Verwaltungsmodernisierung

„Die Begrenztheit natürlicher Ressourcen, der Bevölkerungsanstieg verbunden mit einem steigenden Wohlstandsgefälle stellen alle Regierungen auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene vor große Herausforderungen. In einer globalisierten, zunehmend vernetzten Welt ist die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung notwendig, um nicht nur Information und Kommunikation, sondern auch ganzheitliche, arbeitsteilige Verfahren zu gewährleisten. Dies gelingt nicht ohne Partnerschaften – auch mit externen Partnern. Alle Gestaltungsspielräume sollten genutzt werden, um zeitnahe, effektive und effiziente Lösungen zu finden.“

Beate Lohmann
Abteilungsleiterin der Abteilung O – Verwaltungsmodernisierung; Verwaltungsorganisation im Bundesministerium des Innern (BMI)

Anwendungsfelder

Die öffentliche Verwaltung ist gefordert, Bürger- und Serviceorientierung mit dem zunehmenden Fachkräfte- wie auch Finanzmangel zu vereinbaren. Kooperationen können Gestaltungsspielräume eröffnen, die es erlauben, mit diesen Herausforderungen selbstbestimmt umzugehen. Im IT- und Dienstleistungssektor bieten sich zahlreiche Möglichkeiten für Partnerschaften, sowohl innerhalb von Verwaltungen als auch zwischen der öffentlichen Verwaltung und der Privatwirtschaft.

 

Typische Anwendungsgebiete sind die öffentliche IT, ausgewählte Serviceprozesse, allgemeine Verwaltungsprozesse und digitale Verwaltungsangebote. Partnerschaften in diesen Bereichen zeichnen sich dadurch aus, dass ähnliche Bedarfe gebündelt und Kompetenzen ergänzt werden. Innerhalb des gültigen Rechtsrahmens ermöglicht die arbeitsteilige Aufgabenwahrnehmung der Verwaltung, sich auf Kernkompetenzen zu konzentrieren und wirtschaftlicher zu agieren.


Partnerschaften für öffentliche IT

Aufgrund der steigenden Abhängigkeit von IT, der zunehmenden technischen Komplexität und der höheren Aufwände für die IT-Sicherheit entwickelt sich die öffentliche IT weitaus dynamischer als andere Verwaltungsbereiche. Politik und Verwaltung reagieren auf diese Entwicklung und streben eine stärkere Kooperation in der öffentlichen IT an. Im Rahmen des IT-Planungsrates entsteht eine wachsende Zahl von Projekten.

Partnermodell und Nutzen

Partnermodell

Private Anbieter von IT-Dienstleistungen besitzen Markterfahrung und Kompetenzen, um eine anforderungsgerechte, optimierte Organisation der IT-Service-Erbringung zur Verfügung zu stellen. So kann die öffentliche Verwaltung ihre Informations- und Kommunikationstechnologie modernisieren und vereinheitlichen sowie die eigene Aufgabenerledigung optimieren.
 

Nutzen

Die Partnerschaft mit spezialisierten Anbietern eröffnet der Verwaltung folgende Chancen:

  • Reduzieren monolithischer und kostenintensiver Eigenentwicklungen,
  • Abbauen technischer Redundanzen durch die Zusammenführung von IT-Infrastruktur,
  • kontinuierliche und serviceorientierte Leistung durch zielgerichtetes IT-Management und Controlling,
  • schnellere Adaption neuer Technologien wie beispielsweise Cloud und Big Data.

Partnerschaften für ausgewählte Serviceprozesse


Unterstützende Serviceprozesse zur Aufgabenerledigung werden bereits ganz oder teilweise an private Akteure übertragen. Klassische Anwendungsbereiche dieser vielerorts bewährten Servicepartnerschaften sind in den Bereichen Sicherheits-, Empfangs- und Reinigungsdienste, Hausmeisterservice, Catering, Besucherbetreuung sowie Facility Management zu finden.

Partnermodell und Nutzen

Partnermodell

Dienstleistungsverträge der Verwaltung, die oft in hoher Anzahl und mit unterschiedlichen Vertragsmodalitäten bestehen, können im Rahmen von Partnerschaften gebündelt werden. Damit kann sich die öffentliche Hand auf die strategische Steuerung der Serviceprozesse konzentrieren. Zugleich sind Wirtschaftlichkeitseffekte und höhere Servicequalitäten erzielbar.

Bei Servicepartnerschaften existiert ein etablierter ÖPP-Markt. Es gibt zahlreiche entsprechend spezialisierte private Anbieter, weil es in den genannten Leistungsbereichen auch in der Privatwirtschaft einen Bedarf nach professioneller und kostenoptimierter Leistungserbringung gibt. Die Umsetzung im öffentlichen Raum ist vielfältig und erfolgt zum Beispiel in Form von Gemeinschaftsunternehmen, an denen die öffentliche Hand mehrheitlich beteiligt ist.
 

Nutzen

Partnerschaften für Serviceprozesse öffentlicher Einrichtungen leisten einen wichtigen Beitrag, die monetäre und nicht-monetäre Wirtschaftlichkeit von Verwaltungen zu verbesser. Ziele sind:

  • durch Skaleneffekte und effizientes Handeln des privaten Partners Kosten einsparen,
  • Serviceprozesse kontinuierlich professionalisieren,
  • die Steuerungsfähigkeit insbesondere von „kundenwirksamen“ Serviceprozessen stärken,
  • neue Gestaltungsspielräume zur Erledigung von Kernaufgaben in der Verwaltung erschließen,
  • geeignete IT-Lösungen für eine stärkere Serviceorientierung nutzen.

Partnerschaften für allgemeine Verwaltungsprozesse

Vor dem Hintergrund aktueller europäischer Initiativen (z. B. neue Vergaberichtlinie) und einschlägiger Best-Practice-Ansätze werden IT-gestützte Prozesse in der allgemeinen Verwaltung weiter zunehmen. Standardisierte Prozesse können in sogenannten Dienstleitstungszentren (DLZ) gebündelt und mit integrierten IT-Lösungen verbunden werden. Dadurch lassen sich hohe Wirtschaftlichkeitseffekte erzielen.

Partnermodell und Nutzen

Partnermodell

Dienstleistungszentren (DLZ) eignen sich für gleichartige Prozesse, die in nahezu jeder Verwaltung anfallen und daher besonders für organisationsübergreifende Standardisierung und Optimierung geeignet sind. Die Herausforderung hierbei ist, höchstmögliche Effizienz durch einen hohen Automatisierungsgrad sowie geringe Transformationsaufwände zu erzielen. Kooperationen mit privatwirtschaftlichen Partnern können eine Option sein, DLZ-Vorhaben schneller und mit geringeren Risiken umzusetzen. Beispielsweise könnte der private Partner die notwendigen Investitionen für den Aufbau von IT-Lösung übernehmen und diese über die Bereitstellung im Betrieb refinanzieren.
 

Nutzen

Eine partnerschaftliche Leistungserbringung ist in der Regel mit einer Reorganisation und Optimierung bestehender Verwaltungsabläufe verbunden. Ziele der IT-gestützten Verwaltungsmodernisierung durch Partnerschaften sind: 

  • Entlastung von Routineaufgaben zugunsten einer Konzentration auf strategische Fach- und Führungsaufgaben in der öffentlichen Verwaltung,
  • beschleunigte Umsetzung und verminderte Risiken für DLZ-Projekte,
  • verlässliche und serviceorientierte Leistungserbringung durch die Nutzung geeigneter IT-Lösungen sowie vertraglich festgelegte Standards.

Partnerschaften für digitale Verwaltungsangebote

Das E-Government Gesetz, die Open-Data-Bewegung und die damit verbundenen europäischen Verordnungen sind Treiber für die Nutzung neuer Medien durch die Verwaltung. Im digitalen Wettbewerb um Aufmerksamkeit ist es bei den gegebenen öffentlich-rechtlichen Rahmenbedingungen eine Herausforderung, dauerhaft agile und nutzerorientierte Verwaltungsangebote anzubieten.

Partnermodell und Nutzen

Partnermodell

Digitale Verwaltungsangebote sollen z. B. digitale Fachdaten zugänglich machen, interaktive Verwaltungsprozesse anbieten oder interföderales Wissensmanagement fördern. Der Erfolg solcher digitalen Angebote misst sich an der tatsächlichen Inanspruchnahme durch die Nutzer. Diese hängt neben den eigentlichen Inhalten auch von den Rahmenbedingungen, wie z. B. einfachen Nutzungsbedingungen oder innovativen Applikationen, ab. Spezialisierte privatwirtschaftliche Anbieter verfügen über die notwendigen Kenntnisse, Lösungen zu entwickeln und Mehrwerte (z. B. Apps) anzubieten.
 

Nutzen

Im Rahmen einer Partnerschaft können die nutzenorientierte und bedarfsgerechte Umsetzung von Projekten befördert und – bei richtiger vertraglicher Ausgestaltung – Investitionsrisiken der öffentlichen Verwaltung reduziert werden. Private Partner können hierbei ihre Kompetenzen und Erfahrungswerte zu

  • aktuellen Technologien, Prozessstandards und Interoperabilität,
  • veränderten Kundenanforderungen und Nutzungsverhalten und
  • neuen Märkten und (digitale) Geschäftsmodellen

einbringen.

Fachliteratur zu Verwaltungsmodernisierung

Fachartikel, Studien, Leitfäden, Gutachten und wissenschaftliche Nachschlagewerke

Fachartikel

Studien, Leitfäden und Gutachten

  • http://e-pub.uni-weimar.de/opus4/files/1227/BWL_Heft_5.pdfBundesministerium des Innern (Hrsg.): Abschlussbericht zum Regierungsprogramm „Vernetzte und transparente Verwaltung“, 2013.
  • Bundesministerium des Innern et al.: Zukunftspfade Digitales Deutschland 2020, 2013.
  • Bundesregierung: Eckpunkte zum Programm „Digitale Verwaltung 2020“, 2014.
  • HM Government: Next Generation Shared Services – The Strategic Plan, 2012.
  • Kammer, Matthias: Vom Open Government zur Digitalen Agora. Die Zukunft offener Interaktionen und sozialer Netzwerke im Zusammenspiel von Politik, Verwaltung, Bürgern und Wirtschaft, ISPRAT Whitepaper, 2010.
  • Kompetenzzentrum Öffentliche IT/Fraunhofer Fokus: ÖFIT-Trendschau: Innovationsfelder öffentlicher IT, 2013.
  • Lorenz-von-Stein-Institut, Fraunhofer Fokus, Partnerschaften Deutschland: Open Government Data Deutschland. Eine Studie zu Open Government im Auftrag des Bundesministeriums des Innern, 2012.
  • National Audit Office: Update on the Next Generation Shared Service Strategy, 2014.
  • National Audit Office: Effiency and reform in government corporate functions through shared service centres, 2012.
  • von Lucke, Jörn.: Open Government Data, Öffnung von Staat und Verwaltung, Gutachten für die Deutsche Telekom AG zur T-City Friedrichshafen, 2010.
  • Wechselmann, Claus: IT-Sektor, in: Bundesministerium für Verkehr Bau- und Stadtentwicklung (Hrsg.): PPP-Handbuch, Leitfaden für Öffentlich-Private Partnerschaften, 2009.

Wissenschaftliche Nachschlagewerke

  • Blanke, Bernhard (Hrsg.): Handbuch zur Verwaltungsreform, Wiesbaden: VS-Verlag, 2011.
  • Bogumil, Jörg et al.: Zehn Jahre Neues Steuerungsmodell: eine Bilanz kommunaler Verwaltungsmo-dernsierung, Berlin: Ed. Sigmar, 2007.
  • Bogumil, Jörg/Jann, Werner: Verwaltung und Verwaltungswissenschaft in Deutschland. Einführung in die Verwaltungswissenschaft, Wiesbaden: VS-Verlag, 2009.
  • Christensen, Tom/Laegreid, Per: The Ashgate Research Companion to New Public Management, Farnham, Surrey: Ashgate, 2011.
  • König, Klaus (Hrsg.): Deutsche Verwaltung an der Wende zum 21. Jahrhundert. Baden-Baden: No-mos, 2002.
  • Naschold, Frieder et. Al: Innovation, Effektivität, Nachhaltigkeit. Internationale Erfahrungen zentral-staatlicher Verwaltungsreform, Berlin: Ed. Sigma, 1999.
  • Schedler, Kuno/Proeller, Isabella: New Public Management, Bern/Stuttgart/Wien: Haupt-Verlag, 2011.
  • Ziekow, Jan: Wandel der Staatlichkeit und wieder zurück? Die Einbeziehung Privater in die Erfüllung öffentlicher Aufgaben (Public Private Partnership) in/nach der Weltwirtschaftskrise, Baden-Baden: Nomos-Verlagsgesellschaft, 2011.

Ausgewählte Partnerschaftsmodelle

  • Metropolregion Rhein-Neckar
  • Partnermodell des Bundes
  • Dataport
  • Dienstleistungszentrum des Bundesverwaltungsamtes
  • Kommunaler IT-Dienstleister
  • Herkules
  • Fridericus Servicegesellschaft
  • Bekleidungsgesellschaft der Bundeswehr
  • Optimierung des Registratur- und Papiermanagements der DRV Bund
  • Studie „Open Government Data Deutschland“

Unser Beratungsangebot im Bereich Verwaltungsmodernisierung

PD bietet im Bereich IT/Dienstleistungen umfassende projektbezogene Beratungs- und Managementleistungen für Bund, Länder, Kommunen und sonstige öffentliche Auftraggeber zur Verwaltungsmodernisierung und -transformation. In diesem Kontext hat PD in den letzten vier Jahren als Inhouse-Berater der öffentlichen Verwaltung mehr als 50 Beratungsprojekte durchgeführt.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bereich IT/Dienstleistungen verfügen durch ihre beruflichen Vorerfahrungen in privaten Beratungsgesellschaften und Institutionen der öffentlichen Hand über einschlägige Referenzen, z. B. bezogen auf Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen, Prozessmodernisierung oder rechtliche Ausgestaltungsmöglichkeiten von Kooperationsansätzen. Hierdurch ermöglicht PD eine Unterscheidung zwischen nutzenstiftenden öffentlichen Partnerschaften einerseits und Kooperationen, bei denen die Einbindung privater Partner einen zusätzlichen Nutzen generiert. Partnerschaften Deutschland verfolgt dabei konsequent einen ganzheitlichen Beratungsansatz von der strategischen Zielfindung über die Analyse der Eignung von Realisierungsoptionen bis hin zur Begleitung der operativen Umsetzung.