Sehr geehrte Damen und Herren,

die Modernisierung der deutschen Verwaltung ist in vollem Gange. Leitplanken vieler Verwaltungsstrategien bilden ein geschärftes Umweltbewusstsein und die Digitalisierung. Ganz unterschiedliche Projekte verfolgen das Ziel, die Verwaltung zukunftssicher und damit nachhaltig zu machen. Welche Anforderungen stellen Bürger und Unternehmen, Mitarbeiter und Bewerber heute an die Verwaltung? Die öffentliche Hand von morgen vorzudenken und mitzugestalten, gemeinsam mit Ihnen, ist unser Anspruch als Beratungsunternehmen.

Ein Ausgangspunkt für Veränderung ist die Modernisierung von Verwaltungsgebäuden. Wir stellen Ihnen heute vor, wie sich durch nachhaltige Bedarfsplanung für Liegenschaften attraktive Arbeitswelten, optimierte Flächennutzung und eine verbesserte Arbeitsplatzorganisation realisieren lassen. Verwaltungen positionieren sich im Ergebnis als attraktive Arbeitgeber und leisten einen mess- und sichtbaren Beitrag zum Klimaschutz.

Auch intern durchlaufen öffentliche Institutionen Veränderungsprozesse. Je tiefgreifender diese sind, desto größer ist der Mehrwert eines professionellen Veränderungsmanagements, das Führungskräfte unterstützt und die Beschäftigten zu Mitgestaltern des Wandels macht. Das ITZBund zeigt beispielhaft, wie Veränderung begleitet werden kann – mehr hierzu in unserem Beitrag.

Veränderung kann in Kontinuität münden. Das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein hat sich im Zuge eines umfassenden Modernisierungsprogramms entschlossen, zentrale Prozesse langfristig an spezialisierte Dienstleister zu übertragen. Gemeinsam mit der PD hat das Klinikum einen vertraglichen Mechanismus implementiert, der die Zusammenarbeit für beide Seiten verlässlich und fair gestaltet. Wie genau, stellen wir Ihnen heute vor.

Ihr Stéphane Beemelmans und Ihr Claus Wechselmann

In der Verwaltung findet derzeit ein Paradigmenwechsel statt: Arbeit im Homeoffice und die Abkehr von beengten Arbeitszimmern zugunsten moderner Bürolandschaften. Selbst auf eine feste Platzzuteilung wird häufig verzichtet. Die Digitalisierung von Abläufen und steigende Ansprüche der Beschäftigten sind gleichermaßen Treiber der Entwicklung. Während sich im Zuge der Digitalisierung Arbeitsprozesse grundlegend ändern und neue Formen der Zusammenarbeit von Behörden, Abteilungen und Teams erfordern, erwarten auch Bewerber ein hohes Maß an Flexibilität und die Rücksichtnahme des Arbeitgebers auf ihre Mobilitäts- und Agilitätsbedürfnisse.

Verwaltungsgebäude entsprechen häufig weder technisch, noch baulich und räumlich den sich ändernden Anforderungen. Vor der Sanierung oder der Neugestaltung von Liegenschaften sollte deshalb eine nachhaltige Bedarfsplanung erfolgen. Diese berücksichtigt die Erfordernisse und Konsequenzen von Prozessmodernisierungen und leitet daraus die erforderlichen funktionalen Anforderungen an die Ausgestaltung und räumliche Zuordnung der Arbeitsplätze sowie ihre Beziehungen untereinander ab. Optimierte Arbeitsplatzorganisation führt somit oftmals zu einer verbesserten Raumnutzung vorhandener Liegenschaften.

Im Wettbewerb um Fachkräfte kommt innovativen Raumkonzepten und dem Ermöglichen von „Arbeiten 4.0“ eine entscheidende Bedeutung zu. Unter Beteiligung der Mitarbeiter lassen sich mutige sowie flächen- und kosteneffiziente Lösungen für Arbeitswelten in der Verwaltung entwickeln, die zukünftige Bedarfsänderungen berücksichtigen. Die PD unterstützt und begleitet diese umfassenden Prozesse.

Veränderungsprozesse in der öffentlichen Verwaltung umfassen nicht nur die Anpassung von Arbeitsprozessen im Zuge der Digitalisierung oder die Umgestaltung funktionaler Büroflächen in moderne Arbeitswelten. Auch die Fusion oder Umstrukturierung von Organisationen, die Ausgründung von Teilbereichen oder die Verlagerung von Aufgaben an andere Standorte oder Bereiche verlangen den Beschäftigten individuell, in ihren Teams sowie innerhalb der Organisation kontinuierliche Veränderungsbereitschaft ab.

Das Veränderungsmanagement zielt auf die Mitnahme und Mitwirkung der Führungskräfte und Beschäftigten in Veränderungsprojekten ab. Führungskräfte wirken dabei als Motivatoren, Vorbilder und Vorreiter. Sie geben die Richtung und Orientierung für ihre Beschäftigten vor und treten in einen intensiven Dialog über deren Wünsche, Vorbehalte und Ideen ein.

Die PD moderiert und begleitet Veränderungsprozesse für Verwaltungen als Impulsgeber, durch strategische Beratung, Coaching und Mediation. Dabei setzt die PD auf Großgruppenformate und Einzeldialoge, Organisationsanalysen, Retrospektiven sowie „Kollegiale Beratung“. Mit dem „Change Kompass“ der PD lassen sich Handlungsfelder identifizieren und Maßnahmen ableiten.

Umfassende reorganisationale oder programmbezogene Veränderungsvorhaben erfordern den Aufbau hauseigener Kompetenzen und dezidierter Maßnahmen, um den Wandel positiv zu gestalten. Die PD hat das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) seit dem Jahr 2017 bei der Konzeption, Gründung und Professionalisierung einer internen Organisationseinheit für Veränderungsmanagement (VM-Organisationseinheit) beraten. Diese unterstützt die Führungskräfte, lädt durch unterschiedliche Formate Beschäftigte zur Mitgestaltung ein und etabliert damit das Prinzip der lernenden Organisation. Das ITZBund nutzt die hauseigene VM-Organisationseinheit bereits in ersten Reorganisations-bezogenen Beauftragungen. Wir beraten Sie gerne zu Maßnahmen, die auf Ihr Veränderungsvorhaben zugeschnitten sind!

Für öffentliche Krankenhäuser stellen Service-Level-Agreements (SLA; deutsch: Dienstleistungs-Güte-Vereinbarungen) mit privaten Partnern eine bewährte Vorgehensweise dar, für den Klinikbetrieb zentrale Prozesse von spezialisierten Dienstleistern durchführen zu lassen und die dafür benötigten Leistungs-, Qualitäts- und Verfügbarkeitsstandards sicherzustellen. Bei auftretenden Störungen und Mängeln verpflichten SLA den Dienstleister zur Problemlösung in vorgegebenen Fristen und führen bei Nicht-Einhaltung zu einer verminderten Entgeltzahlung.

Das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH) hat im Zuge der laufenden Modernisierungsmaßnahmen ein umfassendes und stark ausdifferenziertes SLA-System eingeführt. Die PD hat hierfür in enger Abstimmung mit dem UKSH ein bedarfsgerechtes SLA-System entwickelt, die enthaltenen Fristen und Minderungshöhen mit den Bietern verhandelt und das SLA-System gemeinsam mit dem UKSH und dem privaten Partner implementiert.

Entscheidend für die Akzeptanz des SLA-Systems sind ausgewogene Fristen und Entgeltminderungsbeträge. Die festzulegenden Entgeltminderungen sollten in einem angemessenem Verhältnis zu den Aufwänden des Dienstleisters und dem Wertbeitrag der einzelnen Leistungen bzw. Flächen für das Klinikum stehen. Die PD entwickelt gemeinsam mit Ihnen ein auf Ihren Bedarf zugeschnittenes SLA-System, das für den vertraglich zu bindenden Dienstleister einen ausgewogenen Anreiz erzeugt, die Leistungen in der vereinbarten Qualität zu erbringen und die benötigten Verfügbarkeiten von Räumen bzw. Flächen einzuhalten.

//aus der Verwaltung// Der öffentliche Dienst der Zukunft soll agil, vielfältig und digital sein, fordert der Deutsche Beamtenbund (dbb) in seinem Werkstattpapier „Aufbruch – Der öffentliche Dienst der Zukunft“. Die Ideenskizze thematisiert beispielsweise agile Arbeits- und Organisationsmethoden, flexible Arbeitszeiten, Teilhabe, Aus- und Weiterbildung sowie ethische und rechtliche Perspektiven. Erweitert werden die Darstellungen jeweils um konkrete Fragestellungen, zu denen Beschäftigte und Arbeitgeber ins Gespräch kommen sollten. Auch gibt es Handlungsanregungen für Betriebs- und Personalräte. Die Beschäftigten kommen ebenfalls zu Wort: In zahlreichen Testimonials schildern sie ihre Ideen und Bedürfnisse ebenso wie Sorgen in Bezug auf die Zukunft ihrer Arbeit.

Die PD hat bereits 2019 in ihrem Tagungsband „Die Zukunft des öffentlichen Dienstes“ wesentliche Handlungsfelder identifiziert, die es für einen zukunftsfähigen öffentlichen Dienst zu bearbeiten gilt. Ein Fokus der Beiträge lag auf der Attraktivitätssteigerung der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeber. Denn: Die Anforderungen der jüngeren Generation an moderne Arbeitsplätze und digitale Prozesse bieten große Chancen für einen öffentlichen Dienst mit Zukunft. Weitere Beiträge adressierten die Ausgestaltung der Mitarbeiterwerbung, den Einstellungsprozess und strukturierte Weiterbildungsprogramme.

//aus Wissenschaft und Forschung// Das Kompetenzzentrum Öffentliche IT (ÖFIT) hat in der Studie „Innovationsfelder Öffentliche IT 2019/2020“ fünf Innovationsfelder im Bereich Digitalisierung ermittelt, die von Verwaltungen beobachtet bzw. aktiv vorangetrieben werden sollten. Dazu hat das ÖFIT 1.947.973 Beiträge zu 29.291 wissenschaftlichen Konferenzen ausgewertet.

Die fünf Innovationsfelder sind: 1.) Ressourceneffiziente KI: Fortschritte bei Software und Hardware, die performante KI abseits von Rechenzentren ermöglichen; 2.) Künstlicher Realismus: Die durch innovative Algorithmen deutlich erleichterte Manipulation von Texten sowie Audio-, Bild- und Videomaterial mit täuschend echten Ergebnissen (Beispiel Deepfakes); 3.) Blockchain – Zwischen Hype und Wirklichkeit: Innovationen wie Smart Contracts und neue Konsensverfahren, die der Blockchain-Technologie den Weg zu weiteren praktischen Anwendungsmöglichkeiten ebnen; 4.) Die Achillesferse der KI: Durch neu entdeckte Schwachstellen und Angriffsmöglichkeiten wie beispielsweise Adversarial Examples, werden Fragen bezüglich der sinnvollen Einsatzgebiete von KI aufgeworfen; 5.) Maschinen verstehen Menschen: Algorithmen, die menschliche Haltungen und Absichten einordnen können. Beispielsweise wird Hate Speech Detection eingesetzt, um die Verbreitung von Hassrede in sozialen Netzwerken einzudämmen.

Dabei beschäftigte sich das ÖFIT mit den Fragen: Wie werden sich die wesentlichen Innovationsfelder der öffentlichen IT künftig entwickeln? Welches sind die wichtigsten Entwicklungen innerhalb eines Innovationsfelds, welche Anwendungsmöglichkeiten existieren und welche Auswirkungen sind zu erwarten? Wo bieten sich Chancen und wo lauern Risiken für Verwaltungen?

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Wir suchen Consultants, Praktikanten, Werkstudenten und Manager für unsere Teams Strategische Verwaltungsmodernisierung und Bau, Infrastruktur, Kommunalberatung. Besuchen Sie unsere Karriereseite!