Sehr geehrte Damen und Herren,

die Zukunft der Verwaltung zu gestalten, ist unsere Mission auch für das Jahr 2020. Wir begleiten Sie auf dem Weg, moderne Bauten der Daseinsvorsorge zu errichten oder Prozesse, Abstimmungen und Techniken zu modernisieren. Wir entwickeln gemeinsam nachhaltige Strategien, die auch für kommende Generationen Bestand haben – für Bund, Länder, Kommunen, die öffentliche Hand.

Mit einem starken Team, in dessen Mitte wir Anfang Januar unseren 300. Mitarbeiter begrüßen durften, sind wir jetzt in Berlin, Düsseldorf und Frankfurt am Main aktiv. Wir beraten Verwaltungen nicht nur dabei, die passenden Lösungsansätze für die drängenden Themen unserer Zeit zu finden – von der Digitalisierung über den Klimaschutz bis zum sich wandelnden Arbeitsmarkt. Wir geben unser Wissen auch in zahlreichen Formen weiter und streben die Verbreiterung des öffentlichen Netzwerkes an.

Unser Anspruch an unsere Arbeit, an die Ausgestaltung unseres Auftrags und die Entwicklung zahlreicher Themen für die öffentliche Hand wird sich im ersten Quartal auch in einer visuellen Veränderung zeigen: wir werden als „PD“ fokussierter auftreten und damit die Klarheit unserer Botschaft unterstreichen.

Wir freuen uns auf Ihre Kommentare zu unseren heutigen Newsletter-Themen, über die Digitalisierungsprojekte im Landkreis Görlitz und die Chancen von automatisierten Verwaltungsprozessen. Haben Sie Vorschläge? Wir laden Sie zum Gespräch ein!

Ihr Stéphane Beemelmans und Ihr Claus Wechselmann

Mit dem Programm „Verwaltung 4.0“ möchte der Landkreis Görlitz in der Fläche sichtbarerer werden und die Verwaltung langfristig modernisieren. Künftig sollen stark nachgefragte Verwaltungsdienstleistungen, zum Beispiel die An- und Ummeldung eines Kfz-Kennzeichens, in kreiseigenen, dezentralen Bürgerbüros zur Verfügung stehen. Zusätzlich sollen Verwaltungsdienstleistungen auch digital über ein Portal ausgelöst und abgerufen werden können.

Die Modernisierung der Büro- und Arbeitswelt soll den Landkreis als attraktiven Arbeitgeber in einer vom Strukturwandel betroffenen Region stärken. Dafür baut der Landkreis die Möglichkeiten für Home-Office-Arbeit und flexible Arbeitsmodelle weiter aus und etabliert zusätzliche (digitale) Weiterbildungsangebote. Bis 2022 sollen zudem 80 Prozent der Mitarbeiter mit der elektronischen Akte arbeiten. Damit papierbasierte Prozesse nicht ungeprüft in die digitale Welt überführt werden, gehen der Digitalisierung eine umfassende verwaltungsinterne Geschäftsprozessanalyse und -optimierung voraus. Ein kontinuierliches Veränderungsmanagement soll dazu beitragen, Vorbehalte von Mitarbeitern und Kunden frühzeitig zu identifizieren und auszuräumen.

Der Freistaat Sachsen fördert das aus 29 Projekten bestehende Modernisierungsprogramm mit einer Einzelförderung in Höhe von insgesamt 4,8 Millionen Euro über einen Zeitraum von vier Jahren. Die PD unterstützte bei der Beantragung der Fördermittel und begleitet nun den Landkreis Görlitz während des gesamten Förderzeitraums bei der Programmsteuerung, im Projektmanagement sowie bei der Umsetzung von „Verwaltung 4.0“.

Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung bieten die Chance, bestehende Geschäftsprozesse auf mögliche Optimierungspotenziale hin zu untersuchen. Dabei kann das „Process Mining“ in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. Process Mining wertet die bei softwaregestützten Prozessen anfallenden Daten aus. Dokumentiert wird damit beispielsweise, welche Mitarbeiter an einem Prozess beteiligt sind oder wie viel Zeit für einzelne Prozessschritte benötigt wird – und das über einen langen Zeitraum hinweg. Dadurch lassen sich Bearbeitungszeiten vorhersagen, personelle Engpässe frühzeitig erkennen und ineffiziente Abläufe identifizieren.

Process Mining eignet sich für Verwaltungsprozesse, die bereits vollständig softwaregestützt ablaufen und deren Prozessschritte und Ablaufzeiten automatisch im System dokumentiert werden. Die Verwaltung zeichnet sich derzeit durch eine heterogene und teilweise lückenhafte Prozess- und IT-Landschaft aus. Doch je stärker Organisationen zukünftig auf IT-gestützte oder vollautomatische Prozesse im Rahmen der Umsetzung der E-Government-Gesetze und des Onlinezugangsgesetzes zurückgreifen, desto wertvoller wird Process Mining als Instrument, bestehende Prozesse zu verbessern.

Die PD untersucht mit Ihnen mögliche Anwendungsfelder für Process Mining in Ihrer Organisation. Dabei empfehlen wir, den betroffenen Personalrat frühzeitig einzubinden, weil sich das Nutzerverhalten der am Prozess beteiligten Mitarbeitenden abbilden lässt. Anwendungsbeispiele aus der Verwaltung belegen das Potenzial von Process Mining für verschlankte Geschäftsprozesse.

Kommunikation erfolgt heute in hohem Maße elektronisch und nahezu in Echtzeit. Kunden erwarten eine möglichst zeitnahe Bearbeitung ihrer Anfragen und Anträge an die Verwaltung. Gleichzeitig muss die Vorgangsbearbeitung jederzeit rechtssicher und nachvollziehbar sein.

Der elektronische Posteingang von Behörden und öffentlichen Institutionen bietet vielfältige Potenziale, Mitarbeiter von Routineaufgaben zu entlasten und eine schnelle und ebenso rechtssichere Bearbeitung zu gewährleisten. „Digitale Assistenten“ können Anfragen von Bürgern oder Unternehmen automatisiert sowie rund um die Uhr beantworten, indem sie Text und Sprache sowohl regelbasiert als auch auf Basis von Künstlicher Intelligenz erzeugen und Antworten auf Standardfragen liefern.

Auch einzelne Prozessschritte wie die Posteingangsbearbeitung und die nachfolgende Verteilung der Anfragen an die zuständige Fachabteilung lassen sich bereits heute automatisieren. Posteingänge, die ein strukturiertes Aktenzeichen aufweisen, können dadurch ohne manuellen Aufwand einem Vorgang zugeordnet werden. Möglich ist dies auch bei unstrukturiertem Text, der durch lernende Textanalysesysteme thematisch eingeordnet wird.

Die PD begleitet Kunden bei der Erhebung des Ist-Zustands der Verwaltungsarbeit und bei der Nutzenerhebung, erstellt die notwendigen Konzepte für Digitalisierungsvorhaben und berät bei der Implementierung, beispielsweise bei der Einführung der E-Akte im Auswärtigen Amt oder im umfangreichen Programm „Digitale Verwaltung NRW“.

Die PD hat ihre Entsprechenserklärung zum Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) für das Berichtsjahr 2018 auf der DNK-Webseite veröffentlicht. Die DNK-Erklärung informiert detailliert über die sozialen und ökologischen Initiativen der PD, über wirtschaftliche Kennzahlen und legt die Maßnahmen des Unternehmens für einen bewussteren Umgang mit natürlichen Ressourcen dar. Bereits seit 2012 veröffentlicht die PD ihre Nachhaltigkeitsstrategie sowie die zugehörigen Aktivitäten nach den Kriterien des DNK.

Mit der Transparenzplattform möchte die PD zu einer auf vertraglichen Fakten gestützten Diskussion über Partnerschaftsmodelle beitragen. In der Datenbank stehen Vertragsunterlagen zu Projekten zum freien Download zur Verfügung.

Thomas Gampe, Kämmerer des Landkreises Görlitz, berichtete in einem Interview mit der Zeitung „OBM“ über seine Erkenntnisse auf dem Weg der Digitalisierung der Kreisverwaltung. In einem begleitenden Fachbeitrag erläutern PD-Kollegen einige Merkmale des Transformationsprogramms „Verwaltung 4.0“.

Das Interview und der Beitrag sind über die Fachpresseseite der PD abrufbar.

//aus der Verwaltung// Die Bürger und Unternehmen in Deutschland sind mit den Dienstleistungen der Behörden insgesamt zufrieden. Das hat die aktuelle „Lebenslagenbefragung 2019“ des Statistischen Bundesamts (Destatis) im Auftrag der Bundesregierung ergeben. Demnach sind 83 Prozent der Bürger sowie 83 Prozent der Unternehmen mit den Verwaltungsdienstleistungen eher oder sehr zufrieden. Die Ämter in den ländlichen Regionen schneiden dabei etwas besser ab als die in den Großstädten, im Vergleich zu vorherigen Befragungen bewerten Bürger und Unternehmen die Serviceleistungen der Verwaltung besser.

Kritisiert werden gleichwohl die digitalen Angebote. Während in Unternehmen immerhin knapp die Hälfte der Formulare online ausgefüllt und versendet wird, nutzen die Bürger in 75 Prozent der Fälle ausschließlich Papierformulare. Die restlichen 25 Prozent würden zwar online ausgefüllt, aber auch davon werde jedes zweite Formular in ausgedruckter Form zur Behörde gesandt.

//aus Wissenschaft und Forschung// Building Information Modeling (BIM) gilt als das Wundermittel, um die Bauwirtschaft fit für das 21. Jahrhundert zu machen. Allerdings sehen 52 Prozent der deutschen Bauwirtschaft inklusive der Planungsunternehmen  keinen Bedarf, gezielt Digitalisierungsprojekte umzusetzen, wie die Studie „Zukunft Bau - Beitrag der Digitalisierung zur Produktivität in der Baubranche“ des Forschungsinstitutes ZEW feststellt. Gerade den kleinen Betrieben, von denen es in Deutschland unter Bauunternehmen und Architekten besonders viele gibt, fehle die Zeit oder der Veränderungsdruck, sich mit der Digitalisierung zu beschäftigen.

Die PD hat im Rahmen des Projekts Futurium intensive Erfahrungen mit BIM gesammelt. BIM bietet Chancen, die Projektbeteiligten stärker zu vernetzen und dadurch eine termingerechte und kostentreue Fertigstellung von Baumaßnahmen zu befördern. Die öffentliche Hand als Bauherrin kann durch den Einsatz von BIM die Planungssicherheit ihrer Projekte und das Vertrauen der Öffentlichkeit in ihre Aktivitäten steigern.

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Wir suchen Consultants, Praktikanten, Werkstudenten und Manager für unsere Teams Strategische Verwaltungsmodernisierung und Bau, Infrastruktur, Kommunalberatung. Besuchen Sie unsere Karriereseite!