Sehr geehrte Damen und Herren,

die Sommermonate sind üblicherweise die Zeiten im Jahr, in denen es ruhiger zugeht, viele Menschen die Schulferien nutzen und in den Urlaub fahren. Doch die letzten Tage und Wochen haben Verwaltungen in Deutschland vielerorts vor akute Herausforderungen gestellt. Bedingt durch Wettereinflüsse oder neue Pandemiesituationen musste schnell reagiert, neu interagiert und flexibel gehandelt werden. Eine große Bereitschaft zur Unterstützung und übergreifenden Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb der Verwaltung hat sich gezeigt.

Wir möchten heute einige Ansätze vorstellen, die – abgeleitet von unseren konkreten Projekten – helfen können, akute Situationen zu meistern und sich für kommende Herausforderungen zu stärken. Agile Methoden können die Zusammenarbeit in Projekten stärken und zu mehr Transparenz bei der Kommunikation zwischen vielen Beteiligten beitragen. Wie erfolgreich dies funktioniert hat, berichtet eine Beigeordnete der Stadt Duisburg aus einem Digitalisierungsprojekt.

Ganz bewusst den Fokus auf die Akteure und Nutzerinnen und Nutzer bei der Umsetzung von jeglichen Projekten zu legen, ist ein Erfolgsgeheimnis sowohl bei Bau- als auch Digitalisierungsprojekten. Der Neubau der Berufsschule in Bremen konnte auf diese Weise mit einem innovativen Lebenszyklusansatz im Juli zum Richtfest geführt werden. Die OZG-Umsetzungsprojekte für Onlinedienste in fünf Bundesländern zeigen darüber hinaus, dass die Zusammenarbeit und Kooperation über bestehende Projekt- und Behördengrenzen hinweg maßgebliche Erfolgsfaktoren sind.

Über diese Erfahrungen, die Übertragbarkeit in nachhaltiges Verwaltungshandeln und die nötigen Haushaltsmittel angesichts leerer Kassen spricht zu unserer PD-SummerSchool sowie während des Creative Bureaucracy Festivals im September der Staatssekretär im Bundesministerium der Finanzen und PD-Aufsichtsratsvorsitzender, Werner Gatzer, mit uns.

Wir freuen uns sehr, wenn Sie sich an diesem Austausch beteiligen und wünschen Ihnen Erholung und Kraft für diesen Sommer!

Ihr Stéphane Beemelmans und Ihr Claus Wechselmann

Agile Methoden stammen ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung. Diese Methodik bezieht Nutzer:innen und Mitarbeitende stärker ein und Arbeitsabläufe sind von kurzen Zyklen sowie einem iterativen Vorgehen geprägt. Die Stadt Duisburg hat 2019 die Einführung von agilen Management-Methoden wie Kanban und Scrum beschlossen, um personelle Kapazitäten zu schonen und gleichzeitig die schnelle Umsetzung von Digitalisierungsprojekten zu gewährleisten.

Kerstin Wittmeier, Beigeordnete der Stadt Duisburg, zieht eine positive Zwischenbilanz: „Zunächst wurde eine digitale Agenda entwickelt, die als übergeordneter Wegweiser zur Ausrichtung städtischer Projekte und Maßnahmen dient. Es folgte eine Gesamt-Governance, also eine Umsetzungsstruktur, die die aktiven Akteure im Bereich Digitalisierung neu verbindet und enger zusammenarbeiten lässt. Unkomplizierte Abläufe und Methoden vereinfachen die Kommunikation zwischen allen Beteiligten und erhöhen die Transparenz in der gesamten Verwaltung.“ Aufgrund der in der Projektarbeit gesammelten Erfahrung wird die PD von der Beigeordneten ausdrücklich weiter empfohlen.

Am 16. September ab 16.30 Uhr stellen die Verantwortlichen der Stadtverwaltung Duisburg beim Creative Bureaucracy Festival 2021 ihre Projekterfahrungen mit agilen Methoden vor. In der PD-Session „Willkommen im agilen Duisburger Rathaus!“ wird das PD-Projektteam mit der Stadt Duisburg darüber diskutieren, wie das Wissen aus agilen Pilotprojekten in den Arbeitsprozess übertragen werden kann und welche Erkenntnisse aus Duisburg auf andere Verwaltungen übertragbar sind. Wir freuen uns, wenn Sie dabei sind, die kostenfreie Anmeldung erfolgt direkt über diese Seite https://creativebureaucracy.org/de/registrierung/.

Die Freie Hansestadt Bremen hat sich 2018 entschieden, die stark sanierungsbedürftige Berufsschule für Groß-, Außenhandel und Verkehr (BS GAV) zu ersetzen. Der Neubau soll eine moderne Ausbildungsstätte für rund 1.800 Schüler:innen werden. Nachdem das Vergabeverfahren im Februar 2020 erfolgreich mit der Zuschlagserteilung an einen privaten Partner abgeschlossen und der Grundstein im Oktober 2020 gelegt wurde, konnte am 15. Juli 2021 das Richtfest gefeiert werden.

Dietmar Strehl, Senator für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen, blickte anlässlich des Richtfestes auf den Projektbeginn zurück: „Da es wenig Erfahrungen mit derartigen Projekten gab, wandte sich die für öffentliches Bauen zuständige Immobilien Bremen AöR mit der Bitte um Unterstützung an die PD. Daraus erwuchs eine hervorragende Zusammenarbeit, die durch ein hohes Niveau fachlicher Kompetenz und persönlichen Engagements gekennzeichnet war.“

Die PD hat das Projekt von der Frühphase bis zum Vertragsabschluss im Februar 2020 mit wirtschaftlicher Beratung und Verfahrenssteuerung begleitet. Sie hat dabei für die Freie Hansestadt Bremen ein innovatives Lebenszyklusmodell entwickelt, das Planung, Neubau, Finanzierung und ausgewählte Gebäudedienstleistungen über eine Laufzeit von 25 Jahren in einer gebündelten Vergabe umfasst. Während der Projektumsetzung unterstützt die PD in gleicher Funktion bis zur Inbetriebnahme weiter.

Im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) werden Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Wie gut ist dies bereits geschehen und was ist für die weitere Umsetzung von Onlinediensten der öffentlichen Verwaltung zu beachten? Die PD hat zentrale Erkenntnisse aus ihrer Beratungsarbeit in mehreren Bundesländern analysiert und in „Acht Erfolgsfaktoren für ,richtig gute' Onlinedienste der Verwaltung“ zusammengefasst.

Aus der Beratung und Begleitung von OZG-Umsetzungsprojekten in den Bundesländern Brandenburg, Hamburg, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern und Niedersachen wurden hierfür zentrale Erkenntnisse verdichtet und entsprechende Erfolgsfaktoren für die Umsetzung von Onlinediensten abgeleitet. Hervorzuheben sind dabei die Empfehlungen, bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen mehr auf die Bedürfnisse der Nutzer:innen zu fokussieren sowie für die koordinierte und effektive Zusammenarbeit innerhalb der Bundesländer bei der OZG-Implementierung mehr Ressourcen bereit zu stellen. Dieser Aspekt wird auch im von der PD begleiteten Projekt für das BMI (siehe Folgebeitrag) und der Session „Mission Kooperation – Öffentliche Kooperationen erfolgreich aufsetzen“ beim Creative Bureaucracy Festival 2021 thematisiert.

Welche übergreifenden strategischen und operativen Handlungsoptionen für die öffentliche Verwaltung bei der OZG-Umsetzung bis Ende 2022 und darüber hinaus erfolgversprechend sind, werden wir in unserem Blickpunkt-Newsletter im September vorstellen. Eine quantitative Befragung und die Verifizierung der Ergebnisse mit den Digitalisierungs-Verantwortlichen in allen Bundesländern ist die Grundlage einer von der PD zusammen mit der Hertie School durchgeführten Studie zu „Erfolgsfaktoren für die Digitalisierung der Bundesländer – 20 Handlungsoptionen für Länder und Bund“.

Die bundesweite Verwaltungsdigitalisierung kann nur im Zusammenspiel vom Bund, den 16 Bundesländern und allen 11.000 Kommunen gelingen. Für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bis Ende 2022 müssen die Beteiligten auf ganz neue Art zusammenarbeiten – über Ressortgrenzen und Verwaltungsebenen hinweg. Das erfordert einen hohen Koordinationsaufwand – ein wesentlicher Erfolgsfaktor, wie auch das neue PD-Perspektiven-Papier der „Acht Erfolgsfaktoren für ,richtig gute' Onlinedienste der Verwaltung“ zeigt.

Die PD begleitet das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) bei der OZG-Umsetzung und ist in Digitalisierungsprojekten mehrerer Bundesländer und Kommunen aktiv. Kooperationen tragen im Zuge dessen zu einer effektiveren Zusammenarbeit von Bund, Ländern und Kommunen im Rahmen der OZG-Umsetzung bei.

Welchen Beitrag neue „Verbund-Modelle“ für eine auf die Belange der Bürger:innen und Nutzer:innen ausgerichtete Digitalisierung leisten können, erfahren Sie am 16. September 2021 ab 12.00 Uhr in der CBF-Session „Mission Kooperation – Öffentliche Kooperationen erfolgreich aufsetzen“. Drei OZG-erfahrene Akteurinnen und Akteure der öffentlichen Hand werden Erfolg versprechende Ansätze zur Kooperation aus unterschiedlichen Perspektiven aufzeigen und ihr Erfahrungswissen teilen.

Angesichts der jüngsten Erfahrungen mit Krisen und dem Umgang der Verwaltungen auf kommunaler, Landes- und Bundesebene wird sich die PD zusammen mit der Hertie School of Governance mit Führungskräften der öffentlichen Hand über Strategien und neue Wege für die Verwaltung der Zukunft austauschen. Werner Gatzer, Staatssekretär im Bundesministerium der Finanzen und Vorsitzender des PD-Aufsichtsrates, der die Schirmherrschaft über die PD-SummerSchool 2021 übernommen hat, wird in seiner Key Note zur Veranstaltung auf diese Aspekte eingehen. Die Netzwerkveranstaltung findet vom 14. bis 16. September 2021 unter dem Titel „Stark aus der Krise kommen – Nachhaltige Verwaltung der Zukunft gestalten“ statt.

Auch beim Creative Bureaucracy Festival (CBF) wird Staatssekretär Werner Gatzer Impulsgeber in der PD-Session „Handlungsfähig trotz leerer öffentlicher Kassen?“ sein. Die Session findet digital am 15. September 2021 ab 11.00 Uhr statt.

Die kostenfreie Registrierung für das CBF 2021 ist nun über die Festival-Webseite möglich. Die PD gestaltet 20 der über 150 Sessions zu ideenreicher Bürokratie, die Sie im deutschen und englischen Live-Stream verfolgen können. Ende August werden wir in einer Sonderausgabe des Blickpunkt-PD-Newsletters auf die PD-Session gesondert eingehen. Wir freuen uns auf einen spannenden Austausch mit Ihnen und tausenden weiteren kreativen Bürokratinnen und Bürokraten beim CBF 2021!

Die PD berät kommunale Digitalisierungsprojekte

Die Übersicht unserer Projektreferenzen wurde aktualisiert, wir stellen dort zwei weitere kommunale Digitalisierungsprojekte vor: Gemeinsam mit der Kreisstadt Mettmann wurde ein Arbeitsplan „E-Government“ entwickelt, der einen Umsetzungs- und Projektmanagementplan mit E-Government-Maßnahmen, Projekt-Steckbriefen und eine Umsetzungsorganisation umfasst. Mit der Stadt Iserlohn wurde eine ganzheitliche Digitalisierungsstrategie erarbeitet, die ein digitales Leitbild, strategische und messbare Ziele sowie Handlungsfelder und konkrete Maßnahmen beinhaltet und dabei helfen soll, ressortübergreifende Digitalisierungsvorhaben zu realisieren.
 

Neue Video- und Fachpresseveröffentlichungen

Das Land Nordrhein-Westfalen hat sich ein eigenes E-Government-Gesetz gegeben, um die gesamte Landesverwaltung zu digitalisieren. Die Digitalisierung der Verwaltung ist ein mehrjähriger Prozess, der sich aus einer Vielzahl von Projekten zusammensetzt. In unserem neuen Video-Clip „Eine Landesverwaltung wird umgebaut: Digitalisierung in NRW“ erfahren Sie, wie die Umsetzung des Programms „Digitale Verwaltung NRW“ für 120.000 Mitarbeitende in den Ministerien und in den 550 Landesbehörden gelingen kann.

Auch in der Fachpresse berichten wir über die agile Stadtverwaltung Duisburg. Per Wiegand, Direktor, und Michael Herth, Senior Consultant, ziehen gemeinsam mit Norbert Wilken, Leiter des Hauptamtes der Stadt Duisburg, im Beitrag „Vom Sachbearbeiter zum Scrum-Master“ in der Juli-/August-Ausgabe des Magazins „Der Gemeinderat“ eine Zwischenbilanz des Projekts und geben Empfehlungen für vergleichbare Modernisierungsvorhaben.

Über die Kompetenzen der PD bei der Digitalisierung der kommunalen Daseinsvorsorge informieren Per Wiegand, Direktor, Katharina Schlüter, Senior Managerin, und Lennart Strelau, Manager, in den Sommer-Ausgaben der Magazine „DEMO“ und „Kommunalwelt.de“. Im Fokus der Beiträge „Wir begleiten Sie auf dem Weg zur ‚smarten‘ Kommune“ und „Mit der richtigen Strategie zur Smart City“ stehen die bewährten Lösungsansätze der PD für einen souveränen Umgang mit kommunalen Datenschätzen (siehe auch unsere PD-Impulse-Studie zu Datensouveränität in der Smart City) und für die partnerschaftliche Entwicklung von strategischen Transformationskonzepten.

Unsere Fachpressebeiträge finden Sie vollständig nachlesbar auf unserer Fachpresse-Webseite.
 

Rückblick mit Workshop-Video von der Jahrestagung Öffentliches Bauen

Wie sich öffentliche Immobilienportfolios zukunftsfähig ausrichten lassen, stellten Larissa Weger de Voigt, Managerin, und Alena Sabeeh, Senior Consultant, bei der Jahrestagung Öffentliches Bauen am 21. Juni 2021 vor. Rund 70 öffentliche Bauexpertinnen und -experten besuchten den digitalen PD-Workshop, in dem unter anderem über den Einsatz von Methoden der Künstlichen Intelligenz bei der Verwaltung öffentlicher Liegenschaften und über die Möglichkeiten der Entwicklung eines Portfoliomanagement-Modells diskutiert wurde. Sie können den Mitschnitt des Workshops auf der Webseite der Veranstalterin kostenfrei ansehen.
 

PD auf spannenden Veranstaltungen im September

Neben der PD-SummerSchool (14.-16.9.2021) und dem Creative Bureaucracy Festival (13.-17.9.2021) findet ebenfalls im September der Deutsche Kämmerertag statt. Bei diesem selbst benannten „Familientreffen der kommunalen Verwaltungsspitze“ treffen sich am 8. und 9. September 2021 die Finanzchefinnen und -chefs der Kommunalverwaltungen, um über aktuelle Entwicklungen und Herausforderungen für das kommunale Finanzmanagement und Zukunftskonzepte für eine moderne Verwaltung zu diskutieren. Die PD ist auch in diesem Jahr Partnerin der Veranstaltung und wird das digital ausgerichtete Event mit einem Projektbericht über das von der PD begleitete Transformationsprogramm „Verwaltung 4.0“ im Landkreis Görlitz mitgestalten.

Am 22. September 2021 wird unser nächster, exklusiver Workshop für Gesellschafterinnen und Gesellschafter der PD zum Thema „Low-Tech Gebäude durch High-Tech generieren“ stattfinden. Der digital auf zwei Stunden angesetzte Workshop wird anhand eines erprobten Praxisprojekts aus dem Schulbau Hamburg zeigen, wie durch eine passgenaue Projektgestaltung mit innovativen Nachweisverfahren zur Entwicklung der Technischen Gebäudeausrüstung Gebäudekonzepte entwickelt werden können, die eine besonders minimierte Klimawirkung einerseits und eine damit verbundene sehr hohe wirtschaftliche Effizienz im Lebenszyklus ermöglichen. Bei Interesse an dem Workshop laden wir Vertreterinnen und Vertreter aus unserem PD-Gesellschafterkreis zu einer Anmeldung unter gesellschafter-kommunikation@pd-g.de ein.
 

Laufevent in Pandemie-Zeiten verbunden mit einer Firmenspende

Über 100 Kolleginnen und Kollegen an allen PD-Standorten liefen im Rahmen des PD-Staffellaufs vom 11. bis 13. Juni 2021 je mindestens 5 Kilometer – allein, in kleinen Gruppen mit Mindestabstand oder auch als Mini-Staffel. Für alle gelaufenen fünf Kilometer hat die PD 50 Euro gespendet. Auf diese Weise wurden 6.000 Euro „erlaufen“, die als PD-Firmenspende drei gemeinnützigen Kinder- und Jugendsportvereinen in Berlin, Hamburg und Düsseldorf übergeben wurden. Über die Wahl dieser Vereine hatten zuvor die PD-Mitarbeitenden abgestimmt.

//aus der Verwaltung// Der Nationale Normenkontrollrat (NKR) gibt im Positionspapier „Leistungsfähige Verwaltung – Zukunftsfester Staat“ konkrete Handlungsempfehlungen, wie Verwaltung und Staat in Zukunft einfacher, agiler und krisenfester gemacht werden können. Ziel des NKR ist es, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess einleiten, der auch dann weiterwirkt, wenn die jetzige Reformbereitschaft und besondere Aufmerksamkeit der Politik wieder abebben sollte. Im Zentrum der Empfehlungen stehen u.a. Audits zur Selbstreflexion und Evaluierung behördlicher Leistungsfähigkeit im sogenannten „Normalbetrieb“, regelmäßige Stresstests zur Bestimmung der Handlungsfähigkeit von Behörden und Behördenverbünden in einer Überlast- bzw. Krisensituation sowie die Einrichtung eines Rats aus Expertinnen und Experten, der diese Audits und Stresstests begleitet.

Über die Forderung „Wir brauchen eine krisenresiliente öffentliche Verwaltung!“ werden wir beim Creative Bureaucracy Festival (CBF) gemeinsam mit einer Potsdamer Beigeordneten und einem Wissenschaftler diskutieren. Wir laden Sie ein, am 15. September 2021 um 09.00 Uhr dabei zu sein und sich an der Diskussion zu beteiligen! Anregungen zum Umgang mit Krisen und notwendiger Krisenresilienz hat der Beirat der PD im Frühjahr 2021 mit Blick auf die Erfahrungen aus der Corona-Pandemie erarbeitet.

//aus der Verwaltung// Nicht nur Unternehmen, auch die öffentliche Verwaltung ist immer häufiger Ziel erpresserischer Cyberattacken. Mit schwerwiegenden Folgen: So hat ein Hackerangriff Anfang Juli das Computersystem des Landkreises Anhalt-Bitterfeld komplett lahmgelegt und den deutschlandweit ersten Cyber-Katastrophenfall ausgelöst. Welche Möglichkeiten haben öffentliche Verwaltungen, sich vor diesen Angriffen zu schützen? Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik informiert auf seiner Webseite über neue, bedrohliche Angriffsvektoren, über Maßnahmen gegen bekannt gewordene Schwachstellen und über auslaufenden Update-Support von Herstellerunternehmen.

Wie der konkrete Ernstfall geprobt werden kann, erörtert die PD in der CBF-Session „Mehr Sicherheit durch Cybersicherheitsübungen“ am 16. September um 17.00 Uhr. Auf unserer PD-Webseite informieren wir, wie Kooperationen von Behörden mit Aufgaben im Bereich der Cybersichersicherheit gleich in zweifacher Hinsicht zu einer wirksamen Strafverfolgung und zur Prävention von Cyberangriffen beitragen können.

//aus der Verwaltung// Der Deutsche Landkreistag fordert in einer aktuellen Stellungnahme: „Krankenhäuser dürfen sich nicht aus der Fläche zurückziehen“. Über die Hälfte der Menschen lebe in ländlichen Landkreisen und Gemeinden. Das Ziel einer wohnortnahen Versorgung überall in Deutschland sollte daher nach wie vor Richtschnur sein. Würden, wie mitunter gefordert, 700 der derzeit 1.900 Krankenhäuser in Deutschland verschwinden, wären die verbleibenden Krankenhäuser umso mehr in größeren Städten angesiedelt, wohingegen Standorte in der Fläche schließen müssten, so der Deutsche Landkreistag.

Im Rahmen des CBF 2021 rücken auch Maßnahmen und Initiativen in den Fokus, mit denen die Effizienz öffentlicher Krankenhäuser gesteigert werden kann. Wir laden Sie ein, am 13. September 2021 um 15.00 Uhr mehr über „KI-Erfolgsgeschichten im Gesundheitswesen“ zu erfahren. In der Session berichten Praktiker:innen von ihren konkreten Erfahrungen mit Anwendungen der Künstlichen Intelligenz (KI) im Gesundheitswesen. Sie stellen ein Erfolgsprojekt vor und zeigen, wie die größten Hürden überwunden werden konnten.

Wir suchen Consultants, Werkstudierende und Manager:innen für unsere Teams Strategische Verwaltungsmodernisierung und Bau, Infrastruktur, Kommunalberatung. Besuchen Sie unsere Karriereseite!