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Im Gespräch mit
Dr. Frank Nägele

„Fünf Fragen an…“

Dr. Frank Nägele, Staatssekretär für Verwaltungs- und Infrastrukturmodernisierung der Senatskanzlei Berlin

Dr. Frank Nägele

Staatssekretär für Verwaltungs- und Infrastrukturmodernisierung der Senatskanzlei Berlin

„Wichtig ist mir, den „Draht“ zu den Kollegen nicht nur zu halten, sondern auch zu vermitteln, dass in diesen ungewöhnlichen Zeiten auf besondere Herausforderungen Rücksicht genommen wird.“

Wie hat sich der Arbeitsalltag in Ihrer Institution / Organisation konkret geändert?

Dr. Frank Nägele: In der Krisenzeit ist noch einmal deutlich geworden, dass Berlin Land und Kommune in einem ist und trotzdem der Alltag in den Stadtbezirken noch einmal anders ist als auf Landesebene. Wir haben auf Landesebene viele Regelungen, die dann aber in den Bezirken nicht greifen. Es hat sich gezeigt, wie wichtig das Ebenen übergreifende Mitdenken ist. Das Verständnis füreinander ist in den letzten Wochen gewachsen, muss sich aber noch mehr zu dem Gedanken „für eine Kommune“ bewegen.

Neben den Fragen der die Ebenen übergreifenden Regelungen und der Zusammenarbeit betraf eine weitere maßgebliche Änderung die Organisation der Arbeit. Wir haben dieses „Window of opportunity“ genutzt und die Ausstattung von Arbeitsplätzen innerhalb kurzer Zeit auf tragbare Geräte umgestellt. Das ist eine der ganz wesentlichen kleinen Änderungen, die infolge der Corona-Pandemie gelungen ist.

Eine große Herausforderung war auch für uns die Kommunikation untereinander. Zwar konnten die Kollegen telefonieren, für Videokonferenzen nutzen wir aber derzeit Nextcloud mit der erforderlichen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Diese Lösung hat uns teilweise an die Grenzen der Nutzbarkeit gebracht, da nur begrenzte Teilnehmerzahlen zugelassen sind, eine hohe Bandbreite benötigt wird und darüber hinaus Apple-Tablets hierfür nur stark eingeschränkt eingesetzt werden können. Da aber bei Telefonkonferenzen viel zwischenmenschliche Kommunikation verloren geht, ist eine gangbare Videokonferenz-Lösung unabdingbar.

Wie hat sich für Sie persönlich der Arbeitsmodus verändert, wie funktioniert Führung für Sie derzeit?

Dr. Frank Nägele: Seit Beginn des Krisenmodus hat sich die Art der Kommunikation stark verändert. Die sonst üblichen Gespräche „auf dem Gang“ sind weggefallen. Wichtig ist mir, den „Draht“ zu den Kollegen nicht nur zu halten, sondern auch zu vermitteln, dass in diesen ungewöhnlichen Zeiten auf besondere Herausforderungen Rücksicht genommen wird. Wir haben unseren Mitarbeitenden auch mitgegeben: „Passt aufeinander auf –  im Zweifel kommt die Arbeit erst an zweiter Stelle, es ist eben derzeit kein „Business as usual“ möglich.“

Die Führungskräfte sind hier in einer sensiblen Verantwortung. Wir sehen die Kinder durch die Videokonferenzen laufen und merken, dass die Mitarbeitenden aufgrund des virtuell näheren Privatlebens auch enger zusammenrücken. Durch das Eingehen auf die Arbeitswirklichkeiten schaffen wir auch Vertrauen.

Dieses aufeinander Aufpassen hat bei uns auch zu einer höheren Motivation beigetragen. Wir hatten einen sehr kurzfristigen Antrag beim Bund in den letzten Wochen zu bearbeiten. Dies hat sehr viel Aufwand, Energie und Kreativität gefordert. Aber es hat funktioniert und wir haben, bis an die Grenzen der „Remote-Kommunikation“, diese Arbeit gemeinsam geschafft.

Gab es Überraschungen in den letzten Tagen und Wochen im Kontext dieser Veränderungen? Wo kommt Ihre Organisation besser mit der neuen Lage klar als Sie gedacht hatten, wo vielleicht auch schlechter?

Dr. Frank Nägele: Faszinierend war, wie positiv zum Teil die Lösungen angegangen wurden. Einzelne Mitarbeitende haben überraschend große Potenziale gezeigt. Einer unserer mittleren Führungskräfte zum Beispiel hat direkt sein Team umorganisiert, große Umsicht gezeigt und war sehr mitfühlend. Er hat die Arbeitsfähigkeit und Teammotivation hochgehalten, wie wir es nicht erwartet hätten.

Andere hingegen waren erstaunlich zurückhaltend, konnten mit der Ungewissheit überhaupt nicht umgehen. Es haben sich viel Angst vor Verantwortung und fehlende Entscheidungskraft gezeigt, sodass in diesen Fällen letztlich Fachverwaltungen ohne die notwendige und sonst übliche kritische Reflektion von dritter Seite das Regime übernommen haben. Da fehlte plötzlich ein übergreifendes Korrelat aufgrund der Überforderung im Umgang mit der Situation.

Was wir daraus mitnehmen, sind noch einmal Themen rund um Personalentwicklung, Führungskräfteauswahl und Schulung. Es ist das A und O für alle Themen, Mut zu machen, Vertrauen zu geben, damit die richtigen Entscheidungen im Bewusstsein ihrer ökonomischen und gesellschaftlichen Tragweite getroffen werden, und auch die Angst vor Haftbarmachungen real eingeschätzt werden kann.

Zur Person

Dr. Frank Nägele ist seit 2018 Staatssekretär für Verwaltungs- und Infrastrukturmodernisierung der Senatskanzlei Berlin.

Zuvor war der Verwaltungswissenschaftler unter anderem Staatssekretär im Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Technologie des Landes Schleswig-Holstein sowie Staatssekretär im Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr des Landes Niedersachsen.

Die Senatskanzlei ist der Verwaltungsstab des Regierenden Bürgermeisters von Berlin. Sie unterstützt ihn bei der Planung und Steuerung der Berliner Landespolitik.

Was ziehen Sie für Schlüsse aus diesen neuen Situationen und Konstellationen? Welche Impulse sind wertvoll, was sollte Ihre Organisation mitnehmen aus dieser Erfahrung?

Dr. Frank Nägele: Die erste Lehre, die wir ziehen, ist, dass die Lebens- und Arbeitswirklichkeit sehr bunt und vielfältig ist – pauschale Regelungen wirken nicht in solchen Situationen. Während der Corona-Pandemie haben wir gesehen, dass Singles vereinsamen und Familien im Stressmodus sind. Hier sind die Führungskräfte gefragt, um nah an den Mitarbeitenden zu sein, empathisch und klar zu kommunizieren und auch zu improvisieren.

Zum anderen hat sich gezeigt, dass die Steuerungsfähigkeit der Hauptverwaltung ausbaubar ist. Traditionell koordiniert das Land mehr als es im Detail steuert. Im Krisenfall wie dem derzeitigen ist aber mehr „Rathaus“ nötig, also mehr Reaktionsfähigkeit auch in der Zentrale. Dazu gehören mehr Durchgriffsmöglichkeiten und klare Ansagen. Die dezentrale Umsetzung hat auf diesem dichten Raum Berlins zu Eigenständigkeiten geführt, die zum Teil konträre Ergebnisse zeigten.

Ein Impuls, den wir aus diesen Beobachtungen in der Krise für die Zukunft ableiten können, wäre der Aufbau von einheitlichen Strukturen der Abteilungen in den Bezirken. Dann können Inhalte gleichgelagert bearbeitet werden, wie wir das auch mit dem „Zukunftspakt Verwaltung“ anstreben.

Ein Ziel wäre daher, entsprechende Strukturen aufzubauen. Dann könnte beispielsweise anhand von Zielvereinbarungen der Erfolg der Verwaltungsarbeit bemessen werden.

Was passiert Ihrer Einschätzung nach insgesamt mit der Verwaltung nach Beendigung des Lock-downs? Wie verändert sich die Arbeit, bzw. wie sollte sie sich verändern?

Dr. Frank Nägele: Ein Arbeiten im Büro wie zuvor wird es erst einmal nicht geben. Solange die Infektionsgefahr besteht, bleiben die Abstandsregeln bestehen und damit auch das mobile Arbeiten. Auf der Hauptverwaltungsebene haben wir bisher sehr gut mobil und auch agil gearbeitet, das werden wir mitnehmen aus dieser Zeit. Wir werden die Arbeitszeitregelungen anpassen, um diesen Erfahrungen gerecht zu werden.

Strukturell und prozessual stehen uns jedoch noch Veränderungen bevor, die uns erst nach ihrer Umsetzung erfolgreicher werden lassen. Das Spar-Diktat ist noch in den Köpfen verankert und dient immer noch dem Motto „wer sich nicht bewegt, macht keine Fehler“. Ich hoffe, dass wir aus der Zeit des Lock-downs auch die Erkenntnis mitnehmen, dass wir miteinander über die bezirklichen Tellerränder schauen müssen, um Veränderungen im Interesse aller zu beschleunigen. Für mich gehört dazu, Steuerungskompetenzen und -tools zentral, Umsetzungskompetenz dezentral anzusiedeln. Bis wir zu dieser neuen Normalität kommen, steht uns noch ein Stück Weg bevor.

Wir danken Ihnen für das offene Gespräch!

22. Juni 2020

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Die PD versteht sich als Impulsgeber für die öffentliche Hand von morgen. Mit der Reihe „PD-Impulse“ möchten wir den Diskurs über die Zukunft der Verwaltung und der öffentlichen Hand anregen. In loser Folge veröffentlichen wir Bände der Reihe zu Schlüsselthemen der Verwaltung.

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