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IT-Governance bei der Stiftung Preußischer Kulturbesitz

Ein digitales Balkendiagramm erscheint aus einem Tablet.
Auftraggeber Stiftung Preußischer Kulturbesitz
Projektziel Begleitung der kundenseitigen Projektgruppe bei der Entwicklung, Abstimmung und Einführung von IT-Governance-Prozessen sowie der Gestaltung eines zentralen CIO-Office
Beratungszeitraum Oktober 2019 bis April 2020 (Phase I) und seit April 2020 (Phase II)
Ergebnis Nach Abschluss vorbereitender Schritte zur Neukonzeption der IT-Governance Begleitung bei der Ausdefinition und Umsetzungsvorbereitung

Das Projekt

Die Stiftung Preußischer Kulturbesitz (SPK) ist eine weltweit renommierte Kultureinrichtung und vereint fünf Einrichtungen unter ihrem Dach: die Staatlichen Museen zu Berlin (SMB), die Staatsbibliothek zu Berlin (SBB), das Geheime Staatsarchiv Preußischer Kulturbesitz (GStA PK), das Ibero-Amerikanische Institut (IAI) sowie das Staatliche Institut für Musikforschung (SIM). Mit rund 2.000 Mitarbeitern ist die SPK der größte Arbeitgeber im Kulturbereich in Deutschland. Sie ist eine bundesunmittelbare Stiftung, die vom Bund und den sechzehn Bundesländern gemeinsam getragen und finanziert wird.

Angesichts der voranschreitenden Digitalisierung sowie hoher kulturpolitischer Ambitionen steigen auch die Anforderungen an die SPK und ihre Einrichtungen als moderner Kulturbetrieb mit internationaler Ausstrahlung. Die SPK benötigt zeitgemäße und verlässliche IT-Dienstleistungen, um ihre zahlreichen Aufgaben effizient und wirksam zu erfüllen.

Zur Konzeptionierung, Beschaffung bzw. Entwicklung und Implementierung dieser IT-Dienstleistungen erfordert es effiziente Verfahren, welche eine stiftungsweite Priorisierung von Anforderungen sowie einen bestmöglichen Einsatz knapper IT-Ressourcen erlauben. Dabei zeichnen sich die historisch gewachsenen, dezentralen IT-Strukturen der SPK durch einen hohen fachlichen Spezialisierungsgrad aus.

Vor diesem Hintergrund beabsichtigt die SPK, ihre IT-Strukturen und -Prozesse bis September 2021 zukunftsfähig auszurichten. Die Neuausrichtung wird im Rahmen eines internen Projektes im Auftrag des Präsidenten durchgeführt.

Im Rahmen der ersten Projektphase unterstützte die PD von Oktober 2019 bis April 2020 insbesondere bei der Entwicklung eines stiftungsweiten Zielbildes, der Definition eines zentralen Anforderungs- und IT-Projektmanagements, der Etablierung einer einrichtungsübergreifenden CIO-Funktion sowie einer initialen Personalbedarfsschätzung für die Einrichtung der IT-Governance-Prozesse. In der zweiten Phase steht seit April 2020 eine Erhebung des Ist-Stands bezüglich IT-Prozessen und Fachverfahren bei den Einrichtungen im Fokus, sowie eine weitere Ausdefinition und Umsetzungsvorbereitung der IT-Governance-Prozesse.

Unsere Beratungsleistungen

Die Beratung der PD für die Neukonzeption der IT-Governance erfolgte im Tandem mit der SPK-seitigen Projektgruppe, welche alle Einrichtungen der SPK repräsentiert. Dabei nahm die PD insbesondere drei Rollen wahr:

  • Vermittlung inhaltlicher Expertise und Best Practices sowie die Entwicklung von Zielbildern und Konzeptionen für die Neuausrichtung der IT-Governance
  • Diskussion der inhaltlichen Impulse mit den Einrichtungen der SPK sowie deren Anpassung an die Besonderheiten der Stiftung
  • Planung und methodische Strukturierung des Projekts in enger Abstimmung mit dem Kunden

Auf inhaltlicher Ebene umfasste dies insbesondere die Unterstützung bei der Definition, Beschreibung und Umsetzungsvorbereitung folgender Elemente:

  • Rollenverteilung und Kompetenzen
  • organisatorischer Aufbau und Schnittstellen
  • IT-Organisationseinheiten
  • notwendige Prozesse
  • ggf. stiftungsweite IT-Dienste

Ihre Ansprechpartner

Porträtfoto von Gerald Höhne

Gerald Höhne Direktor

+49 30 257679-316 Friedrichstr. 149 10117 Berlin

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Portätfoto von Dr. Philipp Golka

Dr. Philipp Golka Senior Consultant

+49 30 257679-261 Friedrichstr. 149 10117 Berlin

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