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bereits seit zehn Jahren beraten wir die öffentliche Hand bei Aufgabenstellungen in den Bereichen Verwaltungsarbeit und Infrastrukturprojekte: Am 11. November 2008 wurde die ÖPP Deutschland AG als Vorgängerin der PD gegründet. Unser Anspruch, gemeinsam mit der Verwaltung nachhaltige Lösungsansätze zu erarbeiten, zeigt sich seitdem in vielen erfolgreichen Projekten und gewachsenen Partnerschaften.

Aktuell begleiten wir neben diversen Bauprojekten auf kommunaler und Bundesebene auch das nordrhein-westfälische Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie auf dem Weg zum „digitalen Vorbild“. Mit der hessischen Stadt Taunusstein haben wir in einem partizipativen Prozess eine Digitalisierungsstrategie und eine E-Government-Roadmap erarbeitet.

Wie die öffentliche Hand ihr Image als attraktiver Arbeitgeber ausbauen kann, ist ein weiterer Schwerpunkt unseres heutigen Newsletters. Ein Kulturwandel innerhalb der Verwaltung unterstützt dabei ein durchdachtes Personalmarketing. Gleichzeitig kann die effiziente Gestaltung interner Verwaltungsprozesse dazu beitragen, die Zufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Bürgerinnen und Bürger zu steigern. Auch dies erläutern wir in einem Fachbeitrag zur Prozessidentifikation.

Für das angehende, elfte Jahr unseres Bestehens freuen wir uns auf neue Projekte, die wir mit Ihnen umsetzen können, und Herausforderungen, für die wir mit Ihnen Lösungen finden. Aber zunächst einmal wünschen wir Ihnen eine besinnliche Weihnachtszeit und ein erfolgreiches neues Jahr 2019!

Ihre Stéphane Beemelmans und Claus Wechselmann

Taunusstein wird digital

Wie kann die Stadt Taunusstein die Digitalisierung nutzen, um ihre stadtstrategischen Ziele zu erreichen? Um dies zu beantworten, hat die Kommune unter dem Leitmotiv „Digitale Stadt Taunusstein“ gemeinsam mit der PD eine kompakte, übergeordnete Digitalisierungsstrategie sowie eine E-Government-Roadmap für die Digitalisierung der Verwaltung erarbeitet.

Die Digitalisierungsstrategie leitet sich dabei aus den übergeordneten strategischen Zielen der Stadt ab. So versteht sich Taunusstein beispielsweise als „Stadt für alle Generationen“. Entsprechend prioritär war die Frage, wie die Digitalisierung auch weniger digital-affinen Bürgerinnen und Bürgern nützen kann. Eine Antwort ist die Einrichtung eines „Mobilen Bürgerbüros“, mit dem Verwaltungsbeschäftigte mobilitätseingeschränkte Bürgerinnen und Bürger zu Hause besuchen können.

Die E-Government-Roadmap detailliert wesentliche, für die Digitalisierung der Verwaltung notwendige Basis- und Umsetzungsbausteine. In Zusammenarbeit mit der Verwaltung wurden der Ist-Stand aufgenommen und ein Soll-Konzept entwickelt. Die Roadmap ordnet Verantwortlichkeiten zu und enthält einen Zeitplan sowie Elemente des Change Managements.

Der Prozess der Strategieentwicklung war stark partizipativ ausgerichtet. So moderierte die PD mehrere Workshops mit Vertreterinnen und Vertretern der Taunussteiner Verwaltung, Politik und Bürgerschaft. Außerdem begleitete die PD eine Online-Umfrage unter Bürgerinnen und Bürgern, ortsansässigen Unternehmen sowie den Verwaltungsbeschäftigten. Bürgermeister Sandro Zehner sagt: „Die Resonanz auf unser Beteiligungsangebot war groß und bestätigt die Vermutung, dass dieses Thema unsere Stadtgesellschaft sehr bewegt.“

Das südhessische Taunusstein ist seit Mai 2018 Gesellschafter der PD. Weitere Informationen zur Kommunalberatung der PD finden Sie auf unserer Webseite.

New Work, Arbeiten 4.0 und eine moderne Verwaltung

Arbeitgeberattraktivität ist ein zentrales Thema – nicht nur in der Privatwirtschaft. Die öffentliche Verwaltung punktet bei jüngeren Bewerbern insbesondere mit einer hohen Arbeitsplatzsicherheit. Im Vergleich zur Privatwirtschaft überzeugt sie diese Bewerbergruppe zudem in den Bereichen Sinnhaftigkeit der Arbeit und Gemeinwohlorientierung.

Trotzdem gilt die Verwaltung als hierarchisch und unflexibel. Bedingt durch den demografischen Wandel scheiden altersbedingt große Teile der Belegschaft aus. Es gilt nun, sich von der Privatwirtschaft abzugrenzen. Jedoch schrecken die oft wenig attraktive Entlohnung, die international betrachtet stark hierarchische Organisationskultur sowie die dem Laufbahnprinzip inhärente geringe Durchlässigkeit zur Privatwirtschaft potenzielle Bewerber für die öffentliche Verwaltung oft ab.

Um diesen Faktoren zu begegnen, erfordert es eine innovative Personalpolitik und Arbeitsgestaltung der öffentlichen Verwaltung. Sie soll sich aufgeschlossen gegenüber den mit „New Work“ und „Arbeiten 4.0“ beschriebenen Trends zeigen. Diese Begriffe stehen für flexible Arbeitszeit- und Arbeitsortmodelle, agile Führungskulturen, flache Hierarchien und den Wunsch vieler Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, sich im Laufe des Berufsweges mehrfach inhaltlich und räumlich neu zu orientieren.

Mit einem konsequenten Personalmarketing allein lässt sich der Bewerbermangel der öffentlichen Hand daher nicht lösen. Vielmehr bedarf es eines umfangreichen und zeitintensiven Änderungs- und Kulturwandelprozesses innerhalb der Verwaltungen, um als zukunftsfähiger Arbeitgeber wahrgenommen zu werden.

Die PD bietet öffentlichen Institutionen an, eine ganzheitliche, multiperspektivische Strategie zur Arbeitsplatzinnovation zu entwickeln, die weit mehr ist als die Summe von Einzelmaßnahmen. Hierfür können auch neuartige Entwicklungsmethoden eingesetzt werden, beispielsweise das Design Thinking. Bei Fragen zum Thema „Arbeiten 4.0 und eine moderne Verwaltung“ sprechen Sie uns gerne an!

MWIDE digital 2022 – Digitales Modellministerium NRW

Die Landesregierung von Nordrhein-Westfalen (NRW) hat 2017 in ihrem Koalitionsvertrag beschlossen, bis 2022 ein Landesministerium als „digitales Vorbild“ zu etablieren. Das Ministerium für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie (MWIDE) hat sich dieser Aufgabe angenommen und das Programm „MWIDE digital 2022“ ins Leben gerufen.

Das Programm verfolgt vorrangig zwei Ziele: Das Ministerium möchte sich zum einen als innovativer und kompetenter Partner der Wirtschaft und Gesellschaft positionieren. Zum anderen hat das Ministerium die Ansprüche, als Gestalter des digitalen Wandels zu wirken und sich als Vorreiter für die digitale Verwaltung in NRW zu etablieren. Damit soll die Zusammenarbeit der Verwaltung mit den Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen vereinfacht werden. Beispiele hierfür sind: eine medienbruchfreie Kommunikation, elektronische Rechnungen und Bezahlmöglichkeiten sowie das Erledigen von Amtsangelegenheiten unabhängig von Ort und Zeit.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Ministeriums sollen von elektronischen Akten und Laufmappen, mobilen Arbeitsmitteln sowie optimierten Prozessen und Arbeitsabläufen profitieren und neuartige Formen der Kommunikation und Kollaboration erleben. Dabei spielt auch das Programm „Digitale Verwaltung NRW“ eine wichtige Rolle. Denn in diesem werden die entsprechenden Grundlagen für die Digitalisierung der Landesverwaltung erarbeitet.

Ergänzend werden der Arbeits- und Gesundheitsschutz im Rahmen von „MWIDE digital 2022“ in einem eigenen Projekt behandelt, um bestehenden Unsicherheiten der Beschäftigten proaktiv zu begegnen. Übergreifend wird die Durchführung des Programms durch Maßnahmen in den Bereichen Kommunikation und Veränderungsmanagement begleitet.

Die PD berät das MWIDE seit Mai 2018 konzeptionell und methodisch bei dem Aufbau und der Umsetzung des Programms. Die Schwerpunkte liegen dabei in der Reorganisation und Transformation der Verwaltungsorganisation sowie der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen und Fachverfahren.

Prozessidentifikation als ein Grundstein des Prozessmanagements

Ein funktionierendes Prozessmanagement ermöglicht eine zielgerichtete Steuerung der Verwaltungsabläufe und trägt dazu bei, die Effizienz der öffentlichen Verwaltung zu erhöhen. Der Einsatz von finanziellen Haushaltsmitteln und Personal lässt sich somit optimieren und die Vorteile der Standardisierung nutzbar machen. Einen Grundstein dafür legt unter anderem die Prozessidentifikation, die alle zweckmäßigen internen Prozesse erfasst und dokumentiert.

Die Prozessidentifikation sollte in einem strategischen Kontext eingebettet sein. Bei der Umsetzung der E‑Government-Gesetze von Bund und Ländern ist die Prozessidentifikation zumeist der Ausgangspunkt für eine Geschäftsprozessoptimierung (GPO). Die Prozessidentifikation schafft damit die Grundlage für eine Priorisierung der Prozesse nach strategischen Gesichtspunkten und stellt einen effektiven Ressourceneinsatz sicher.

Für die Erarbeitung der Ergebnisse empfiehlt die PD ein Top-down-Vorgehen in drei Schritten: Zuerst wird ein Katalog aller Aufgaben erstellt, die in der Organisation bzw. Organisationseinheit ausgeführt werden. Im Anschluss werden die Aufgaben gemeinsamen Prozessen zugeordnet und in einem Prozessregister bzw. einer Prozesslandkarte festgehalten. Im dritten Schritt werden die Prozessinformationen erhoben.

Dienen die erhobenen Informationen als Vorarbeit für eine GPO, sollten bereits jene Prozesse priorisiert werden, die besonders häufig, aufwendig bzw. fehleranfällig sind oder Medienbrüche aufweisen. Die Erfahrung der PD zeigt, dass die Ausarbeitung und das Nachhalten strategischer Ziele, eine strukturierte Durchführung sowie die sachgerechte Vorbereitung und Begleitung der Beteiligten ausschlaggebend sind für den Erfolg einer Prozessidentifikation und somit auch der nachfolgenden Optimierungsprojekte. In einem aktuellen Fachbeitrag beleuchten wir ausführlich die an eine Prozessidentifikation gestellten Anforderungen.

Kurz notiert – PD öffentlich

Die PD feierte ihren zehnten Geburtstag. Am 11. November 2008 wurde das Unternehmen nach einem Bundestagsbeschluss als ÖPP Deutschland AG gegründet. Seit 2016 liegt die PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH zu 100 Prozent in den Händen öffentlicher Gesellschafter. Sie ist das einzige öffentliche, deutschlandweit und auf allen Ebenen agierende Inhouse-Beratungsunternehmen der öffentlichen Verwaltung. Heute beraten rund 180 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Berlin und Düsseldorf aus bei Vorhaben zu innovativer und nachhaltiger Infrastruktur sowie zur Modernisierung von Verwaltungsprozessen auch in schwierigen Umfeldern.

Digitale Verwaltung und Open Data, Transparenz und die Idee der Bürgerkommune: Das Thema „Kommunales Open Government“ hat viele Facetten. Doch wer sollte „Open Government“ in der Kommune vorantreiben? Und welche Rolle sollte die Politik hierbei einnehmen? Mit diesen Fragen beschäftigte sich ein Workshop der PD am 23. November 2018 am Bonner Dienstsitz des Bundesministeriums des Innern, für Bau und Heimat (BMI). Katharina Schlüter, Senior Consultant, moderierte die Veranstaltung. Dr. Alfred Reichwein, Senior Experte, lieferte inhaltliche Impulse. Der Gastgeber und Auftraggeber des Workshops war Georg Gelhausen, Bürgermeister der Gemeinde Merzenich. Diese unterstützte die PD im Rahmen des BMI-Projektes „Modellkommune Open Government“ bei der Erarbeitung einer Open Government-Strategie. Sowohl dieses als auch das Projekt „Virtuelles Dienstleistungszentrum“ werden auf unserer Webseite näher vorgestellt.

Aufgelesen

//aus der Verwaltung// Die Bundesregierung will bis zum Jahr 2025 drei Milliarden Euro in die Entwicklung – und vor allem die Erforschung – der Künstlichen Intelligenz (KI) investieren. Sie geht davon aus, dass private Investitionen in gleicher Höhe hinzukämen. Das hieße, dass bis 2025 insgesamt sechs Milliarden Euro zusätzlich investiert würden. Die Mitte November 2018 vom Bundeskabinett verabschiedete „Strategie Künstliche Intelligenz“ verfolgt drei zentrale Ziele: Erstens soll Deutschland zu einem führenden Standort für die Entwicklung und Anwendung von KI-Technologien werden. Dabei soll die Strategie zweitens eine verantwortungsvolle und gemeinwohlorientierte Entwicklung und Nutzung von KI sicherstellen. Und drittens soll sie einen Beitrag dazu leisten, KI im Rahmen eines breiten gesellschaftlichen Dialoges und einer aktiven politischen Gestaltung ethisch, rechtlich, kulturell und institutionell in die Gesellschaft einzubetten. Die PD beschäftigt sich bereits intensiv mit den Einsatzmöglichkeiten von Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Verwaltung. Beispiele hierfür sind das KI-basierte Wissensmanagement oder KI‑Technologien wie die Sprach- oder Mustererkennung. Wir freuen uns, mit Ihnen ins Gespräch zu kommen!

//aus der Marktwelt// Rund 39 Prozent der vom Forschungsinstitut ibi research befragten Kommunen sind noch nicht bereit für die E‑Rechnung. Dabei sind sie gesetzlich dazu verpflichtet, ab April 2020 Rechnungen vollständig digital empfangen und weiterverarbeiten zu können. Rund 43 Prozent der Kommunen erwarten jedoch, die bereits begonnene Umsetzung bis 2020 abzuschließen. Immerhin sind 19 Prozent der Kommunen laut der Studie „E-Government im kommunalen Bereich“ heute schon komplett bereit für die E-Rechnung. Gleichwohl gibt es weiterhin Medienbrüche: 68 Prozent der Empfänger digitaler Rechnungen drucken diese nach Erhalt aus und bearbeiten sie manuell weiter. Ein ebenso hoher Anteil gibt die Daten aus einer elektronischen Rechnung manuell in das behördeneigene IT-System ein. Ein vollständig digitalisierter Rechnungsprozess bringt nach Angabe der Befragten eine große Zeitersparnis mit sich: Werden für die rein papierbasierte Bearbeitung des gesamten Rechnungsprozesses im Durchschnitt 21 Stunden aufgewendet, reduziert sich der Zeitaufwand durch die vollständige Digitalisierung des Vorgangs auf nur noch 9 Stunden. Im Landkreis Dahme-Spreewald hat die PD erfolgreich die Einführung der E-Rechnung begleitet.

//aus der Marktwelt// Die Nutzung digitaler Verwaltungsangebote ist in Deutschland trotz sinkender Barrieren weiterhin rückläufig. Das ist ein Ergebnis des „eGovernment MONITOR 2018“, einer gemeinsamen Veröffentlichung der Initiative D21 und des Forschungsinstituts fortiss. In Deutschland nutzten demnach in den vergangenen 12 Monaten 40 Prozent der Online-Nutzer mindestens einmal E-Government-Angebote. Das ist ein Prozentpunkt weniger als im Vorjahr. 2012 waren es sogar noch 45 Prozent. Zwar kennen viele Onliner die Möglichkeit zur digitalen Abwicklung von Verwaltungsdiensten und bekunden ihr Interesse daran. Die tatsächliche Nutzung liegt jedoch deutlich darunter. Die Studie vermutet, dass die bestehenden Angebote nicht ausreichen und die staatlichen Online-Angebote nicht Schritt halten werden mit den aus dem privaten Umfeld bekannten Diensten und Erwartungen an Bedienbarkeit und Nutzerfreundlichkeit. Die Autoren empfehlen den Verwaltungen, die Zahl der Online-Angebote weiter auszubauen und in ihre gesteigerte Bekanntheit zu investieren. Positiv sei, dass alle bekannten Nutzungsbarrieren im Vergleich zum Vorjahr abgenommen hätten.