Sehr geehrte Damen und Herren,

die letzten Wochen und Monate haben gezeigt, wie flexibel und innovativ die Verwaltung agieren und sich auf geänderte Rahmenbedingungen einstellen kann. In ganz konkreten Fällen wurden eigene Lösungen gefunden oder es wurde gemeinsam in Kooperationen oder mit externen Partnern kurzfristig eine Herausforderung angegangen.

So gut auch die Verwaltungsarbeit in der Krise funktioniert hat, so wichtig ist uns ein langfristig denkender Ansatz bei der Umsetzung von Vorhaben der Verwaltung. Eine nachhaltige und strategische Planung sichert den Erfolg bei der Umsetzung, da spätere Ereignisse bereits vorab antizipiert werden können. Damit werden Projekte und die einhergehenden Prozesse robust. Neuen Krisen kann man damit vorbereitet begegnen.

Anknüpfend an diese Überlegungen möchten wir einen Schwerpunkt auf die Themen Strategie und Nachhaltigkeit legen. Dazu stellen wir Ihnen heute mehrere Projekte und Ansätze in unserem Newsletter vor. Dazu gehören die strategische Partnerschaft, die die PD mit dem Rechenzentrum der Finanzverwaltung NRW eingegangen ist, die Vorstellung des Building Information Modeling, mit dem komplexe Bauprozesse digital abgebildet werden können, sowie die Ansätze, wie Verwaltungseinheiten sich prozessual gut aufstellen können.

Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen zu unserem Schwerpunktthema. Außerdem starten wir mit diesem Newsletter auch regelmäßige Berichte aus unseren deutschlandweiten PD-Büros. Lernen Sie heute die Projekte aus dem Büro Düsseldorf näher kennen.

Ihr Stéphane Beemelmans und Ihr Claus Wechselmann

Das Rechenzentrum der Finanzverwaltung des Landes Nordrhein-Westfalen (RZF NRW) ist die IT-Behörde im Ressort des Ministeriums der Finanzen. Um den immer komplexer werdenden Anforderungen an moderne und vernetzte IT-Systeme gerecht zu werden und Maßgaben zu erfüllen, die sich unter anderem aus der Umsetzung des E-Government-Gesetzes des Landes NRW ergeben, modernisiert und konsolidiert das RZF NRW sukzessive bestehende Anwendungen oder ersetzt diese durch neue Fachsoftware.

Im September 2020 hat sich die Finanzverwaltung NRW dazu entschieden, eine langfristige strategische Partnerschaft mit der PD einzugehen. Ziel ist es, die Fachsoftware für die Finanzverwaltung weiterzuentwickeln. Bis mindestens 2024 wird die PD das RZF NRW im strategischen und operativen IT-Management, im Programm- und Projektmanagement sowie bei der Personalakquise ausgewählter Profile unterstützen. Die PD wird das RZF NRW zudem bei der Ausübung seiner Vorbildfunktion für den IT-Einsatz innerhalb der Landesverwaltung NRW begleiten.

Andrea Kampmann, Dienststellenleiterin des RZF NRW, freut sich auf die weitere Zusammenarbeit mit der PD: „Um unsere Ziele zu erreichen und die damit verbundenen zahlreichen Aufgaben zu erfüllen, sind wir neben unseren eigenen professionellen IT-Fachleuten auf starke Partner angewiesen. Die PD ist einer dieser Partner, die mit uns gemeinsam die digitale Zukunft dieses Landes gestalten. Die Arbeit der kompetenten Beraterinnen und Berater der PD bringt uns dabei spürbar voran.“

Dank BIM („Building Information Modeling“) können die Prozesse zur Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von öffentlichen Bauprojekten nachhaltig verschlankt werden. Die BIM-Methode zielt darauf ab, die Zusammenarbeit der Projektbeteiligten mittels digitaler Werkzeuge zu steuern, sämtliche gebäudebezogenen Daten zu Qualität, Kosten und Produktionszeiten von Bauteilen über den gesamten Lebenszyklus zu verknüpfen und eine kontinuierliche Verfügbarkeit dieser Daten herzustellen.

Bei der BIM-Konzeption für ein Bauprojekt ist Flexibilität ein wesentliches Schlüsselwort. Das Beschaffungsmodell eines Gebäudes für die öffentliche Hand wird zumeist aufgrund von Wirtschaftlichkeitsvergleichen gewählt, die im Vorfeld erste Planungsgrundlagen erfordern. Das BIM-Konzept muss daher verschiedene Beschaffungsvarianten unterstützen, denn je nach gewähltem Beschaffungsmodell liegen die Zuständigkeiten für die Informationslieferung bei nur einem gesamtverantwortlichen Partner oder bei zahlreichen, mit einzelnen Gewerken beauftragten Unternehmen.

Insbesondere in Bundesbauprojekten gehören die Bauherren, Auftraggeber und künftigen Nutzer oftmals verschiedenen Institutionen an. Sie haben unterschiedliche Informationsbedarfe zu variablen Zeiten, die von den digitalen BIM-Werkzeugen bedient werden sollten. Der Einsatz von BIM bedarf daher einer vorausschauenden Strategie und einer laufenden Koordination der Projektbeteiligten. Die PD begleitet bereits Bundesbauprojekte mit BIM-Einsatz. Wir teilen gerne unsere Erfahrungen mit Ihnen!

Systematisches Prozessmanagement entlastet Verwaltungen und ihre Mitarbeitenden von überflüssigen und veralteten Arbeitsabläufen. Bevor jedoch Abläufe bzw. Prozesse verschlankt, verbessert oder gänzlich neu gedacht werden können, ist eine Analyse des Ist-Zustands notwendig: Wie ist das Prozessmanagement in die Organisationsstrategie eingebettet? Wird es durch die Organisationsleitung unterstützt? Werden bereits (einheitliche) Methoden und Werkzeuge eingesetzt? Erfolgt eine Prozesssteuerung anhand eindeutiger Kennzahlen, und wie wird mit Abweichungen umgegangen?

Mit unserem „Quick-Check“ Prozessmanagement befragen wir Ihre Fach- und Führungskräfte auf Basis von 80 Kriterien, die an das bewährte EDEN-Modell angelehnt sind, und erheben den Prozessmanagement-„Reifegrad“. Die skalenbasierten Einschätzungen dokumentieren wir in einem von der PD entwickelten Erhebungstool, das eine schnelle, aussagekräftige und valide Auswertung ermöglicht, und stellen Ihnen die aggregierten Gesprächsdaten in einem Berichtsband bereit.

Unser „Quick-Check“ verschafft Ihnen aufwandsarm einen Überblick über den gegenwärtigen „Reifegrad“ des Prozessmanagements Ihrer Organisation und über die wesentlichen Handlungsfelder. Gerne reflektieren wir gemeinsam mit Ihnen die Ergebnisse des „Quick-Checks“ im Rahmen eines Führungskräfte-Workshops. Dazu gehört auch, die nächsten Schritte auf dem Weg zu einem (verbesserten) strategischen Prozessmanagement in Form einer Roadmap beschließen zu können.

Im Land Nordrhein-Westfalen (NRW) ist mit der Landesregierung und inzwischen 42 Kreisen, Kommunen und Körperschaften des öffentlichen Rechts die größte Anzahl von Gesellschaftern der PD zu finden. Seit 2018 beraten vom Büro in Düsseldorf aus nunmehr 80 Kolleginnen und Kollegen beispielsweise die Landesregierung beim Kohleausstieg und dem damit verbundenen Strukturwandel im Rheinischen Revier. Die PD vernetzt hierfür die PD-Expertise in Strategie, Umwelt, Innovation und Bauprojektmanagement.

Darüber hinaus gestaltet die PD bereits seit drei Jahren mit der Landesverwaltung erfolgreich das Programm „Digitale Verwaltung NRW“. 2021 liegt der Fokus auf dem Roll-out der Basiskomponenten in die über 300 Landesbehörden. Das Wirtschaftsministerium nimmt dabei eine Vorreiterrolle als digitale Modellbehörde ein. Strategisch berät die PD zudem das Innenministerium beim Aufbau der Koordinierungsstelle für Cybersicherheit, das Verkehrsministerium beim Aufbau der Landesmobilitätszentrale sowie bei der Fusion der Außenwirtschaftsgesellschaften des Landes.

Infrastrukturell unterstützt die PD die operative Umsetzung einer klimaneutralen Bundes- und Landesverwaltung, die Planung von Einsatztrainingszentren der Generalzolldirektion und die Entwicklung liegenschaftsbezogener Ausbaukonzepte für nachgeordnete Bundesbehörden. Die PD arbeitet mit kommunalen Kunden zusammen in Projekten zur Baurechtschaffung, zum Wohnungs- und Schulbau sowie bei Vorhaben zur Digitalisierung kommunaler Einrichtungen. Sprechen Sie uns bei Fragen zu unserer Projektvielfalt am Standort Düsseldorf gerne an!

//aus der Verwaltung// Die Freie und Hansestadt Hamburg hat seit Januar den Vorsitz des IT-Planungsrates für das Jahr 2021 inne. Der IT-Planungsrat ist das zentrale Steuerungsgremium, das die Zusammenarbeit von Bund und Ländern in Fragen der Informationstechnik und der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen unterstützt. Im Fokus des IT-Planungsrates stehen unter dem Hamburger Vorsitz auch die Entwicklung und Vereinheitlichung der digitalen Bürgerservices, wie es das Onlinezugangsgesetz (OZG) vorsieht. Gemeinsam sollen bis 2022 alle Verwaltungsdienstleistungen digitalisiert werden, um den Bürgerinnen und Bürgern sowie den Unternehmen den Onlinezugang zu ermöglichen.

Die PD begleitet den Bund, mehrere Bundesländer und zahlreiche Kommunen bei Maßnahmen zur fristgerechten Umsetzung des OZG und berät die Föderale IT-Kooperation (FITKO), die als operativer Unterbau des IT-Planungsrates die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung im Auftrag des IT-Planungsrates koordiniert. Dabei hat die PD die Konzeption und Gründung der FITKO seit 2013 durchgehend über alle Projektphasen hinweg begleitet. Gemeinsam mit der Hertie School erarbeitet die PD derzeit eine Studie zu den „Erfolgsfaktoren der Digitalisierung der Bundesländer“, die systematisch Erfahrungen der Länderverwaltungen seit Inkrafttreten des OZG untersucht und Erfolgsfaktoren für eine planmäßige Digitalisierung der Verwaltung ausmachen soll.

//aus der Marktwelt// Der dbb Beamtenbund und Tarifunion hat im Rahmen seiner Jahrestagung 2021 seine „dbb Bürgerbefragung Öffentlicher Dienst“ vorgestellt. 2019 waren nur 34 Prozent der Bürgerinnen und Bürger der Ansicht, dass der Staat seine vielfältigen Aufgaben erfüllt. 2020, im Jahr der Corona-Pandemie, gaben nunmehr 56 Prozent der Befragten an, mit der Aufgabenerfüllung des Staates zufrieden zu sein. Nicht abgefragt wurde, welche konkreten Bezugspunkte die Teilnehmenden zu einzelnen Einrichtungen der Verwaltung überhaupt haben oder hatten sowie, ob es regionale Unterschiede in Deutschland gibt.

Die Beamtinnen und Beamten werden von der Bevölkerung zwar als pflicht- und verantwortungsbewusst sowie zuverlässig gesehen, rangieren im Ansehen der Berufsgruppen jedoch auf einem hinteren Platz. Für eine verbesserte Wahrnehmung des Öffentlichen Dienstes ist auch ein Schlüsselfaktor, motiviertes Personal zu gewinnen und die Attraktivität als Arbeitgeber zu steigern. In der PD-Impulse-Studie „Öffentliche Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber“ schlagen wir verschiedene Bausteine für diesen Weg vor, die von allen Verwaltungen modular, konkret und leicht umsetzbar sind.

Wir suchen Consultants, Praktikanten, Werkstudenten und Manager für unsere Teams Strategische Verwaltungsmodernisierung und Bau, Infrastruktur, Kommunalberatung. Besuchen Sie unsere Karriereseite!