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Transparenz, Vernetzung und Agilität sind wichtige Stichworte unseres heutigen Newsletters: Ein Bürgerportal für einen schnellen Online-Zugriff kann Realität werden, weil in NRW Kommunen zusammengearbeitet haben. Unterstützt mit agilen Methoden kann solche gemeinsame Arbeit zu mehr Transparenz und einem Nutzer-orientierten Projektfortschritt führen. „Agil“ steht bisher für die Entwicklung von Anwendungssoftware in der Privatwirtschaft. Kann das jedoch auch für Projekte der Verwaltung gelten? Wir erläutern in unserem Newsletter an einem Beispiel, dass dies für Softwareentwicklungen auch in der Verwaltung funktioniert – und nicht nur dort eine geeignete Methode für die Projektbearbeitung und -kommunikation ist.

Auch die Frage nach der Priorisierung von Teilprojekten, sollen umfangreiche Geschäftsprozesse optimiert werden, wird beantwortet. – Um die wissenschaftliche Fundierung unserer Beratungsarbeit voranzutreiben, haben wir mit unserem Kooperationspartner „Hertie School of Governance“ eine „PD-SummerSchool“ mit Führungskräften der öffentlichen Verwaltung durchgeführt – auch darüber berichten wir.

Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung – sprechen Sie uns gern an!

Ihre Stéphane Beemelmans und Claus Wechselmann

Kreis Heinsberg: Interkommunale Kooperation zur Einführung eines Bürgerportals

Die Vorgaben der E-Government-Gesetze (EGovG) auf Bundes- und Landesebene, welche 2017 durch das Online-Zugangsgesetz (OZG) ergänzt und präzisiert wurden, stellen gerade für Kommunen eine besondere Herausforderung dar. Aus diesem Grund haben sich die zehn Gemeinden und die Kreisverwaltung des Kreises Heinsberg (NRW) zu einem gemeinsamen Vorgehen entschlossen. Sie möchten als ersten Schritt ein Bürgerportal in interkommunaler Zusammenarbeit einführen, über das online elektronische Verwaltungsleistungen zugänglich gemacht werden sollen.

Die PD wurde mit der Erarbeitung eines funktionalen Zielbilds für das geplante Bürgerportal beauftragt. Im Rahmen von Workshops mit den kommunalen IT-Verantwortlichen wurden die benötigten Funktionen und Komponenten des Portals vor dem Hintergrund der Aktivitäten des Landes (einheitliche Authentifizierungs- und Identifizierungslösung „Servicekonto NRW“) identifiziert. Zudem wurden die prioritär zu digitalisierenden Verwaltungsleistungen festgelegt und Kriterien für die Auswahl zukünftig umzusetzender Online-Services definiert.

Da der Betrieb eines Bürgerportal eine langfristige Aufgabe darstellt, wurden für die Entwicklung und den Betrieb unterschiedliche Organisationsformen der interkommunalen Zusammenarbeit verglichen. Nachdem anschließend mögliche Anbieter im Markt sondiert und die detaillierten Anforderungen erarbeitet wurden, waren schließlich die Grundlagen für die praktische Umsetzung des Konzepts gelegt. Im Kreistag wird aktuell über die konkreten nächsten Schritte diskutiert. Gern berichten wir über den Fortgang des Projektes.

Geschäftsprozessoptimierung in der öffentlichen Verwaltung

Im Zuge der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung wurden in den letzten Jahren und werden auch in Zukunft zahlreiche Projekte zur „Geschäftsprozessoptimierung“ (GPO) durchgeführt. Ambitionierte zeitliche Rahmen und begrenzte Personal- und Sachressourcen erfordern eine Priorisierung der Projekte, die sowohl den wirtschaftlichen Nutzen der geplanten Optimierungen als auch die politischen und strategischen Belange der Stakeholder berücksichtigen.

Sofern in mehreren Ressorts, Behörden bzw. Organisationseinheiten zu optimierende Prozesse identifiziert wurden und die Priorisierung auf Basis ihrer Gesamtheit stattfinden soll, ist ein mehrstufiges Vorgehen anzuraten. Unter Berücksichtigung der Priorisierung der eigenen Prozesse durch die beteiligten Häuser erarbeitet eine neutrale Stelle einen Vorschlag zur sukzessiven Umsetzung aller gemeldeten Projekte. Dabei gilt es, Ursachen für divergierende Priorisierungsergebnisse zu untersuchen und einen Konsens zu erreichen.

Transparenz in Bezug auf die gewählten Kriterien und den Entscheidungsweg zur Priorisierung ist dabei ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Wenn zwischen allen Hausspitzen Einigkeit bezüglich des erarbeiteten Vorschlags herrscht, kann mit der Planung und Umsetzung der am höchsten priorisierten GPO-Projekte begonnen werden. Zwischen den Planungsiterationen der GPO-Projekte liegen in der Regel mehrere Monate. Daher sollte die initial beschlossene Reihung der Projekte vor dem Start einer neuen Planungsphase kritisch geprüft werden.

In einem Fachbeitrag lesen Sie mehr zu den von der PD genutzten Kriterien zur Priorisierung von GPO-Projekten. Bei Fragen sprechen Sie uns gern an!

Agiles Anforderungsmanagement für die Softwareentwicklung

Bei der Entwicklung komplexer Anwendungssoftware für die öffentliche Verwaltung werden immer häufiger agile Methoden verwendet. Diese sollen den Entwicklungsprozess transparent und flexibel gestalten und zu einem schnelleren Einsatz der neuen Software führen. Zentral für die Agilität sind selbst organisierte Teams aus Fachexperten und Entwicklern. Die Produktverantwortung richtet sich im Idealfall nicht nach hausinternen Hierarchien, sondern nach der Fachkenntnis der Beteiligten.

Agile Methoden stellen auch in der öffentlichen Verwaltung eine Alternative zu der strikt in Phasen verlaufenden klassischen Softwareentwicklung dar. Klassisch wurden Anforderungen an eine neue Software detailliert in einem Lastenheft zusammengetragen. Das Entwicklerteam setzte danach diese Anforderungen weitgehend getrennt von den Produktverantwortlichen um. Das (Teil-)Produkt wurde an den Kunden in späteren Phasen übergeben, eine Rückkopplung wurde in der Regel erst nach weit fortgeschrittener Entwicklung ermöglicht.

Mit agilen Methoden hingegen wird die Software in mehreren, dafür kürzeren Phasen entwickelt. Nach jeder Entwicklungsphase werden die Ergebnisse präsentiert und abgenommen. Die Anzahl und der Inhalt der umzusetzenden Anforderungen je Entwicklungsperiode werden jeweils zu Beginn festgelegt. Auf diese Weise kann das Team planen und auf ein definiertes zeitliches und inhaltliches Ziel hinarbeiten. Die stete Teamkommunikation steht hier an vorderster Stelle und ersetzt die in der klassischen Softwareentwicklung übliche akribische Pflege von Planungstabellen, Statusberichten und Risikolisten.

Entscheidende Faktoren für einen erfolgreichen Einsatz agiler Methoden in der Softwareentwicklung sind eine Kultur, die Veränderungen zulässt, der Wille, sich auf eine neue Herangehensweise in der Entwicklung komplexer Anwendungssoftware einzulassen, und Rahmenbedingungen, die dies möglich machen oder gar befördern.

Die PD wendet agile Methoden bereits erfolgreich in Projekten an. Ausführliche Informationen lesen Sie in einem aktuellen Fachbeitrag. Bei Fragen hierzu sprechen Sie uns gern an!

Fachmagazin „Bauwelt“ widmet PD-Projekt „Futurium“ Sonderheft

Mit dem „Futurium“ entsteht ein neuer Ort für Ausstellungen und Veranstaltungen rund um das Thema Zukunftsgestaltung im Herzen von Berlin. Das Futurium gehört zu den sechs Nominierten des 6. DGNB-Preises „Nachhaltiges Bauen“, der von der Deutschen Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen e.V. im Dezember 2018 verliehen wird. Das Futurium zeige „ästhetisch erlebbares, nachhaltiges Bauen in Deutschland“.

Im Sonderheft „Bauwelt Einblick – Futurium“ des Fachmagazins „Bauwelt“ werden das Projekt und die Beteiligten vorgestellt: Im gemeinsamen Gespräch mit den Architekten, Verantwortlichen der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben als Bauherrn, des Nutzers Futurium gGmbH sowie Karl-Heinz Heller, Mitglied der Geschäftsleitung der PD, und Michael Vahlert, Senior Manager, wird die Vorbildfunktion des Bauprojekts herausgearbeitet: Mit der Einbindung in ein Partnerschaftsmodell gelang es, den hohen gestalterischen Anspruch des Entwurfs auch in der Ausführung umzusetzen und dabei den Kosten- und Zeitrahmen einzuhalten. Ein junges Architekturbüro hatte sich mit seinem Entwurf im Planungswettbewerb gegen 162 Mitbewerber durchgesetzt.

Die PD war mit der Vorbereitung und Durchführung des europaweiten Vergabeverfahrens beauftragt und hat das Bauvorhaben im Auftrag der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben als Projektmanager während der gesamten Vorbereitungs-, Vergabe- und Bauphase begleitet.

Papenburg und der Hochsauerlandkreis: 55 PD-Gesellschafter

Mit der Stadt Papenburg und dem Hochsauerlandkreis, die im September Anteilseigner wurden, hat die PD nunmehr 55 Gesellschafter des Unternehmens. Die Kommunen können damit die Beratungsleistungen der PD für Projekte in den Bereichen Bau / Infrastruktur und Verwaltungsmodernisierung ausschreibungsfrei beauftragen.

Kooperation mit der Hertie School: Stiftungsprofessur und PD-SummerSchool

Zum Wintersemester 2018/2019 hat die Hertie School of Governance die Verwaltungswissenschaftlerin Dr. Thurid Hustedt als Professorin für „Public Administration and Management“ berufen. Die PD fördert diese Professur über einen Zeitraum von fünf Jahren an der staatlich anerkannten, privaten Universität. Dr. Thurid Hustedt befasst sich vorwiegend mit dem Verhältnis von Politik und Verwaltung, mit Reformen des öffentlichen Sektors und vergleichender Verwaltungsforschung. Ziel ist es, den akademischen Austausch zu fördern und für eine zukunftsorientierte Projektarbeit die Beratungspraxis und Wissenschaft enger zu verzahnen.

Auf diesem Ansatz aufbauend haben gleichzeitig im September die Hertie School of Governance und die PD zur PD-SummerSchool für Vertreter der öffentlichen Hand eingeladen. Die Veranstaltung mit dem Motto „Zukunft Digitalisierung“ stand unter der Schirmherrschaft von Werner Gatzer, Staatssekretär im Bundesministerium der Finanzen. Hochrangige Referentinnen und Referenten aus Politik, Wissenschaft und Verwaltungspraxis traten für drei Tage in einen intensiven Austausch mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern.

Die PD-SummerSchool ist als akademisch fundiertes Format für Führungskräfte der öffentlichen Hand konzipiert, um den Austausch zu aktuellen Trends und Herausforderungen der öffentlichen Verwaltung auf kommunaler, Landes-, Bundes- oder europäischer Ebene zu fördern. Das diesjährige Schwerpunktthema „Zukunft Digitalisierung“ knüpfte an den im April mit dem PD-Beirat begonnenen Diskurs zur Digitalisierungspraxis in der öffentlichen Verwaltung an und öffnet diesen für eine wissenschaftliche Perspektive.

Kurz notiert – PD öffentlich

Der von Eltern, Lehrern und Schülern gewünschte Bildungscampus in Weißenfels rückt näher. Der Kreistag des Burgenlandkreises hat einstimmig beschlossen, das 1513 errichtete Kloster St. Claren als Standort für das benachbarte Goethegymnasium (statt des bisherigen Hauses 2) und für die Musik- und Volkshochschule herzurichten. Der Kreistag folgt damit der Empfehlung des Landrates. Die PD hat an der Machbarkeitsstudie für den schulgerechten Ausbau des unter Denkmalschutz stehenden Gebäudes mitgewirkt, die zur Entscheidungsfindung herangezogen wurde.

Die Hansestadt Stade beabsichtigt wiederum, einen kompletten Bildungscampus auf einer sieben Hektar großen Freifläche neu zu errichten. Der Bildungscampus in Riensförde soll in einem Partnerschaftsmodell umgesetzt werden. Die PD wird die Vorbereitung und Durchführung des europaweiten Vergabeverfahrens begleiten und die Stadt im weiteren Projektverlauf unterstützen.

Die PD empfängt an ihrem Stand beim Kongress-kommunal am 16. und 17. November 2018 in Koblenz Gesellschafter und informiert interessierte Kommunalvertreter über das breit gefächerte Beratungsangebot der PD für kommunale Infrastrukturprojekte.

Am 27. September wurden mit einer Ausstellungseröffnung offiziell die Düsseldorfer Büroräume der PD eingeweiht. Gesellschafter, Kunden und Partner konnten sich gemeinsam mit den PD-Kolleginnen und -Kollegen einen Eindruck von den PD-Büroräumen im größten deutschen Bundesland machen und die Projekte in NRW erörtern.

Aufgelesen

//aus der Verwaltung// Der Deutsche Städte- und Gemeindebund (DStGB) und der Branchenverband Bitkom haben einen Neun-Punkte-Plan für die Digitalisierung der Kommunen veröffentlicht. Der Plan beinhaltet unter anderem die Forderung nach einem bundesweiten Kompetenzzentrum „Digitale Städte und Regionen“ unter Federführung des Bundes sowie unter enger Einbindung der kommunalen Spitzenverbände und der Digitalwirtschaft. Dieses braucht es nach Ansicht der beiden Verbände, um einen Know-how-Transfer zwischen den Kommunen sicherzustellen und praktische Unterstützung bei der Digitalisierung zu bieten. Ein Auslöser für den gemeinsamen Neun-Punkte-Plan: In der Umfrage „Zukunftsradar Digitale Kommune“ des DStGB aus dem März 2018 erkannten zwar rund 90 Prozent der Kommunen die Chancen der Digitalisierung – gleichzeitig gaben jedoch wiederum 90 Prozent an, derzeit noch keine Strategie für diesen Umbauprozess zu haben.

Wie Kommunen mit einer individuellen Digitalisierungsstrategie zu gestaltenden Akteuren werden und passgenaue Instrumente zur Digitalisierung von Verwaltung und Daseinsvorsorge einsetzen können, erläutert David Epp, Manager, in seinem Beitrag „Digitalisierung und kommunale Leistungserbringung“, der jüngst im Tagungsband „Im Dialog: Digitalisierung“ der PD-Beiratssitzung 2018 veröffentlicht wurde.

//aus der Marktwelt// Vier Zukunftsszenarien, wie sich der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) auf das klassische Verwaltungshandeln auswirken könnte, hat das Kompetenzzentrum Öffentliche IT (ÖFIT) des Fraunhofer-Instituts für Offene Kommunikationssysteme entworfen. Die Szenarien gehen davon aus, dass KI-Systeme in unterschiedlicher Intensität Einzug in die öffentliche Verwaltung halten. Dabei spannt die Studie den Bogen von einem nur zögerlichen, reaktiven Einsatz von KI bis hin zu einer staatszentrierten KI, die dem Staat weitreichende Handlungsspielräume ermöglicht. Die Szenarien zeigen zudem Rahmenbedingungen auf, die den Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung erschweren. Die Studie gibt deshalb Anregungen, wie Datenverfügbarkeit gewährleistet und was gegen Unsicherheiten beim und im KI-Einsatz getan werden kann und untersucht, wie sich hinreichende Akzeptanz schaffen lässt. Abschließend werden kritische Punkte und politische Implikationen mit Blick auf die KI diskutiert.

Einen Blick in die Zukunft der Verwaltungsdigitalisierung von der Blockchain bis zur Künstlichen Intelligenz wirft Dr. Youssef Dhaibi, Senior Manager bei der PD, in seinem Beitrag „Neue Technologien für die öffentliche Verwaltung: Elektrifizierung versus Disruption“.