IT-Modernisierung im Finanzministerium der Republik Zypern

Die Republik Zypern hat seit dem Beginn der Finanz- und Wirtschaftskrise im Jahr 2010 einen Reformprozess eingeleitet, der eine weitreichende Modernisierung der Verwaltungsstrukturen und -prozesse zum Ziel hat. Die Beschaffung und Implementierung eines zentralen ERP-Systems („Enterprise-Resource-Planning-System“) gilt als entscheidender Faktor für eine zukunftsgerechte Restrukturierung des öffentlichen Sektors.

Mit dem ERP-System, einer komplexen Anwendungssoftware, optimiert das Finanzministerium der Republik Zypern die Buchhaltung, Haushaltsplanung und -durchführung sowie die ressortübergreifende Personalverwaltung.

Die Ausschreibung für ein modernes ERP-System wurde 2017 veröffentlicht, die Zuschlagserteilung erfolgte im Oktober 2018. Damit wurde der Grundstein für die IT-Modernisierung der zypriotischen Verwaltung gelegt.

Das neue ERP-System wird die aktuellen Anforderungen der Verwaltung, insbesondere im Berichtswesen, informationstechnisch abbilden, die Umstellung der Buchführung auf Doppik ermöglichen und die Ministerien-übergreifende Personalverwaltung erstmals auf IT-basiertes Arbeiten umstellen. Die voraussichtliche Inbetriebnahme erfolgt im Jahr 2022.

Die PD wurde 2014 beauftragt, in enger Abstimmung mit Entscheidungsverantwortlichen der zypriotischen Finanz- und Personalverwaltung die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen zu analysieren und vertragsfest zu formulieren sowie die Ausschreibung, Vergabe und die anschließende Implementierung zu unterstützen.

Hier erarbeitete die PD zunächst einen grundsätzlichen Anforderungskatalog an das zukünftige ERP-System. Die vorhandenen Altsysteme wurden in Bezug auf Erweiterungs- und Ergänzungsmöglichkeiten sowie die notwendigen Ad-hoc-Maßnahmen zur Adressierung der dringlichsten Probleme ermittelt.

Im Anschluss an die Umsetzung der Ad-hoc-Maßnahmen unterstützte die PD die zypriotische Verwaltung bei der Ausschreibung, Durchführung und Bewertung eines Interessenbekundungsverfahrens. Anhand der Ergebnisse wurde der Projektplan inklusive einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung als Grundlage für die weiteren Umsetzungsentscheidungen für die zypriotische Regierung erstellt.

In der Folge definierte die PD gemeinsam mit den beteiligten Verwaltungseinheiten die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen an das ERP-System. Dazu hat die PD zunächst dem zypriotischen Projektteam gängige Methoden zur Erhebung und Dokumentation von Anforderungen (in Form von Use Cases) nahegelegt. Darüber hinaus hat die PD die Ermittlung der Ist-Prozesse unterstützt sowie die Definition von Soll-Prozessen begleitet und anschließend eine Qualitätssicherung des Anforderungskatalogs durchgeführt.

Auf dieser Grundlage wurde eine detaillierte Ausschreibung veröffentlicht. Die PD steuerte dabei den Ausschreibungsprozess und begleitete die Evaluation der eingegangenen Angebote.

Seit der Zuschlagserteilung im Januar 2019 berät die PD das zypriotische Finanzministerium im Rahmen der Implementierung des ERP-Systems.

In einem weiteren Projekt unterstützt die PD die Republik Zypern, die seit Januar 2018 auch Gesellschafterin der PD ist, bei der Ausschreibung und Implementierung eines neuen Steuerverwaltungssystems. Nach der erfolgreichen Veröffentlichung der Ausschreibung werden aktuell die eingegangen Angebote ausgewertet.