Sehr geehrte Damen und Herren,

der Nutzen von Ebenen-übergreifender Zusammenarbeit, die Anwendung des „Eine(r)-für-Alle“-Prinzips und die notwendigen Tools für die Umsetzung von Großprojekten werden ab dieser Newsletter-Ausgabe in den Fokus unserer Beiträge rücken. Zuvor haben wir mit unserer erfolgreichen Teilnahme am Creative Bureaucracy Festival 2021 noch einmal den Blick auf innovative und kreative Entwicklungen für die moderne Verwaltung gelenkt. Neben den 24 PD-Sessions beim Festival, die ein Drittel des deutschen Programms ausmachen durften, haben insgesamt über 400 Sprecher:innen aus Verwaltungen rund um den Globus von Erfahrungen und Ideen berichtet. Lassen Sie sich davon noch einmal inspirieren – auf unserer Webseite und der Webseite des Festivals gibt es alle Videos in der Nachschau.

Innovativ waren wir auch in der Diskussion einer nachhaltigen und starken Verwaltungsarbeit, die sich neuen Krisen gewappnet zeigt. Mit 35 Vertreterinnen und Vertretern unseres Gesellschafterkreises haben wir während der dreitägigen PD-SummerSchool gelernt, uns ausgetauscht und in einem Szenario-Workshop neue Methoden erprobt. Auch für uns hat dies bedeutet, mutig zu sein und Ungewohntes zu wagen.

Mut zu zeigen und Verantwortung zu übernehmen, sind gerade in Phasen der Veränderung wichtige Eigenschaften. Eine neue PD-Studie zeigt, dass in den großen, im Zuge der Digitalisierung anstehenden Veränderungsprozessen in der Verwaltung viele Mitarbeitende wissen, was für sie Neues „zu tun“ ist – sie setzen es aber nicht um. Oft liegt es an fehlender Information, Motivation oder Zusammenarbeit. Wie alle Beteiligten mitgenommen werden können, umreißen wir in unserer PD-Impulse-Studie.

Auch für die Bekämpfung von Gefahren aufgrund von Cyberangriffen können Kooperationen zwischen den Bundesländern ein nicht zu unterschätzendes Element für mehr Sicherheit sein. Dazu stellen wir unsere zweite Studienveröffentlichung zu „Cybersicherheit“ heute vor. Die agierenden, modernen Verwaltungen sind dabei nicht nur innovativ, agil und kooperativ, sie werden – im Idealfall – einem Set an 12 Attributen gerecht. Welche diese sind und wie das Zielbild der „modernen Verwaltung“ aussehen kann, erfahren Sie gleichfalls.

Ein weiteres Element moderner Verwaltung ist das wirtschaftliche Vorgehen. Gerade in großen Bauprojekten können durch eine vorausschauende Planung mit Blick auf die spätere Bewirtschaftung in der Betriebsphase immense Ressourcen gespart werden. Der BIM-Kompass unterstützt bei diesem Perspektivwechsel.

Wir freuen uns auf Ihre Ideen und Kommentare, Fragen und Anregungen. Sprechen Sie uns gern an!

Ihr Stéphane Beemelmans und Ihr Claus Wechselmann

Von den Verbesserungen, die mit der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung einhergehen, profitieren die Bürger:innen, Unternehmen wie auch die Beschäftigten. Insbesondere von letzteren hängt es ab, ob die Digitalisierung auch tatsächlich gelingt. Schließlich sind es die Mitarbeitenden in den Behörden, die sich den Umgang mit den neuen Werkzeugen aneignen und geänderte Abläufe in ihren Arbeitsalltag integrieren müssen. Und obwohl ein Großteil von ihnen die Ziele der Digitalisierung kennt und auch befürwortet, schlägt sich diese Erkenntnis oftmals nicht in geändertem Verhalten nieder.

Was hindert Menschen daran, notwendige Veränderungen umzusetzen? Mit dieser Frage beschäftigt sich die neue PD-Impulse-Veröffentlichung „Veränderungen ohne Hürden umsetzen – ein verhaltensökonomisches Vorgehensmodell“. Sie lenkt den Blick auf die Verwaltungsbeschäftigten, die den digitalen Transformationsprozess in ihrer täglichen Arbeit umsetzen sollen, und stellt in der Praxis erprobte Vorschläge vor, um den Beschäftigten die gewünschten Verhaltensänderungen zu erleichtern.

Das verhaltensökonomische Vorgehensmodell ist nicht auf den Einsatz in digitalen Veränderungskontexten beschränkt. Es eignet sich für alle Projekte, deren nachhaltiger Erfolg von einer konkreten Verhaltensänderung der daran beteiligten Personen abhängt. Sind Sie und Ihre Mitarbeitenden ebenfalls Teil eines Transformationsprozesses und mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert? Dann sprechen Sie uns gerne an.

In dem Maße, wie die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung voranschreitet, wächst auch das Datenaufkommen im digitalen Raum – und das macht die öffentlichen Netze verstärkt anfällig für Cyberkriminalität. Die Notwendigkeit eines umfassenden Schutzes der staatlichen IT-Systeme vor einer rasant steigenden Zahl an Cyberangriffen ist seit geraumer Zeit bekannt. So teilte das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) anlässlich des Beschlusses der Cybersicherheitsstrategie für Deutschland 2021 durch das Bundeskabinett Anfang September mit, dass „Cybersicherheit (…) kein notwendiges Übel, sondern Voraussetzung dafür [ist], dass die Digitalisierung gelingt.“

Die PD untersucht in ihrer aktuellen PD-Perspektiven-Studie „Mehr Cybersicherheit durch Kooperationen auf Länderebene“ dieses Thema vor dem Hintergrund der bestehenden IT-Sicherheitsarchitektur in den Bundesländern. Die Untersuchung zeigt: einige der Länder- bzw. Bund-Länder-Kooperationen können bereits zu einer schnellen und wirksamen Abwehr von Cyberattacken beitragen. Die heterogenen IT-Sicherheitsstrukturen in den Ländern machen Verwaltungen jedoch anfällig für Cyberangriffe.

Die PD-Studie formuliert daher acht Empfehlungen für den Aufbau erfolgreicher Cybersicherheitskooperationen in den Ländern, um durch eine stärkere, koordinierte Zusammenarbeit beim Thema IT‑Sicherheit Doppelstrukturen zu vermeiden, ihre Ressourcen zu bündeln und gemeinsam eine größere Schlagkraft gegen Cyberkriminalität zu entfalten. Sprechen Sie uns gerne an, damit wir gemeinsam Lösungskonzepte für eine gesteigerte Cybersicherheit auch Ihrer Organisation entwickeln können!

Eine nachhaltige, nutzenorientierte Digitalisierung der Verwaltung auf allen föderalen Ebenen bildet die Basis für eine krisenresiliente öffentliche Hand. Der Weg zur digitalen Verwaltung der Zukunft muss neben der derzeit zu beobachtenden, vertikalen Digitalisierung in Ressorts und Behörden auch über eine projektbasierte, ressortübergreifende Zusammenarbeit führen, um die nachhaltige Digitalisierung von Arbeitsumfeldern und Prozessen strukturell in der Verwaltung zu verankern. Doch was zeichnet die Verwaltung von morgen aus? Und wie muss sie sich dafür heute ändern?

Die PD hat auf Basis zahlreicher Interviews mit Expertinnen und Experten ein Zielbild der modernen Verwaltung entwickelt, das auf 12 Attributen basiert. Die 12 Attribute, von agil über innovationsoffen, projektorientiert und strategisch bis wirtschaftlich, beschreiben detailliert die Eigenschaften einer Verwaltung der Zukunft, die sich durch Auftraggeber:innenfähigkeit und Nutzer:innenzentrierung auszeichnet.

Wir stellen Ihnen auf unserer Webseite die „12 Attribute moderner Verwaltung“ vor – und wir laden Sie ein, gemeinsam mit uns an Maßnahmen zu arbeiten, mit denen wir das Zielbild einer modernen Verwaltung erreichen. Sprechen Sie uns gerne an!

Die Planungs- und Bauzeiten machen lediglich etwa 10 Prozent des gesamten Lebenszyklus‘ eines Gebäudes aus. In den restlichen 90 Prozent befindet sich das Gebäude im Betrieb und wird nach Bedarf revitalisiert, um für den Markt attraktiv zu bleiben. Durch ein effizientes und nachhaltiges Facilitymanagement (FM) lassen sich daher erheblich Ressourcen der öffentlichen Verwaltung schonen. Doch für Planung, Bau und Betrieb sind oft organisatorisch getrennte Einheiten zuständig. Informationsverluste und Schnittstellenprobleme sind die Folge.

Mit zwei Ansätzen können diese ungewollten Schnittstellen geschlossenen werden: Zum einen kann der Einsatz von Building Information Modeling (BIM) für eine durchgängige, der jeweiligen Projektphase angepasste Informationskette zwischen den Projektbeteiligten sorgen. Zum anderen berücksichtigen partnerschaftliche Projektabwicklungsmodelle die Mitwirkung von Akteuren in späteren Lebenszyklusphasen bereits ab der Planungsphase. Mittels BIM können dabei Wartungs- und Instandhaltungskonzepte sowie Monitoring-Systeme im sogenannten „Digitalen Zwilling“ vorbereitet und effizient bereits in die frühe Phase der Planung eingebracht werden.

Als pragmatischen Lösungsansatz erstellt die PD eine zielführende Projektabwicklungsstrategie und entwickelt Ansätze, die ein angemessenes Kosten-Nutzen-Verhältnis ermöglichen. Gern informieren wir Sie über die Synergien von BIM, alternativen Partnerschaftsmodellen und Facilitymanagement! Mehr zum Einsatz von BIM erfahren Sie am 19. Oktober 2021 in unserem digitalen Gesellschafter-Workshop „Jetzt die Weichen für Ihre digitale Zukunft stellen – mit dem BIM-Kompass der PD“.

Im September 2021 hat sich der Gesellschafterkreis der PD um sechs auf 130 vergrößert. Mit der Stadt Bochum profitiert eine weitere Großstadt aus Nordrhein-Westfalen künftig von den Vorteilen der Inhouse-Beauftragung als Gesellschafterin der PD. Zahlreiche Städte, Kreise und Gemeinden des Landes sind bereits Gesellschafter:innen der PD, seit Januar 2018 ist die PD auch in Düsseldorf mit einem Büro vertreten und damit noch näher an ihren Kunden vor Ort.

Ebenfalls dem PD-Gesellschafterkreis beigetreten sind der Landkreis Uckermark in Brandenburg und die Stadt Lindau am Bodensee. Aus dem Saarland haben sich drei Kommunen zum Anteilserwerb entschieden: die Gemeinden Marpingen, Nohfelden und Oberthal. Die PD betreut ihre bundesweiten Gesellschafter von den Standorten Berlin, Düsseldorf, Hamburg, Frankfurt am Main, Nürnberg und Wiesbaden aus.

PD-Aufsichtsrat auf 15 Mitglieder erweitert

Dem Aufsichtsrat der PD gehören nunmehr 15 Mitglieder an, von denen fünf aus den Reihen der Belegschaft gewählt wurden. Im Rahmen der PD-Gesellschafterversammlung am 27. April 2021 hatten die Vertreter:innen der PD-Gesellschafter den von Geschäftsführung und Aufsichtsrat vorgeschlagenen Maßnahmen im Zusammenhang mit der Einführung der Regelungen des Drittelbeteiligungsgesetzes zugestimmt. Die Mitbestimmungsregelungen des Drittelbeteiligungsgesetzes greifen in Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten. Die 5 Vertreter:innen der Belegschaft im Aufsichtsrat wurden gemäß der Wahlordnung zum Drittelbeteiligungsgesetz im September 2021 gewählt.
 

PD-Podcast zu Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung der Bundesländer

Die PD-Perspektiven-Studie „Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung der Bundesländer – 20 Handlungsoptionen“ untersucht die bisher gemachten Erfahrungen und erzielten Erfolge in der Länderdigitalisierung. Darauf aufbauend werden 20 Handlungsoptionen für die weitere Digitalisierung der Verwaltung vorgestellt, die mit verantwortlichen Führungskräften aller Bundesländer validiert und konkretisiert wurden. Am 6. September 2021 wurde die Studie erstmals öffentlich vorgestellt und mit Stefan Krebs, Chief Information Officer des Landes Baden-Württemberg, Christian Pfromm, Chief Digital Officer der Freien und Hansestadt Hamburg, Prof. Dr. Gerhard Hammerschmid, Hertie School, Claus Wechselmann, Geschäftsführer der PD, und Dr. Ingo Caspari, PD, diskutiert. Einen Mitschnitt der Diskussion hören Sie in unserem aktuellen PD-Podcast.
 

Kostenneutrale Beratungsangebote im Fördermanagement und für schulische IT-Infrastruktur

Die Europäische Union hat infolge der Corona-Pandemie ein umfassendes Wiederaufbauprogramm aufgelegt. Der auf Deutschland entfallende Anteil wird im Rahmen des Deutschen Aufbau- und Resilienzplans (DARP) unter anderem zum Abbau von Investitionshemmnissen verwendet. Im Auftrag des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) bietet das PD-Team für Kommunalberatung öffentlichen Fördernehmenden und -gebenden zielgerichtete Unterstützung für ein effizientes Fördermanagement an.

Ebenfalls durch das BMF getragen berät die PD Schulträger, Schulen und weitere öffentliche Einrichtungen bei der Planung und Umsetzung von Investitionen in ihre IT-Infrastruktur unbürokratisch und kostenneutral, mit Fachexpertise und umfassender Kenntnis der Strukturen und Veränderungsbedarfe des föderalen Bildungssystems. Sprechen Sie uns gern an.
 

Treffen Sie uns im Herbst

Bei der „70. Kontiki-Konferenz Hamburg“ referiert Benjamin Baumgarth, Senior Consultant, am 7. Oktober 2021 um 15.30 Uhr über die Tätigkeiten der PD in der Geschäftsstelle „Digitale Vernetzung im öffentlichen Personenverkehr“. Die Geschäftsstelle wird im Auftrag des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur im Rahmen des Projektes „Klimaschutzprogramm 2030“ betrieben.

Am 19. Oktober wird von 13 bis 15 Uhr der nächste, exklusive Workshop für PD-Gesellschafter:innen zum Thema „Jetzt die Weichen für Ihre digitale Zukunft stellen – mit dem BIM-Kompass der PD“ stattfinden. Mit dem BIM-Kompass bietet die PD eine Methode an, um zielgerichtet eine individuelle Strategie für den Einsatz von „Building Information Modeling“ und praxisorientierte Umsetzungskonzepte zu entwickeln – und das in nur drei Schritten! Im digital auf zwei Stunden angesetzten Workshop werden die Anwendung des BIM-Kompasses anhand eines Fallbeispiels vorgestellt und die Schritte zur Erstellung einer individuellen BIM-Strategie besprochen. Weitere Informationen erhalten Sie in unserem Workshop-Flyer und auf unserer BIM-Webseite. Bei Interesse an dem Workshop senden Sie uns als Vertreter:in aus unserem PD-Gesellschafterkreis gerne eine E-Mail an gesellschafter-kommunikation@pd-g.de.

Claus Wechselmann, Geschäftsführer, wird den diesjährigen Bundeskongress des Verbands Beratender Ingenieure am 4. November 2021 in Saarbrücken mit einem Impulsvortrag zur digitalen Transformation von Gesellschaft und Arbeitswelt mitgestalten. Der Kongress steht unter dem Leitmotiv „Neues Arbeiten – Generationenmix – Sichere Daten“.
 

Rückblick auf den Veranstaltungs-September

Am 8. und 9. September 2021 fand der Deutsche Kämmerertag statt. Bei diesem sogenannten „Familientreffen der kommunalen Verwaltungsspitze“ treffen sich alljährlich die Finanzchefinnen und -chefs der Kommunalverwaltungen, um über aktuelle Entwicklungen und Herausforderungen für das kommunale Finanzmanagement und Zukunftskonzepte für eine moderne Verwaltung zu diskutieren. Die PD war auch in diesem Jahr Partnerin der Veranstaltung. In einem Workshop berichteten PD-Vertreter:innen gemeinsam mit Thomas Gampe, Erster Beigeordneter und Kreiskämmerer des Landkreises Görlitz, über das von der PD begleitete Transformationsprogramm „Verwaltung 4.0“ im Landkreis.

Bei der „Digitalen Woche Kiel“ stellte Katharina Schlüter, Senior Managerin, am 13. September 2021 die gemeinsame Studie des Deutschen Städtetages und der PD „Die Stadt der Zukunft mit Daten gestalten“ vor, die im März 2021 erschienen ist. Kommunalverwaltungen sollten der Studie zufolge den souveränen Umgang mit Daten als fortlaufenden Prozess gestalten, der neue technische Möglichkeiten und sich ändernde Anforderungen an die Datennutzung mit einbezieht. Aus den vorgestellten Best Practices und Einschätzungen kommunaler Führungskräfte leitet die Studie konkrete Empfehlungen für eine strategische Betrachtung kommunaler Datensouveränität ab. Der Deutsche Städtetag hat die Publikation nun in englischer Übersetzung unter dem Titel „Using Data to Shape our Future Cities“ veröffentlicht und entspricht damit zahlreichen Anfragen aus dem europäischen Ausland.

Etwa 3.400 Zuschauer:innen verfolgten die über 20 PD-Sessions während des Creative Bureaucracy Festival 2021 (CBF). Das Festival bot vom 13. bis 17. September 2021 insgesamt über 150 spannende Sessions zu innovativer Verwaltungsarbeit und Initiativen, eine neue Verwaltungskultur zu etablieren. Die PD war auch 2021 Haupt-Festivalpartnerin des CBF. Zahlreiche Vertreter:innen von Kunden und Gesellschaftern der PD wurden zu Mit-Gestaltenden des Festivals und stellten ihre Best Practices einem internationalen Publikum vor. Auf unserer Webseite erhalten Sie einen Überblick über alle Sessions, die wir gemeinsam durchgeführt haben. Die Mitschnitte der Sessions werden sukzessive auf der Seite des Veranstalters veröffentlicht.

Rund 35 Führungskräfte der öffentlichen Hand haben vom 14. bis 16. September 2021 bei der PD-SummerSchool 2021 über das Thema „Stark aus der Krise kommen – Nachhaltige Verwaltung der Zukunft gestalten“ diskutiert. Die ersten beiden Veranstaltungstage fanden rein digital statt und widmeten sich den Themen „17 Nachhaltigkeitsziele und die nachhaltige Verwaltung“ sowie „Der Weg zur Verwaltung der Zukunft“. Am dritten Tag standen die Themen „Krisenmanagement und Leadership“ im Fokus der Diskussion. Am Nachmittag konnten die im Berliner Tagungshotel anwesenden Teilnehmenden ihre Kompetenzen in Krisenbewältigung in einer „What-if-Simulation“ schulen. Mit einem Impulsvortrag von Staatssekretär Werner Gatzer endete die PD-SummerSchool am 16. September. Begleitet wurde die Veranstaltung durch die wissenschaftliche Expertise von Prof. Dr. Thurid Hustedt und Prof. Dr. Gerhard Hammerschmid, Hertie School.

Stéphane Beemelmans, Geschäftsführer, diskutierte am 22. September 2021 auf Einladung des Hauptverbands der Deutschen Bauindustrie e. V. bei der Veranstaltung „Wie gelingt die Modernisierung unserer Infrastruktur?“ über Maßnahmen zur Verstetigung des Investitionshochlaufs, der Beschleunigung von Planungs- und Genehmigungsverfahren und der innovativen, kooperativen Projektumsetzung. Ein Mitschnitt der Plenumsdiskussion ist auf der Webseite des Hauptverbands veröffentlicht.

//aus der Verwaltung// Das Bundeskabinett hat Anfang September die Cybersicherheitsstrategie für Deutschland 2021 beschlossen, die den Rahmen für die Cybersicherheit der nächsten fünf Jahre für die Bereiche Gesellschaft, Wirtschaft, Staat und Internationales/EU bilden soll. Einer Bitkom-Umfrage zufolge fordern 63 Prozent der Bevölkerung eine massive Verstärkung der Polizeikräfte, die gegen Internetkriminalität vorgehen. Jährlich entstehen Wirtschaft und Staat durch Cyberattacken Schäden in Milliardenhöhe.

Die Kooperation von Behörden mit Aufgaben im Bereich der Cybersicherheit kann einen entscheidenden Beitrag zur besseren Verfolgung und auch der Prävention von Cyberangriffen leisten. Acht Erfolgsfaktoren sollten beim Abschluss entsprechender Vereinbarungen der Länder beachtet werden. In unserer aktuellen PD-Perspektiven-Studie „Mehr Cybersicherheit durch Kooperationen auf Länderebene“ stellen wir Ihnen diese ausführlich vor.

//aus der Verwaltung// Reallabore, also zeitlich und räumlich begrenzte Testräume zum Erproben innovativer Technologien, werden für den Innovationsstandort Deutschland immer wichtiger. Kreative Unternehmen, Verwaltungen und Forscher:innen testen darin, was noch vor wenigen Jahren undenkbar war: Zum Beispiel autonome Fahrzeuge, Drohnen oder Schiffe, neue Lösungen für Telemedizin oder öffentliche Verwaltungen. Gleichzeitig helfen Reallabore zu verstehen, welche Regeln die digitale Welt von morgen braucht. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie hat nun einen Konzeptvorschlag für ein Reallabore-Gesetz vorgelegt. Ziel ist es, mehr gesetzliche Spielräume zu schaffen, damit Unternehmerinnen und Unternehmer neue Ideen unter echten Bedingungen erproben können.

Die PD hat kürzlich drei Vorschläge für eine gestärkte Innovationskultur vorgelegt: Der Staat sollte Start-up-Finder und -Wettbewerbe als Innovationslotsen entwickeln, mit Innovations-Vergaben Start-ups fördern und dabei Geld sparen sowie einen Tech-Dachfonds auflegen. Diese Maßnahmen können dazu beitragen, die staatliche Innovationsförderung und den Wissenstransfer zwischen Start-ups und der Verwaltung nachhaltig zu stärken.

//aus der Verwaltung// Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) und das Hessische Ministerium des Innern und für Sport haben eine Einzelvereinbarung für die Digitalisierung der „Verpflichtungserklärung“ im Bereich des Ausländerrechts geschlossen. Die digitale Antragsstrecke wurde federführend vom Land Hessen in einem OZG-Digitalisierungslabor konzipiert. Bereits im September 2020 ging die Verpflichtungserklärung in den zwei hessischen Städten Offenbach am Main und Wiesbaden online. Nach diesem erfolgreichen Pilotbetrieb macht sich Hessen nun bereit für den bundesweiten Roll-out der digitalen Verpflichtungserklärung. Erste außerhessische Pilotkommunen seien bereits angeschlossen, berichtet das BMI.

Welche zentrale Bedeutung den Kommunen bei der OZG-Implementierung zukommt, macht die aktuelle PD-Studie „Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung der Bundesländer – 20 Handlungsoptionen“ deutlich. Auf der Basis einer quantitativen Befragung von 229 Verwaltungsmitarbeiter:innen der öffentlichen Hand stellt die Studie 20 Handlungsoptionen für die weitere Digitalisierung der Verwaltung vor, die mit verantwortlichen Führungskräften der Bundesländer validiert und konkretisiert wurden.

Wir suchen Consultants, Werkstudierende und Manager:innen für unsere Teams Strategische Verwaltungsmodernisierung und Bau, Infrastruktur, Kommunalberatung. Besuchen Sie unsere Karriereseite!