Sehr geehrte Damen und Herren,

angesichts der Rahmenbedingungen zur Eindämmung der Pandemie sind wir gerade in einen Monat gestartet, der unsere Arbeitsweisen aufs Neue herausfordert. Wir haben uns hierauf mit neuen Tools, Methoden und Austauschformaten eingestellt und unterstützen unsere Kundinnen und Kunden gleichermaßen bestmöglich. Trotz der bereits gemachten Erfahrungen stellen wir immer wieder fest, wie wichtig gerade die persönliche Kommunikation und „Mitnahme“ der Kolleginnen und Kollegen in den Projekten ist – sei es intern oder bei den von uns beratenen. Der normalerweise übliche Informationsaustausch bekommt eine neue Relevanz, für den Wissenstransfer, zur Motivation und zur Bereitschaft, die derzeitigen geänderten Arbeitsbedingungen gemeinsam zu meistern.

So ist auch die Einbeziehung aller Mitarbeitenden ein wesentlicher Aktionspunkt für Veränderungsvorhaben. Wie dies bereits zu Projektbeginn mit geplant und initiiert werden kann, zeigt unser „Change-Kompass“, den wir Ihnen heute vorstellen. Die Mitarbeitenden oder späteren Nutzerinnen und Nutzer in einem Projekt bereits frühzeitig als Akteure einzubinden, ist einer von mehreren Bestandteilen des Anforderungsmanagements. Klarheit über den gewünschten Nutzen eines Projektergebnisses vor dem Projektstart zu haben, erleichtert die Zuwendung der benötigten Ressourcen und vermeidet spätere Doppelarbeiten oder Anforderungsänderungen im Projektverlauf. Das Ergebnis: sowohl Zeit als auch Geld bleiben im geplanten Rahmen.

Von einem erfolgreich umgesetzten Projekt möchten wir Ihnen gleichfalls berichten: In der Stadt Braunschweig ist ein Smart-City-Rahmenkonzept nun in die Umsetzungsphase gegangen. Die Stadt definiert mit einer neuen Stabsstelle eine eindeutige Verantwortung für die Digitalisierung von Leistungen der Daseinsvorsorge – um den Nutzern (Bürgern, Verwaltung, Wirtschaft) den Zugang und die Arbeit zu erleichtern.

Einen gleichermaßen zukunftsweisenden Ansatz stellen wir Ihnen mit dem Building-Information-Modeling (BIM) vor. Mithilfe der auf BIM basierenden Tools können Planungsprozesse im öffentlichen Hochbau effizient unterstützt und Neubau- oder Sanierungsprojekte gewerkeübergreifend professionell unterstützt werden.

Wir wünschen Ihnen alles Gute und bleiben Sie gesund! Wir freuen uns gleichermaßen über den Austausch mit Ihnen – digital, aber dennoch persönlich.

Ihr Stéphane Beemelmans und Ihr Claus Wechselmann

Die Stadt Braunschweig hat im September 2020 ein Smart-City-Rahmenkonzept veröffentlicht, das die strategischen Ziele für die Digitalisierung der Daseinsvorsorge definiert, Handlungsfelder konkretisiert und Kriterien für die Auswahl von Digitalisierungsprojekten benennt. Zudem legt das Rahmenkonzept die organisatorische Verortung und Steuerung der Smart-City-Aktivitäten fest und gibt konkrete Handlungsempfehlungen für die nächsten Schritte der Umsetzung.

„Unser Ziel ist es, smarte Lösungen für unsere Bürgerinnen und Bürger noch strukturierter, zielführender und schneller voranzutreiben“, sagte Dezernent Dr. Thorsten Kornblum anlässlich der Veröffentlichung des Rahmenkonzepts. „Entsprechend unserer Smart-City-Strategie wollen wir daher unsere Aktivitäten bündeln.“ Als Chief Digital Officer (CDO) und Leiter der neuen Stabsstelle ist Dr. Kornblum erster Ansprechpartner für Smart-City-Themen innerhalb und außerhalb der Verwaltung.

Die PD begleitete die Stadt Braunschweig bei der Strategieentwicklung auf Basis gezielter Analysen und moderierte den Beteiligungsprozess mit den relevanten Anspruchsgruppen. Das in enger Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsvorstand und den Fachbereichsleitungen entwickelte Smart-City-Rahmenkonzept steht auf der Webseite der Stadt zum Download bereit. Sprechen Sie uns bei Fragen zum Projekt „Smart City Braunschweig“ gerne an!

Der Einsatz von Methoden des „Building Information Modeling“ (BIM) ist im Verkehrsinfrastrukturbau bereits fester Bestandteil der Projektabwicklung. Auch im Hochbau zeigen erfolgreiche Pilotprojekte, dass die BIM-Methode hohe Effizienzsteigerungen durch die Erfassung und intelligente Verknüpfung von Bestandsdaten in der Projektrealisierung ermöglicht.

Mit BIM-basierten Anwendungen lässt sich beispielsweise die Digitalisierung des bestehenden Immobilienportfolios auch für Hochbauprojekte der öffentlichen Hand vornehmen. Durch die so entstehende einheitliche Informationsbasis können Risiken im Immobilienbestand schnell und systematisch identifiziert, immobilienstrategische Entscheidungen begründet und ein ressourcenschonender Betrieb realisiert werden.

Mit dem BIM-Kompass unterstützen wir Sie bei der Entwicklung einer BIM-Strategie und praxisorientierter Umsetzungskonzepte ausgerichtet auf die Anforderungen der öffentlichen Hand. Der BIM-Kompass führt von der gemeinsamen Positionsfeststellung über die Zielbilddefinition zu einer auf die Bedürfnisse zugeschnittenen Umsetzungsstrategie – in einzelnen Projekten, angewendet auf ein Portfolio oder die gesamte Kundenorganisation. Der BIM-Kompass ist auch für einzelne Lebenszyklusphasen wie Planung oder Betrieb nutzbar. Stellen Sie die Weichen in Ihre digitale Zukunft und nutzen Sie unsere Unterstützung für die ersten Schritte in Richtung BIM – sprechen Sie uns gerne an!

Die Integration von Programm- oder Projektergebnissen in die Linienorganisation, also die Überführung in Alltagsroutinen, stellt gerade für Verwaltungen eine besondere Herausforderung dar. So bewirkt die Einführung digitaler Geschäftsprozesse und Produkte, wie die E-Akte, umfangreiche Veränderungen der Arbeitsabläufe und erfordert neue Formen der internen Zusammenarbeit. Hier hilft eine Transformationsbegleitung, um die Akzeptanz der Beschäftigten für die Veränderungen ihrer Alltagsroutinen nachhaltig zu erhöhen.

Der PD-Change-Kompass ermöglicht die Ausgestaltung eines partizipativen Vorgehens, der alle Beschäftigten in die Transformation einbezieht und an der Zielerreichung beteiligt. Dafür bündelt der PD-Change-Kompass in sieben Modulen die Schritte, Methoden und ihre Formate für die Arbeit in dem Transformationsvorhaben. Sie alle zielen darauf ab, eine erhöhte Bereitschaft der Beteiligten für die anstehenden Veränderungen zu erreichen.

Durch die gemeinsame Beschäftigung – beispielsweise in Coachings für Teams, Fach- und Führungskräfte und in Klein- und Großgruppenformaten – mit den Wirkungen des Transformationsprozesses fühlen sich die Beschäftigten informiert und motiviert. Die Identifikation mit dem „Neuen“ steigt merklich. Zudem fördert der prozessbezogene Austausch den Zusammenhalt der Teams und deren Selbstorganisation. Er leitet dazu an, die erlernten agilen Methoden selbständig im Arbeitsalltag zu nutzen. Gerne stellen wir Ihnen den PD-Change-Kompass in einem persönlichen Gespräch vor!

Wenn die Umsetzung komplexer Digitalisierungsvorhaben der öffentlichen Verwaltung zeit- oder kostenintensiver ausfällt oder die Projekte gar abgebrochen werden müssen, ist ein unzureichendes Anforderungsmanagement häufig die Ursache. Das Anforderungsmanagement zielt darauf ab, im Rahmen der Projektplanung die gewünschten Anforderungen an das zu entwickelnde Produkt zu definieren, die späteren Nutzer einzubinden und ausreichende Ressourcen zuzuteilen – und diese Festlegungen während der Projektumsetzung fortlaufend zu prüfen.

Ein professionelles, ganzheitliches Anforderungsmanagement ist damit eine zentrale Erfolgsvoraussetzung für Digitalisierungsvorhaben und kann Mehrkosten in späteren Phasen minimieren. Denn: je später unvollständige, fehlende oder widersprüchliche Anforderungen identifiziert werden, desto teurer wird die Behebung in der Implementierung. Das Anforderungsmanagement in Projekten des öffentlichen Sektors sollte deshalb professionalisiert und als zentrale Aufgabe der Fachseite verankert werden. Dabei sollte der Nutzer stets im Mittelpunkt stehen.

Die PD begleitet ihre Kunden bei der Ausgestaltung des Projektaufbaus und bietet operative Unterstützung bei der Anforderungserhebung sowie der Auswahl und Einführung der notwendigen Projektmanagement-Werkzeuge. Zudem stehen wir Ihnen als Coach, Begleiter der Transformation (siehe vorherigen Beitrag), Qualitätsmanager oder Scrum Master zur Seite. Mit unseren erprobten (agilen) Vorgehensmodellen und einem umfangreichen Methodenkoffer setzen wir gemeinsam mit Ihnen ein Anforderungsmanagement auf, das den spezifischen Rahmenbedingungen Ihres Projekts Rechnung trägt.

Prof. Dr. Andreas Meyer-Falcke, CIO des Landes Nordrhein-Westfalen, referierte im Rahmen des Creative Bureaucracy Festivals 2020 (CBF) über die Fortschritte der Digitalisierung der Landesverwaltung. Die während der Session gestellten Fragen sind nun auch auf unserer Webseite mit den Antworten nachlesbar. Die Video-Mitschnitte dieser und vieler anderer der über 30 PD-Sessions können auf unserer Webseite angesehen werden. Wir werden in den nächsten Monaten ausgewählte Themen aufgreifen und weiter vertiefen.

Wie weit ist die Digitalisierung und Umsetzung des OZG in Ihrem Bundesland vorangeschritten und was sind die Erfolgsfaktoren? Geben Sie uns einen Einblick und nehmen Sie Teil an unserer Befragung, die wir in Kooperation mit der Hertie School of Governance durchführen! Die – in dem online auszufüllenden Fragebogen – behandelten Handlungsfelder wurden vorab durch Expertengespräche identifiziert, validiert und systematisiert. Bei der Auswertung sichern wir Ihnen selbstverständlich vollständige Anonymität zu. Sprechen Sie uns bei Fragen zur geplanten Studie gerne an!

Am 30. Oktober 2020 fand der digitale „DEMO-Kommunalkongress“ statt, an dem sich die PD erneut als Veranstaltungspartner beteiligt hat. Am 7. November 2020 von 10.00 bis 11.00 Uhr gestaltet die PD das Forum „Digitalisierung“ mit, das im Rahmen des diesjährigen – ebenfalls digitalen – „Kongress-Kommunal“ ausgerichtet wird.

Kommunen können wohnraumpolitisch eine gestaltende Rolle spielen, indem sie Quartiersstrategien entwickeln und diese umsetzen. Melanie Kunzmann und Birgit Wittkowski werben in ihrem Beitrag „Lebens- statt Wohnräume“ in der September-Ausgabe der Zeitung „Der Neue Kämmerer“ dafür, lebenswerte Wohnquartiere zu schaffen, die eine nachhaltige Nutzung ermöglichen und sich den Anforderungen einer älter werdenden Bevölkerung anpassen.

Die Einführung der Doppik stellt vor allem kleine Kommunen vor große Herausforderungen. Mit Unterstützung der PD konnte im Landkreis Dahme-Spreewald eine erfolgreiche interkommunale Herangehensweise etabliert werden. Katharina Schlüter und Philipp Gärtner stellen diesen Ansatz in ihrem Beitrag „Doppik-Umstellung: Interkommunal erfolgreich“ in der Oktober-Ausgabe des Magazins „Der Gemeinderat“ vor.

Alle Fachpressebeiträge sind auf unserer Presseseite im Internet nachlesbar.

Auch 2020 haben wir unser ökologisches Engagement fortgesetzt: Am 19. September 2020 leisteten 30 Mitarbeitende der PD sowie ihre Angehörigen einen Beitrag zum ökologischen Waldumbau eines im Südosten Berlins gelegenen Waldstücks. Weitere geplante Aktivitäten im Rahmen der PD-Nachhaltigkeitsinitiative mussten aufgrund der Corona-Pandemie verschoben werden.

//aus der Verwaltung// Das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) hat ein OZG-Dashboard bereitgestellt, das einen zentralen Überblick über den Fortschritt der Verwaltungsdigitalisierung im Zuge der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) liefern soll. Aktuell zeigt das Dashboard 315 Leistungen an, die in Deutschland digital zu beantragen sind, zahlreiche Leistungen waren allerdings schon vor Inkrafttreten des OZG digitalisiert worden. Zusätzlich gibt das Dashboard Auskunft darüber, wie viele OZG‑Leistungen sich zurzeit in Planung und Umsetzung befinden. Zudem werden ausgewählte Leistungen, die innerhalb des OZG-Programms entwickelt wurden und seit OZG-Programmstart online gegangen sind, vorgestellt.

Die PD leistet mit ihrer zusammen mit der Hertie School of Governance gestarteten Befragung zu den „Erfolgsfaktoren der Digitalisierung der Bundesländer“ einen Beitrag, die Erfahrungen der Länder mit der bisherigen OZG-Umsetzung systematisch zu erheben und die wichtigsten Erfolgsfaktoren in zentralen Handlungsfeldern der Digitalisierung herauszuarbeiten. Wir freuen uns, wenn Sie Ihre Erfahrungen mit uns teilen!

//aus Wissenschaft und Forschung// Die Nutzung digitaler Verwaltungsangebote in Deutschland steigt weiter an. Laut der aktuellen Studie „eGovernment MONITOR 2020“ der Initiative D21 nutzt erstmals über die Hälfte der deutschen, online aktiven Bevölkerung, digitale Verwaltungsangebote. Weniger technikaffine Bürger, möchten jedoch mehrheitlich weiter ihre Behörde vor Ort aufsuchen. Auch die Corona-Pandemie hat so gut wie keine Auswirkungen gezeigt; tendenziell werden von dieser Gruppe Behördengänge eher verschoben als elektronisch vorgenommen. Für knapp drei Viertel dieser Nicht-Nutzer von E-Government-Angeboten stellen die vollständige Autonomie und Kontrolle über ihre persönlichen Daten eine Voraussetzung für die zukünftige Nutzung digitaler Verwaltungsangebote dar.

Wie Städte und ihre Bürger die Hoheit über ihre Daten trotz fortschreitender Digitalisierung behalten können, diskutierten wir im Rahmen des diesjährigen Creative Bureaucracy Festivals (CBF). Digitalisierung & Output-Orientierung bildeten einen Schwerpunkt von PD x CBF2020 – die Mitschnitte von vielen unserer rund 30 Sessions können Sie sich auf unserer Webseite ansehen.

Wir suchen Consultants, Praktikanten, Werkstudenten und Manager für unsere Teams Strategische Verwaltungsmodernisierung und Bau, Infrastruktur, Kommunalberatung. Besuchen Sie unsere Karriereseite!