„Enterprise Resource Planning“-(ERP-)Systeme gehören in vielen öffentlichen Organisationen längst zum Standard. Bereits mit einer einfachen ERP-Software lassen sich Kernprozesse wie Beschaffung, Finanzen oder Personalwesen integriert verwalten.
Viele öffentliche Verwaltungen nutzen bereits seit vielen Jahren vor allem die Systeme des Softwareherstellers SAP. Das Walldorfer Unternehmen setzt nun auf cloudbasierte Anwendungen und hat angekündigt, einige ERP-Altsysteme, die zumeist auf lokalen Servern gehostet werden, nicht mehr länger zu warten.
Dies stellt öffentliche Kunden vor die Notwendigkeit, neue Wege zu gehen – und kann gleichzeitig eine große Chance bedeuten.
Aktuell im Fokus: ERP-Transformationen vernetzt denken und dabei die Potenziale von Standardisierung und Automatisierung voll ausschöpfen!
Softwareprodukte von SAP spielen aufgrund ihrer starken Verbreitung in der öffentlichen Verwaltung eine zentrale Rolle. Darüber hinaus werden in zunehmendem Maße auch Fachverfahren für eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung mit SAP-Systemen verbunden oder vollständig in diesen abgebildet.
Daher wird eine effiziente Prozessoptimierung immer wichtiger, um den Verwaltungen eine deutliche Kostenersparung zu ermöglichen. Dies zeigt sich beispielsweise darin, dass rund 30 Prozent der IT-Budgets vieler öffentlicher Institutionen in SAP-Systeme und deren Weiterentwicklung investiert werden (Quelle: Umfrage im Rahmen des DSAG-Jahreskongresses 2022).
Angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels, komplexer System-Umstellungen und steigender Kosten wird es zunehmend wichtiger, diesen Transformationsprozess strategisch zu planen und umzusetzen.
Insbesondere der Wechsel von SAP R/3 auf SAP S/4 HANA bis spätestens 2027 erhöht den Handlungsdruck von SAP-Nutzenden stark.
Ob eine Transformation in SAP S/4 HANA für unsere Kundinnen und Kunden geeignet, wirtschaftlich und erfolgversprechend ist, untersuchen wir in Form einer Machbarkeitsstudie. Dabei orientieren wir uns an anerkannten und bewährten Vorgehensmodellen, so zum Beispiel der DIN 69905.
Eine Machbarkeitsstudie lässt sich in fünf Kernziele unterteilen:
Eine öffentliche Verwaltung, die das Ziel einer Transformation auf SAP S/4 HANA verfolgt, sollte die folgenden zehn, von der PD identifizierten Handlungsfelder beachten:
Im Rahmen von zwei Gesellschafter-Workshops im September 2024 hat die PD bereits mit einer Vielzahl von Gesellschafterinnen und Gesellschaftern einen ersten Austausch begonnen.
Dabei hat sich herausgestellt, dass einige der Handlungsfelder schon Berücksichtigung finden. Darüber hinaus kann durch ein übergreifendes Management der entstehenden Herausforderungen eine noch erfolgreichere SAP-Transformation gelingen.
Im Fokus steht dabei die Schaffung einer Grundlage für eine langfristige und nachhaltige Transformation der Verwaltungsprozesse mittels SAP-Transformationsstrategien, Roadmaps, Zielarchitekturen und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen.
Darüber hinaus unterstützen wir die öffentliche Hand bei der Steuerung von Dienstleistern und begleiten sie in ihrer Rolle als fachliche und organisatorische Auftraggeber:in. Dadurch wird eine reibungslose und wirtschaftliche Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern sichergestellt.
Neben der strategischen Planung stehen wir unseren Kunden auch bei der Prozessoptimierung und -automatisierung zur Seite. Besonders in den Bereichen der Prozesse, Workflows und Data Analytics lassen sich durch den Einsatz der richtigen ERP-Software Effizienzsteigerungen erzielen.
Insgesamt begleiten wir Verwaltungen entlang des gesamten Transformationsprozesses – von der Strategie über die Beschaffung (Vergabe) bis hin zur technischen Umsetzung.
Das PD-Team „SAP@PD“ unterstützt die öffentliche Verwaltung bei der Bewältigung der zentralen Herausforderungen, die mit der Einführung, Nutzung und Optimierung von SAP-Systemen einhergehen.
Wir bieten maßgeschneiderte Vorstudien, Machbarkeitsanalysen sowie Cloud-Readiness-Checks, um Verwaltungen optimal auf den Umstieg auf moderne SAP-Lösungen oder andere ERP-Systeme vorzubereiten.
Das Team „SAP@PD“ ist eine von der PD gegründete Arbeitsgruppe. Sie steht in keinem Kooperationsverhältnis mit dem Softwareanbieter SAP. Die PD berät grundsätzlich zu verschiedenen ERP-Systemlösungen, die Fokussierung hat sich hier vor allem aufgrund der großflächigen Verbreitung von SAP-Systemen ergeben. Die PD versteht sich jedoch als marktneutrales Beratungsunternehmen, das für keine der verschiedenen Systemlösungen in besonderer Weise wirbt.
Als PD-Team „SAP@PD“ verfügen wir über fundierte Erfahrung in der Beratung öffentlicher Verwaltungen bei komplexen SAP-Transformationsprojekten. Durch unsere langjährige Arbeit kennen wir die spezifischen Anforderungen und Herausforderungen in diesem Bereich. Dabei legen wir Wert auf sachneutrale Betrachtung der am besten geeigneten ERP-Systemlösungen für unsere Kundinnen und Kunden, da wir als Beraterin der öffentlichen Hand stets marktneutral agieren.
Im Kontext unserer Beratungsexpertise bieten wir Ihnen folgende Leistungen an:
Marcus Woehe Senior Managing Expert
+49 172 159 89 80 Hamborner Straße 55 40472 Düsseldorf
Max Ziegler Senior Managing Expert
+49 162 242 06 44 Friedrichstr. 149 10117 Berlin
