Methode zur Pro­zess­ana­lyse und -opti­mie­rung in Nord­rhein-West­falen

Im E-Government-Gesetz des Landes Nordrhein-Westfalen ist vorgesehen, die Verwaltungsabläufe in den Landesbehörden bis spätestens 2031 auf eine elektronische Vorgangsbearbeitung umzustellen. Zur Vorbereitung dieses Schrittes sollen die Verwaltungsabläufe („Prozesse“) zuvor nach einer landeseinheitlichen Methode dokumentiert, analysiert und optimiert werden.

Um diese gesetzlichen Anforderungen umzusetzen, hat das Ministerium für Inneres und Kommunales des Landes Nordrhein-Westfalen (MIK) das Projekt „Einführung einer landeseinheitlichen Methode zur Prozessanalyse und -optimierung“ initiiert. Darin werden die verschiedenen Methoden zum Prozessmanagement, die in der öffentlichen Verwaltung im Einsatz sind, evaluiert und mit den spezifischen Bedingungen im Bundesland abgeglichen.

Im Vorfeld dieser Untersuchungen wurde die PD damit beauftragt, Empfehlungen für eine einheitliche Methode der Analyse und Optimierung zu erarbeiten. Diese muss alle Erfordernisse der Landesverwaltung erfüllen und in allen Ressorts umgesetzt werden können.

Nach welcher Methode können alle Prozesse der Landesbehörden einheitlich betrachtet werden? Um diese Frage zu beantworten, wählte das Beratungsteam der PD zunächst verschiedene mögliche Prozessmethoden nach inhaltlichen und politischen Gesichtspunkten aus. In weiteren Arbeitsschritten wurde diese Auswahl auf eine Empfehlung für eine landeseinheitliche Prozessmethode eingegrenzt. Dabei wurden die Behörden der Landesverwaltung als entscheidende Zielgruppe mit einbezogen.

Zum Projektabschluss erstellte die PD einen detaillierten Ergebnisbericht, der als Basis für eine Kabinettsvorlage dienen soll. Alle weiteren Schritte – etwa die Beschaffung einer Software für das Prozessmanagement oder die Umsetzungsplanung – können von dieser Grundlage aus weiter geplant werden.

Die Beratungstätigkeit durch die PD umfasste die folgenden Teilschritte:

• Durchführung einer Marktbewertung unter Anwendung der Likert-Skala
• Validierung und Vergleich mit der spezifischen Lage in NRW durch eine Umfrage und die Durchführung von Experteninterviews
• Aufstellen von Handlungsoptionen
• Ableitung einer Handlungsempfehlung
• Ausblick auf die Umsetzung