscheidt, Managerin bei der PD, beschreibt die Vorteile für die Verwaltung und eine mögliche Umsetzung in ihrem Beitrag „Voraussetzungen und Chancen eines digitalen Baugenehmigungsverfahrens“.

Mit-Arbeit – Stellenausschreibungen