Sehr geehrte Damen und Herren,

die notwendige Digitalisierung von Verwaltungsleistungen beschäftigt uns in fast jedem Newsletter. Die Schritte zur Entwicklung und Veränderung, zu einem Perspektivwechsel und einer kritischen Analyse der damit einhergehenden neuen Fragestellungen gehen wir gemeinsam mit unseren öffentlichen Gesellschaftern und Kunden an. Einen Meilenstein haben wir am 1. Januar 2020 erreicht, wenn die FITKO (Förderale IT-Kooperation) als operativer Unterbau des IT-Planungsrats als Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) in gemeinsamer Trägerschaft des Bundes und der Länder ihre Arbeit aufnimmt. Damit können bundesweit Kooperationsthemen gebündelt und die integrierte Zusammenarbeit gefördert werden.

Wo liegen Chancen und Risiken neuer Technologien, zum Beispiel der Künstlichen Intelligenz, für die Verwaltungsarbeit? Wir haben uns in verschiedenen Machbarkeitsuntersuchungen damit beschäftigt, wie in eher kleineren Umfeldern, aber auch in großen Projekten Künstliche Intelligenz sinnvoll, wertstiftend und datensicherheitskonform genutzt werden kann. Auf dem Weg in eine spezialisierte Zukunft und angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels eine adäquate Alternative?

Von integrierten Lösungen auf kommunaler Ebene möchten wir ebenfalls berichten – Digitalisierung und Nachhaltigkeit halten dort ihren Einzug in konkreten Projekten. Der Kreis Herzogtum Lauenburg hat sich mit der zukünftigen Verwaltungsarbeit beschäftigt und daraufhin seine Liegenschaften überprüft. Ein neues Standortkonzept bietet Räume, die auch für eine veränderte Zukunft nutzbar sein werden. Gleichfalls in die Zukunft gerichtet ist das „Nationale Kompetenznetzwerk für nachhaltige urbane Mobilität“. Lesen Sie, wie wir Kommunen bei ihren Ansätzen für „Saubere Luft in der Innenstadt“ begleiten.

Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen!

Ihr Stéphane Beemelmans und Ihr Claus Wechselmann

Die Förderale IT-Kooperation (FITKO) nimmt zum 1. Januar 2020 als Anstalt öffentlichen Rechts (AöR) in gemeinsamer Trägerschaft des Bundes und der Länder ihre Arbeit in Frankfurt am Main auf. Zudem stellen Bund und Länder für die Jahre 2020 bis 2022 ein Digitalisierungsbudget im Umfang von bis zu 180 Millionen Euro zur Verfügung. Die FITKO bildet den operativen Unterbau des IT-Planungsrats und unterstützt diesen organisatorisch und fachlich sowie bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben. Die Gründung von FITKO wurde durch die am 1. Oktober 2019 in Kraft getretene Änderung des IT-Staatsvertrags beschlossen.

Die FITKO soll die föderalen Aktivitäten zur Digitalisierung der Verwaltung bündeln, die Koordinierung und das Controlling der Projekte und Produkte des IT-Planungsrats verantworten, die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes koordinieren sowie die föderale IT-Architektur weiterentwickeln. Mit dem Digitalisierungsbudget sollen Projekte und Produkte für die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen, die auf allen föderalen Ebenen zum Einsatz kommen, unterstützt werden.

2013 hatte der IT-Planungsrat auf Basis eines Strategiepapiers die Konzeption einer eigenständigen Einrichtung beschlossen, die die im IT-Staatsvertrag vorgesehenen Steuerungs- und Koordinierungsfunktionen bündeln soll. Die PD hat die Konzeption der FITKO seit 2013 durchgehend über alle Projektphasen begleitet und maßgeblich an Entscheidungsvorschlägen für den IT-Planungsrat zur Vorbereitung der Umsetzung der FITKO als rechtsfähige AöR in gemeinsamer Trägerschaft aller Länder und des Bundes mitgewirkt. Seit 2017 unterstützt die PD den Aufbaustab FITKO bei der Vorbereitung der Geschäftsaufnahme der AöR FITKO zum 1. Januar 2020.

Die Künstliche Intelligenz (KI) hält zunehmend Einzug in deutsche Verwaltungen. Diese Technologie kann Prozesse in einer Vielzahl von Arbeitsbereichen automatisieren und damit zur Entlastung der Beschäftigten sowie zu einer gesteigerten Servicequalität beitragen. Erste Behörden setzen beispielsweise intelligente Chatbots ein. Das sind textbasierte Dialogsysteme, die Fragen von Bürgern und Mitarbeitern mit hoher Trefferquote beantworten. Die Einsatzmöglichkeiten von KI in der Verwaltung reichen jedoch noch weiter, bis hin zu datenbasierten Gesetzesfolgenabschätzungen.

Wie funktioniert aber „Künstliche Intelligenz“? KI-basierte Systeme sind in der Lage, konkrete Anwendungsprobleme auf der Basis von Methoden aus der Mathematik und Informatik zu lösen, wobei die entwickelten Systeme zur Selbstoptimierung fähig sind. Dazu werden auch Aspekte menschlicher Intelligenz nachgebildet und formal beschrieben bzw. Systeme zur Simulation und Unterstützung menschlichen Denkens konstruiert.

Die Bundesregierung trägt mit der 2018 verabschiedeten „Strategie Künstliche Intelligenz“ deren Bedeutung als Schlüsseltechnologie Rechnung. Die Wettbewerbsfähigkeit Deutschlands soll auch zukünftig sichergestellt, die Wissenschaft gestärkt und KI verantwortungsvoll für hoheitliche Aufgaben eingesetzt werden. Bis 2025 stellt die Bundesregierung rund drei Milliarden Euro für die Umsetzung der Strategie bereit. Durch Hebelwirkungen soll sich diese Summe sogar verdoppeln.

Die PD berät derzeit Bundesbehörden dabei, KI-Technologien verantwortungsvoll, d. h. im Sinne der Bürger, einzusetzen. Die Beratung umfasst verschiedene Machbarkeitsstudien sowie die Konzeption und den Test von Prototypen. Ziel ist es jeweils, die umfangreichen Datenbestände der Behörden nach bestimmten Kriterien auszuwerten und dadurch Verwaltungsabläufe zu beschleunigen.

Der Kreis Herzogtum Lauenburg möchte in den kommenden Jahren seine Verwaltung nachhaltig wirtschaftlich, dienstleistungsorientiert und mitarbeiterfreundlich ausrichten. Die Zahl der genutzten Liegenschaften soll sich von 16 auf 9 reduzieren. 59 Millionen Euro sollen investiert werden. Das hierfür erforderliche Standortkonzept hat der Haupt- und Kreisausschuss des Herzogtums Lauenburg Ende Oktober einstimmig beschlossen und damit die Umsetzung angestoßen.

Dem Vorhaben liegt eine Untersuchung der Kommunikationsbeziehungen zwischen den einzelnen Fachdiensten zugrunde. Diese zeigt, wie sich Abstimmungswege und Fahrtzeiten durch eine straffer organisierte und auf weniger Gebäude verteilte Kreisverwaltung deutlich reduzieren lassen. Die ertüchtigten bzw. neu errichteten Gebäude sollen attraktive und moderne Arbeitsplätze für die wachsende Zahl von Mitarbeitern und eine hohe Dienstleistungsqualität für die Bürger bieten. Ändern sich in Folge der Digitalisierung und des demografischen Wandels der Raumbedarf oder die Bedürfnisse der Beschäftigten, zeichnen sich die Liegenschaften durch eine große Flexibilität aus.

Die PD hat in einem interdisziplinären Team aus Bauexperten und Fachleuten für moderne Arbeitswelten mit dem Herzogtum Lauenburg an diesem Standortkonzept gearbeitet. In Workshops mit Bereichsverantwortlichen und weiteren Vertretern der Kreisverwaltung wurden die gegenwärtigen und zukünftigen Erwartungen an das Raumangebot der Kreisverwaltung analysiert und den Raum- und Flächenressourcen gegenübergestellt. Dabei stand stets das Bestreben im Vordergrund, Bürgernähe und Mitarbeiterzufriedenheit mit einer auch auf lange Sicht bestehenden Wirtschaftlichkeit zu vereinen. Sprechen Sie uns bei Fragen zu unserem integrierten Beratungsansatz gerne an!

Die voranschreitende Digitalisierung bietet weitreichende Möglichkeiten, eine nachhaltige Mobilität zu verwirklichen: Durch intelligente Verkehrssteuerung können beispielsweise Verkehrsströme verbrauchs- und auslastungsoptimiert gelenkt werden. Die Umsetzung dieser Lösungen jedoch geschieht im Spannungsfeld von begrenzten Ressourcen, Planungsaufwand und Zeitdruck.

Das 2019 gegründete „Nationale Kompetenznetzwerk für nachhaltige urbane Mobilität“ (Nakomo) möchte vor diesem Hintergrund die Gestaltung innovativer Mobilitätsmaßnahmen fördern. Beteiligt sind Akteure aus Bund, Ländern und Kommunen, die sich in Workshops bei wechselnden Gastgeberkommunen über nachhaltige urbane Mobilität austauschen. Am 20. und 21. November 2019 findet die erste Nakomo-Jahreskonferenz in Berlin statt. Die PD begleitet die Einrichtung des Netzwerks und die „Lotsenstelle – Sofortprogramm Saubere Luft 2017–2020“.

Die Umsetzung in konkrete Maßnahmen folgt auf kommunaler Ebene. Ein Beispiel hierfür ist das hessische Bad Hersfeld. Die Kreisstadt möchte ihre Rolle als bedeutender Logistikstandort im Zentrum Deutschlands mit ihrem Profil als Badekurort und einer hohen Attraktivität der Innenstadt in Einklang bringen. Das von der PD beratene Konzept „City-Logistik Bad Hersfeld“ sieht vor, die Fußgängerzone vom Lieferverkehr zu entlasten. Zentrale Umschlagpunkte sollen Paketlieferungen bündeln, die dann mit emissionsarmen Fahrzeugen zu ihren Empfängern gebracht werden. Kunden wiederum könnten ihre Einkäufe an Minidepots im Innenstadtbereich liefern lassen und die Ware dort gebündelt mit dem eigenen Fahrzeug abholen. Nachhaltige Mobilität wird hier konkret durch die Erfahrungen und Ideen der Kommunen.

Am 18. und 19. November 2019 ist die PD einer der vier Kooperationspartner des „Digital Finance Summit 2019“ in Hamburg. Die Digitalisierung des Finanzmanagements im öffentlichen Sektor, ihr Umsetzungstand und Perspektiven für die Zukunft sind die Themen der von der Finanzbehörde der Freien und Hansestadt Hamburg ausgerichteten Veranstaltung. Kollegen der PD tragen mit Beiträgen zum Diskurs „Fortschritt durch Digitalisierung“, „Wann kommt die Staatscloud für Länder und Kommunen?“, „Robotic und KI in der Finanzverwaltung“ bei oder moderieren Workshops zur „Finanzfunktion der Zukunft“, zu „Vernetztem Bürgerservice für die Stadt“, zum „Forderungsmanagement“ sowie zu „Blockchain für die Verwaltung“.

Unsere kommunalen Kunden treffen uns beim Kongress-kommunal am 8. und 9. November 2019 in Würzburg sowie beim DEMO-Kommunalkongress am 21. und 22. November 2019 in Berlin. Wir sind dort jeweils mit einem Stand der PD vor Ort.

//aus der Marktwelt// Die Digitalisierung der Verwaltung ist eine Mammut-Aufgabe. Einen kompetenten Umgang mit der Digitalisierung trauen dem „Smart City Index“ des Branchenverbands Bitkom zufolge zwar zwei Drittel der Bevölkerung (66 Prozent) ihrer Stadtverwaltung zu. Jeder zweite Bundesbürger (56 Prozent) sagt demnach jedoch, dass seine Stadt nicht digital sei. 69 Prozent der Befragten fordern von ihrer Stadtverwaltung, der Digitalisierung mehr Nachdruck zu verleihen. Vor allem beim Wohnen, der Verwaltung, beim Verkehr bei der Sicherheit und der Umwelt sehen die Menschen Handlungsbedarf.

Der „eGovernment-Monitor 2019“ der Initiative D21 und des Forschungsinstituts fortiss bescheinigt den Deutschen ein gewachsenes Interesse an digitalen Verwaltungsangeboten. 48 Prozent der Onliner in Deutschland nutzten im ersten Quartal 2019 die digitale Verwaltung, das ist ein Anstieg von acht Prozentpunkten im Vergleich zum Vorjahr. Insbesondere die mittlere Altersgruppe zwischen 35 und 54 Jahren entdeckt laut der Studie die digitalen Behördendienste zunehmend für sich. Insgesamt aber habe Deutschland noch starken Aufholbedarf. So erreicht die Nutzung digitaler Verwaltungsangebote in Österreich 70 Prozent. Im EU-Vergleich liegt Deutschland an 24. Stelle. Ein Hindernis für die Nutzung von E-Government-Angeboten ist weiterhin, dass Dienste nicht oder nicht vollständig online angeboten werden.

Die PD begleitet ihre öffentlichen Auftraggeber in zahlreichen Projekten bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen. Im Rahmen des Programms „Digitale Verwaltung NRW“ unterstützt die PD das Land Nordrhein-Westfalen bei der Digitalisierung von Fachprozessen für rund 550 Landesbehörden. Auf kommunaler Ebene entwickelt die PD maßgeschneiderte E-Government-Strategien auf der Grundlage vielfältiger Projekterfahrungen und detailgenauer Kenntnis der relevanten Verwaltungsabläufe. Denn: Strategisch ausgerichtet ist E-Government die Zukunft der Verwaltung.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

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