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Im Gespräch mit Christoph Verenkotte

„Fünf Fragen an…“

Christoph Verenkotte, Präsident des Bundesverwaltungsamtes, begleitet durch René Moritz, Stab Digitalisierung und digitale Kompetenzen BVA

Christoph Verenkotte

Präsident des Bundesverwaltungsamtes

„Es wird „kein Zurück“ in das frühere Arbeiten geben [...]. Wir werden Telearbeit auf „neue Füße“ stellen, indem wir die Regeln weiterentwickeln und deutlich mehr Flexibilität für die Mitarbeitenden ermöglichen.“

Wie hat sich der Arbeitsalltag in Ihrer Institution / Organisation konkret geändert?

Christoph Verenkotte: Wir im BVA versuchen in der Corona-Krise, so viel wie möglich im Home-Office zu arbeiten. Dabei mussten wir jedoch berücksichtigen, dass zum Zeitpunkt der Umstellung nicht alle Organisationsbereiche in der Telearbeit erfahren waren. Grund dafür ist, dass wir zwar insgesamt über 1.330 Telearbeitsplätze verfügen, dies aber nur 23 Prozent der Arbeitsplätze entspricht. Obwohl wir weitere 600 Notebooks im BVA ausgegeben haben, konnten wir die absolute Anzahl der Telearbeitsplätze in der Krise nicht steigern.

Mit dieser nicht-flächendeckenden Home-Office-Quote sind wir in der Digitalisierung bei Weitem nicht so weit vorangeschritten wie viele Unternehmen der Privatwirtschaft. Ursache dafür ist zum einen, dass die IT-Infrastruktur derzeit nicht hinreichend für ein umfassendes, reibungsloses Arbeiten im Home-Office ausgelegt ist. Zum anderen müssen einige unserer Organisationsbereiche noch vor Ort arbeiten, da eine flächendeckende e-Akte, insbesondere eine e-Personalakte, noch nicht verfügbar ist. So erfolgt beispielsweise die Besoldungs- und Bezügeabrechnung noch papierbasiert vor Ort.

Wie hat sich für Sie persönlich der Arbeitsmodus verändert, wie funktioniert Führung für Sie derzeit?

Christoph Verenkotte: Das BVA ist mit seinen 23 Standorten in der Führung über Distanz erfahren – das Thema ist insofern nicht gänzlich neu für uns. Die Erfahrung im Führen auf Distanz haben jedoch bisher nicht alle Führungsebenen gesammelt.

Der wesentliche Unterschied zur „Vorkrisenzeit“ ist, dass die Leitung Gespräche nicht mehr vor Ort führt. Insgesamt sind alle Organisationsebenen im BVA im Home-Office, einschließlich des Leitungsbüros und des Vorzimmers. Präsident und Vizepräsidenten wechseln sich bei geringer Überschneidung tageweise beim Vor-Ort-Arbeiten ab. Die Leitungsebene arbeitet in einem Rotationsmodell wechselweise im Büro und im Home-Office.

Gab es Überraschungen in den letzten Tagen und Wochen im Kontext dieser Veränderungen? Wo kommt Ihre Organisation besser mit der neuen Lage klar als Sie gedacht hatten, wo vielleicht auch schlechter?

Christoph Verenkotte: Positiv ist unsere stabile Leistung an der Kundenfront gewesen, wie wir an den Controlling-Zahlen sehen konnten: In Summe hat das BVA gut funktioniert. Wir haben kaum Rückstände in der Krisenzeit erzeugt. Ebenso war die Erreichbarkeit trotz der herausfordernden technischen Rahmenbedingungen gut. Dieser Erfolg ist der hohen Leistungsbereitschaft unserer Beschäftigten zu verdanken.

Unsere Umstellung auf den „Krisenmodus“ hat auch deshalb so gut funktioniert, weil wir ein professionelles Notfallmanagement etabliert haben. Im Vorfeld haben wir regelmäßig aufwändige Übungen durchgeführt, was sich nun ausgezahlt hat.  Der Leiter unseres Notfallmanagements kommt aus dem Bundesamt für Bevölkerungs- und Katastrophenschutz (BBK). Wir haben einen Koordinierungsstab eingerichtet und effektive Hygiene-Maßnahmen in den vor Ort arbeitenden Bereichen eingeführt. Durch Schicht- und Rotationsarbeit haben wir bei der Bürobesetzung den erforderlichen Schutz organisieren können.

Die größte Überraschung im negativen Sinne war für uns, dass unsere IT-Infrastruktur nicht für die Krise ausgelegt war. So ist z. B. die Telefonanlage unter der Last ausgefallen; in der Folge konnte die Hotline nicht durchgehend aufrechterhalten werden. Auch „Basics“ für das digitale Arbeiten, wie z. B. Notebooks oder Webcams für Notebooks, fehlen vielfach. Grundsätzlich muss daher mehr in die IT-Infrastruktur der öffentlichen Verwaltung („digital Basics“) investiert werden. Das Konjunkturpaket könnte hier einen Fokus setzen.

Insgesamt fallen unsere ersten Erfahrungen mit großflächigem Home-Office jedoch sehr gut aus.  Dies war nur möglich, weil alle engagiert mitgemacht haben – auch und gerade von zu Hause aus.

Zur Person

Christoph Verenkotte ist seit 2010 Präsident des Bundesverwaltungsamtes (BVA) in Köln. Zuvor war der Jurist in verschiedenen verantwortlichen Funktionen im Bundesministerium des Innern, für Heimat und Bau tätig, zuletzt als Abteilungsleiter Bundespolizei.

Das BVA versteht sich als zentraler Dienstleister des Bundes. Um den sich wandelnden Anforderungen zu begegnen, entwickelt sich die Behörde fortlaufend weiter. Von der Digitalisierung von Asylverfahren bis zum Zuwendungsmanagement: Das BVA sorgt dafür, dass politische Vorgaben Wirklichkeit werden. Derzeit betreut es rund 150 Aufgaben.

Welche Schlüsse ziehen Sie aus diesen neuen Situationen und Konstellationen? Welche Impulse sind wertvoll, was sollte Ihre Organisation mitnehmen aus dieser Erfahrung?

Christoph Verenkotte: Die Corona-Krise wirkt für das BVA als positiver Beschleuniger der organisatorischen Weiterentwicklung. Unsere gesammelten Erfahrungen nehmen wir zum Anlass, um unsere Arbeitskultur nachhaltig und systematisch zu verändern und unsere komplette Arbeitsorganisation umzustellen. Unterstützt wird dies von den positiven Erfahrungen im zielorientierten Führen in der gesamten Organisation.

Es wird „kein Zurück“ in das frühere Arbeiten geben, dies habe ich allen Mitarbeitenden in einer Videobotschaft übermittelt. Gleichzeitig werden wir kein Home-Office „verordnen“. Wir werden Telearbeit auf „neue Füße“ stellen, indem wir die Regeln weiterentwickeln und deutlich mehr Flexibilität für die Mitarbeitenden ermöglichen. Eine neue Dienstvereinbarung, die von den Führungskräften und den Gremien getragen wird, befindet sich in der finalen Abstimmung mit dem Personalrat. Darüber hinaus werden wir zukünftig die Reisezeiten für unsere Mitarbeitenden deutlich reduzieren und Regeltermine – wenn möglich – über digitale Lösungen organisieren.

Die Kehrseite ist die reduzierte Spontanität für freien und kreativen Austausch. Auch in der Zukunft wird man hin und wieder unmittelbar miteinander sprechen müssen.

Was passiert Ihre Einschätzung nach insgesamt mit der Verwaltung nach Beendigung des Lock-downs? Wie verändert sich die Arbeit, bzw. wie sollte sie sich verändern?

Christoph Verenkotte: Die Krise hat die Notwendigkeit verdeutlicht, die IT-Infrastruktur, IT-Flexibilität und die IT-Prozesse der Bundesverwaltung zu verbessern. Das gegenwärtige Modell der IT-Organisation ist an seine Grenzen gestoßen. Unsere IT-Dienstleister müssen flexibler mit veränderten Bedarfen umgehen und ihre Services effektiver skalieren können.

Die Verwaltung in Deutschland muss sich in ihrer Ausstattung am europäischen Verwaltungs-Benchmark und an der Privatwirtschaft orientieren. Die Politik ist gefordert: Wenn die Digitalisierung wichtig ist, muss man auch in die Basics investieren, deren Schwächen in der Krise deutlich sichtbar geworden sind. Die gut drei Milliarden Euro des Konjunkturpakets für Verwaltungs-IT reichen nicht aus, um die Verwaltung in der Breite gut aufzustellen. Der Fokus des Konjunkturpakets liegt auf dem OZG und der Registermodernisierung und nicht auf den Basics. Es braucht also mehr Investitionen in die IT-Infrastruktur der Bundesverwaltung, damit diese verlässlich in der Krise arbeiten kann und für weitere Anforderungen (u. a. im Kontext von E-Gov-Gesetz und OZG) gerüstet ist.

Darüber hinaus hat die Krise auch aufgezeigt, dass es in der Breite an Umsetzungskompetenz in der Bundesverwaltung und insbesondere in den Planungsbehörden fehlt. Es ist dem Engagement der wenigen Mitarbeitenden mit Umsetzungskompetenz zu verdanken, dass die Verwaltung vergleichsweise gut in der Krise arbeitet. Dieser Mangel an Umsetzungskompetenz bei Bund und Ländern schlägt sich seit Jahren im geringen Mittelabfluss für Investitionen nieder, die der Haushaltsgesetzgeber für die Infrastruktur bereitstellt. Bei Bund und Ländern müssen daher umsetzungsbezogene Fähigkeiten aufgebaut werden.

Das Gute ist, dass wir nicht mehr über die Notwendigkeit des Handelns diskutieren müssen. Jeder in der Politik und Verwaltung hat begriffen, dass Großes passieren muss, um die berechtigen Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger an eine digitale Verwaltung zu erfüllen. Ich hoffe, dass wir in fünf Jahren in der digitalen Verwaltungswelt angekommen sind.

Wir danken Ihnen für das offene Gespräch!

23. Juni 2020

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Die PD versteht sich als Impulsgeber für die öffentliche Hand von morgen. Mit der Reihe „PD-Impulse“ möchten wir den Diskurs über die Zukunft der Verwaltung und der öffentlichen Hand anregen. In loser Folge veröffentlichen wir Bände der Reihe zu Schlüsselthemen der Verwaltung.

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Mann im Anzug zeigt mit dem Zeigefinger auf ein Briefumschlag-Icon.

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